淺談加強中職學校教師業務檔案內涵建設的思考

【摘 要】教師業務檔案是學校檔案管理的重要組成部分，隨著學校檔案管理工作的深化，加強教師業務檔案管理內涵建設，延伸教師業務檔案材料內容，增強檔案信息內容多樣化，材料來源多元化。使教師業務檔案更歷史地、全面地、動態地為學校師資隊伍建設提供重要依據。

【關鍵詞】中職學校 教師業務檔案 內涵建設

1概述

教師業務檔案是學校檔案管理的重要組成部分，是學校教學管理和師資隊伍建設的重要依據之一。通過對教師基本信息、教學工作、業務提升、科研服務等材料的歸檔整理，如實反映個人學習經歷、專業水平、教育教學能力及科研成果、社會服務實效等，教師業務檔案具有較高的歷史保存價值。個體上，反映了老師個人的業務水平、業務能力、科研能力及工作業績。群體上，能充分反映學校整體師資資源、隊伍結構、科研能力和辦學水平。

隨著國家大力發展中職教育的政策機遇以及檔案管理信息資源開發的深化，中職學校教師業務檔案管理工作意識顯著提升。但是，教師業務檔案材料歸檔不全、材料單一、信息更新不及時、材料延伸不夠等問題，在一定程度上影響中職學校教師業務檔案管理整體建設。因此，中職學校建立、健全檔案工作，加強教師業務檔案內涵建設，提高檔案管理水平，是加強師資隊伍建設、實施規范管理的重要內容之一，是提高學校領導層對教師人事工作決策的重要依據。

2中職學校教師業務檔案管理存在的主要問題

2.1機構不健全，專業人員缺位

隨著國家對中職教育投入力度的加大和助學政策有力支持，中職學校發展態勢和前景看好。但是，很多學校只注重辦學的速度、規模、質量、效益，忽略了學校檔案管理工作，特別是教師業務檔案的管理，缺乏整體觀念，認為教師業務檔案屬于學校的附帶工作，不影響學校長遠發展。這種思想不僅體現在學校領導身上，更是體現在學校大部分教師身上。部分中職學校根本沒有檔案室和專職檔案工作管理人員，即使有些中職學校有檔案室和專業人員，但是，出于對人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數職，個別學校專職檔案管理人員還要承擔學校很多行政日常工作。有的以日常教學管理或者辦公室行政事務性工作為主，兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不到位，檔案信息完整度不高。

2.2職能部門材料歸檔意識不強

教師業務檔案一般分為教師個人基本信息材料和教學工作材料兩部分。材料的歸檔主要涉及學校教務處（科）和人事處（科），部分材料還涉及學生處（科）或學校辦公室。但是，中職學校職能部門分工并不像高等院校那樣明確細致，往往因檔案管理制度不規范，導致教師業務檔案材料不能及時收集或材料分散難以收集。特別是教師教學工作中反映教學情況、教學工作量、教學水平等紙質材料的收集，學校教務處（科）只根據部門需要做好教師個人業務材料的整理、存檔工作，并沒有按照檔案工作管理規定要求統一歸檔、集中管理，導致檔案材料分散，影響立卷和歸檔的及時性。另外，各職能部門對教師業務檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺乏長久保存檔案意識，直接影響到檔案作為學校歷史憑證的作用。

2.3檔案材料更新不及時，內容缺乏多元性

在實際工作中，由于大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，對教師業務檔案中一些該歸檔的材料未能及時收集、補充、完善、更新，原始材料殘缺不全，導致檔案材料不完整。一些學校教師業務檔案材料還停留在表格樣式、復印件等單一的檔案材料內容上，對材料的掃描件、參加活動圖片、電子文件、聲像載體等收集不多或不采集，致使教師業務檔案材料內容不夠豐富，缺乏多元性。

3中職學校教師業務檔案內涵建設的措施

3.1強化檔案管理工作的條件保障

3.1.1加強學校領導對檔案工作的重視

學校檔案管理工作是否真正為學校發展服務，關鍵在于領導的重視程度。領導重視檔案建設，利用檔案管理工作推動學校教學管理工作和發展規劃，是做好檔案工作的根本保證。爭取學校領導對檔案工作的理解與支持，把教師業務檔案建設納入學校整體規劃，納入學校管理制度，納入學校工作人員的職責范圍，納入個人業績考核內容之中，促使全體教師積極參與、主動參與、樂于參與，自覺收集、整理檔案資料，并交檔案室統一保管，使教師業務檔案工作保質保量完成。

3.1.2加大人力物力的投入教師業務檔案建設

與其他一些階段性短期的某項管理不同，它是一個長期的系統工程，需要投入一定的人力、物力作為條件保障。首先，要在人員配置方面，盡量做到檔案管理人員穩定、專職，防止因工作不到位出現資料丟失的現象。其次，要加強檔案管理人員業務能力培訓，讓他們掌握新的知識和先進的管理開發工作，適應社會發展的需要，從而提高教師業務檔案管理水平。再次，要采取切實措施，把檔案工作需要的經費納入學校經費預算，為檔案部門添置必要的設備，如增加必要的電腦設備、掃描儀、除濕機、檔案密集架。引進計算機管理軟件，建立信息存儲和檢索系統。進一步提高教師業務檔案管理信息化能力，充分利用網絡化環境，快捷、廣泛地為學校教學、科研、管理等工作服務，提高檔案服務效率。

3.1.3強化制度管理

根據中職學校的實際，建議進一步加強檔案管理規章制度建設。根據相關檔案管理規定和本身的特性，制定適合自身發展的相關的規章制度和管理辦法。特別是對教師業務檔案材料收集職責、材料歸檔范圍、音像材料歸檔期限、材料保密要求等進行明確規定形成制度。做到職責分明，歸檔到位，立卷標準，保密安全，管理集中，利用高效。

3.2加強對教師業務檔案的分類管理

職能部門之間的配合，是提高教師業務檔案管理有效途徑之一。在充分溝通理解的前提下，對教師業務檔案進行適當分類管理，以學校人事處（科）為主，檔案室（館）、教務處（科）、學校辦公室、學生處（科）分類負責，分別對教師基本信息材料、教育教學工作材料、業務能力提升材料、科研活動材料等進行收集、整理、歸檔、裝訂、保存等工作，逐步形成“分類收集、統一歸檔、集中管理”的管理模式。并充分發揮教師本人參與收集、整理自己檔案材料的主觀能動性，提高教師業務檔案原始基本信息材料的準確性、真實性、完整性。對于教師在教學過程中一些相關檢查結果、工作經驗提升、個人閱歷變化等沒有明顯原始素材的，可由教務處（科）負責材料收集的相關人員，根據教師個體情況進行綜合評價，并形成紙質材料便于歸檔。

3.3延伸教師業務檔案的內容，豐富檔案信息

3.3.1材料更新及時

檔案工作的基本任務在于及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，因此，檔案管理部門應該采取橫向、縱向的方式，主動與教師本人以及相關職能部門對接聯系，及時獲得教師基本信息、工作情況動態數據，對歸檔材料進行補充、完善、更新，確保材料信息準確、真實、完整。

3.3.2豐富材料內容

在原有固定表格樣式、復印件樣式的檔案材料模板基礎上，加大材料掃描件、參加活動圖片、電子文件、聲像載體等素材的收集力度，不斷豐富教師業務檔案材料內容，檔案信息內容多樣化，材料來源多元化。增強教師業務檔案在線閱讀的視覺效果，多樣化的材料從多方位反映教師業務水平的提高，使教師業務檔案更歷史地、全面地、動態地為學校師資隊伍建設提供重要依據。

3.3.3推進檔案信息化建設，突出時代特征

檔案信息化建設是社會發展的需要，也是學校發展的需要。充分利用網絡環境與數字化校園建設發展同步，是當前學校檔案管理的建設方向。中職學校應推進現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平，利用數碼技術、影像技術、條形碼技術等，減少手工操作帶來的煩瑣和效率低等影響因素。有條件的學校可以在教師業務檔案的基礎上建立學校教師資源庫，通過學校教師資源庫，可以全面了解學校師資隊伍的整體水平，可以準確分析學校教學工作中的人才培養、能力提升等問題，促使學校針對性地整改和提高。

加強中職學校教師業務檔案內涵建設，目的在于促進學校檔案管理的規范化，提高教師業務檔案信息資源的利用率，為學校教學工作服務，為學校建設發展服務。

【參考文獻】

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