影響企業檔案信息化建設的因素分析

方海月

摘 要：近幾年來，信息資源將成為企業生產活動和經濟活動的戰略資源，而我國的傳統檔案管理中存在著諸多問題制約著企業檔案信息化建設，因此，企業檔案信息化建設越來越受重視。本文就檔案的信息化進程中所產生問題進行詳細探究，對企業檔案信息化建設中存在的問題進行了深刻的分析并提出了關于企業檔案信息化建設的一些建議。

關鍵字：標準化問題、業務流程、技術性、職能分類、信息安全、經費、管理體制

近幾年來，中國企業連續不斷地跨越了工業化、市場化，然后進入了信息化階段，而檔案信息化工作又是企業信息化建設的極其重要組成部分，且信息時代檔案事業的一個重要分支就是企業檔案信息化建設。數字化時代下的企業檔案信息具有三個特點：普遍性、集成性和動態性。為適應我國信息化社會的發展形勢，企業對企業檔案信息的管理工作越來越重視，信息技術為檔案信息化帶來了很多機遇，同時相隨而來的也有一大堆問題。

一、檔案的信息化進程中所產生問題的探究

1、標準化問題

數字化和信息化的檔案的前提是標準化的規則。數字化后的檔案信息在該行業中通行無阻則需要建立起來行業統一認證共同認可的規則。因此，需要在業務、技術和管理三個方面進行改進。

（1）業務流程規范化。業務流程規范化不僅可以大大地提高檔案信息系統的工作效率，而且對行業內處理事務的能力的提高也有極大的幫助。計算機作業，任務是多通道和多對象，這樣極大地提高了信息管理工作的效率，并且對于部門和多余人員進行精簡和整合。

（2）技術性的規范化。對于技術性的規范化要求，需要在檔案信息化過程中軟件和硬件兩面方面著手。軟件方面，包括系統和平臺的建設指標和相關的操作規范，軟件所需要達到的功能和軟件開發進展的規劃等信息。另外，檔案信息化過程中數據的精度、存儲格式及所建的檔案網站平臺的技術參數等等都需要進行詳細的規定。

（3）企業信息化管理應遵循“先搭臺子后唱戲”的法則。傳統檔案管理由于歷史局限存在許多問題，如傳統檔案收集整理需要大量的專業人才且還要大量的時間。另外，傳統檔案的保存不僅占據較大的空間，并且存量增長的需求得不到保證。還有一點，傳統檔案的安全性保障很低，那些紙質記錄時間久了會遭受蟲咬鼠啃、火情、雨情、盜情等一系列事情。因此，檔案資料進行信息化管理勢在必行。

2、檔案職能分類面對的處境分析

（1）類目層次過多，分類過細且職能分類給文件準確定位帶來困難。比如，某類文件數量很少，但也需要設一個數據庫，而這樣計算機的批量檢索效率就會大大降低。另外，由于現代企業職能分工越來越細化，因此有時候無法涵蓋一些新的職能活動。

（2）檔案職能分類法容易造成企業檔案與文件歸屬管理事實上的沖突，因此職能分類法有礙文檔的一體化管理。文件分類其實是按照文件傳閱、辦理對象來分的。對此，有兩種分類方法，一種是完全的組織機構分類法，另一種是組織機構與職能聯合分類法。在面臨分類困境時，要進行仔細考量，對這兩種方法擇優而行。

3、檔案工作職能定位不準確

（1）檔案人員，尤其在企業，不少檔案工作人員是兼職的，很多時候由于不了解文件的使用價值屬性，因此無法準確判定文件保管期限，所以，檔案人員劃分單位文件的保管期限和密級，不科學，不合理。

（2）鑒定工作在極大的程度上還是盲區，鑒定工作客觀性和技術內涵有所欠缺。在分類過程中，對文件沒有開展價值的鑒定與分析，檔案人員無法從專業技術角度對文件進行全面、真實性的鑒定。

（3）檔案管理要求與專業領域規定脫節。例如財務報表的保存，一般月、季度報表，除財務分析報告外，財務部門的規定是三年，但是許多檔案管理卻要求一律規定為永久保存。

二、企業檔案信息化建設中存在的問題分析。

1、企業領導重視程度不夠，經費不到位

檔案信息化需要消耗大筆資金的硬件和軟件的支持，例如：信息化管、理技術的提升、檔案數據庫、管理系統及安全的防護等等，這些都離不開一定的經費的支撐。還有，檔案的信息化和數字化也需要一大批多媒體設施的配合。企業領導往往對此不加以重視，在檔案建設信息化建設中，減少經費或將一些經費投資在其他部門，而硬件設備以及軟件投入滯后則阻礙了企業檔案信息化建設。

2、企業檔案信息化建設處于弱勢

電子計算機和網絡技術的廣泛應用，產生了越來越多的電子文件。電子文件的產生不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標志著人類記錄信息、承載信息、傳達信息、留存信息和開發信息的方式發生了深刻的革命。這場革命是紙張發明和近現代檔案學理論的產生，它直接影響著檔案工作的運作方式、基本理論及思維觀念。目前，不少企業對檔案人員配備不全，很多是兼職管理，這些企業檔案管理人員雖然在檔案信息化建設中做了大量工作，但可以說與信息時代計算機發展的驚人速度相比，仍處于弱勢。

3、信息安全有待提高

隨著信息化的快速發展，檔案信息的安全也面臨著巨大的挑戰。在開放性的網絡環境下，家喻戶曉的病毒入侵、黑客入侵，造成了檔案信息的泄密以及相關資料信息損毀等后果。設備本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是網絡環境和操作過程中的安全防范措施，這就要求一定的技術。

4、企業檔案信息化建設發展不平衡，相應的標準規范欠缺

對于一些中小企業的檔案信息化建設，在各種因素的影響下，檔案部門的生存和發展面臨著一系列威脅，檔案工作倍受冷落，比如企業的檔案部門受到企業的減員增效所波及。另外，我國的檔案信息的建設相應的標準規范欠缺。就我國現在情況，不遵守相應制度的行為已經對檔案信息的數字化進程產生了不小的障礙。因此，制定相應標準、規范、法規，館藏檔案數字化和電子文件接收，都應該堅持所制定的規范性原則。企業各個部門之間應加強交流協作的精神以及信息資源的共享手段。各個部門之間實現無成本的即時的信息交流，會大大加快企業檔案數字化的進程，提高管理軟件的通用性。

三、關于企業檔案信息化建設的建議。

1、企業要在信息化建設上加大投入，檔案信息化的軟硬件基礎設施建設是前提，尤其是對于對于開放型企業來說，它們生存發展的基礎就是檔案信息化建設。企業發展需要檔案支持，而企業規模和效益決定了其信息化水平。

2、檔案數據庫和檔案管理系統是實現檔案信息化的軟件保證，企業檔案主管部門要加強對企業檔案信息化建設的指導和協調。并且，企業應不定期地對檔案人員進行培訓，提升各種知識結構，掌握信息和網絡運用技能。

3、企業要把檔案信息化工作列入重要工作日程，強化檔案管理，實現檔案管理系統的信息化和檔案業務管理自動化。檔案信息化管理系統的目標是升級強化檔案管理。

4、改革檔案管理體制，充分發揮企業主體檔案的優勢。企業檔案主管部門應該掌握主營業務知識人員的專家團隊。專家往來靈活機動，處理問題目的性強，效率高，十分有利于企業檔案信息化建設。

參考文獻

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