影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的因素分析

方海月

摘 要：近幾年來(lái)，信息資源將成為企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，而我國(guó)的傳統(tǒng)檔案管理中存在著諸多問(wèn)題制約著企業(yè)檔案信息化建設(shè)，因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)越來(lái)越受重視。本文就檔案的信息化進(jìn)程中所產(chǎn)生問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)探究，對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了深刻的分析并提出了關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的一些建議。

關(guān)鍵字：標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)性、職能分類(lèi)、信息安全、經(jīng)費(fèi)、管理體制

近幾年來(lái)，中國(guó)企業(yè)連續(xù)不斷地跨越了工業(yè)化、市場(chǎng)化，然后進(jìn)入了信息化階段，而檔案信息化工作又是企業(yè)信息化建設(shè)的極其重要組成部分，且信息時(shí)代檔案事業(yè)的一個(gè)重要分支就是企業(yè)檔案信息化建設(shè)。數(shù)字化時(shí)代下的企業(yè)檔案信息具有三個(gè)特點(diǎn)：普遍性、集成性和動(dòng)態(tài)性。為適應(yīng)我國(guó)信息化社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案信息的管理工作越來(lái)越重視，信息技術(shù)為檔案信息化帶來(lái)了很多機(jī)遇，同時(shí)相隨而來(lái)的也有一大堆問(wèn)題。

一、檔案的信息化進(jìn)程中所產(chǎn)生問(wèn)題的探究

1、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題

數(shù)字化和信息化的檔案的前提是標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則。數(shù)字化后的檔案信息在該行業(yè)中通行無(wú)阻則需要建立起來(lái)行業(yè)統(tǒng)一認(rèn)證共同認(rèn)可的規(guī)則。因此，需要在業(yè)務(wù)、技術(shù)和管理三個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。

（1）業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。業(yè)務(wù)流程規(guī)范化不僅可以大大地提高檔案信息系統(tǒng)的工作效率，而且對(duì)行業(yè)內(nèi)處理事務(wù)的能力的提高也有極大的幫助。計(jì)算機(jī)作業(yè)，任務(wù)是多通道和多對(duì)象，這樣極大地提高了信息管理工作的效率，并且對(duì)于部門(mén)和多余人員進(jìn)行精簡(jiǎn)和整合。

（2）技術(shù)性的規(guī)范化。對(duì)于技術(shù)性的規(guī)范化要求，需要在檔案信息化過(guò)程中軟件和硬件兩面方面著手。軟件方面，包括系統(tǒng)和平臺(tái)的建設(shè)指標(biāo)和相關(guān)的操作規(guī)范，軟件所需要達(dá)到的功能和軟件開(kāi)發(fā)進(jìn)展的規(guī)劃等信息。另外，檔案信息化過(guò)程中數(shù)據(jù)的精度、存儲(chǔ)格式及所建的檔案網(wǎng)站平臺(tái)的技術(shù)參數(shù)等等都需要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。

（3）企業(yè)信息化管理應(yīng)遵循“先搭臺(tái)子后唱戲”的法則。傳統(tǒng)檔案管理由于歷史局限存在許多問(wèn)題，如傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專(zhuān)業(yè)人才且還要大量的時(shí)間。另外，傳統(tǒng)檔案的保存不僅占據(jù)較大的空間，并且存量增長(zhǎng)的需求得不到保證。還有一點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案的安全性保障很低，那些紙質(zhì)記錄時(shí)間久了會(huì)遭受蟲(chóng)咬鼠啃、火情、雨情、盜情等一系列事情。因此，檔案資料進(jìn)行信息化管理勢(shì)在必行。

2、檔案職能分類(lèi)面對(duì)的處境分析

（1）類(lèi)目層次過(guò)多，分類(lèi)過(guò)細(xì)且職能分類(lèi)給文件準(zhǔn)確定位帶來(lái)困難。比如，某類(lèi)文件數(shù)量很少，但也需要設(shè)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，而這樣計(jì)算機(jī)的批量檢索效率就會(huì)大大降低。另外，由于現(xiàn)代企業(yè)職能分工越來(lái)越細(xì)化，因此有時(shí)候無(wú)法涵蓋一些新的職能活動(dòng)。

（2）檔案職能分類(lèi)法容易造成企業(yè)檔案與文件歸屬管理事實(shí)上的沖突，因此職能分類(lèi)法有礙文檔的一體化管理。文件分類(lèi)其實(shí)是按照文件傳閱、辦理對(duì)象來(lái)分的。對(duì)此，有兩種分類(lèi)方法，一種是完全的組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，另一種是組織機(jī)構(gòu)與職能聯(lián)合分類(lèi)法。在面臨分類(lèi)困境時(shí)，要進(jìn)行仔細(xì)考量，對(duì)這兩種方法擇優(yōu)而行。

3、檔案工作職能定位不準(zhǔn)確

（1）檔案人員，尤其在企業(yè)，不少檔案工作人員是兼職的，很多時(shí)候由于不了解文件的使用價(jià)值屬性，因此無(wú)法準(zhǔn)確判定文件保管期限，所以，檔案人員劃分單位文件的保管期限和密級(jí)，不科學(xué)，不合理。

（2）鑒定工作在極大的程度上還是盲區(qū)，鑒定工作客觀性和技術(shù)內(nèi)涵有所欠缺。在分類(lèi)過(guò)程中，對(duì)文件沒(méi)有開(kāi)展價(jià)值的鑒定與分析，檔案人員無(wú)法從專(zhuān)業(yè)技術(shù)角度對(duì)文件進(jìn)行全面、真實(shí)性的鑒定。

（3）檔案管理要求與專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域規(guī)定脫節(jié)。例如財(cái)務(wù)報(bào)表的保存，一般月、季度報(bào)表，除財(cái)務(wù)分析報(bào)告外，財(cái)務(wù)部門(mén)的規(guī)定是三年，但是許多檔案管理卻要求一律規(guī)定為永久保存。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析。

1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)不到位

檔案信息化需要消耗大筆資金的硬件和軟件的支持，例如：信息化管、理技術(shù)的提升、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、管理系統(tǒng)及安全的防護(hù)等等，這些都離不開(kāi)一定的經(jīng)費(fèi)的支撐。還有，檔案的信息化和數(shù)字化也需要一大批多媒體設(shè)施的配合。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往對(duì)此不加以重視，在檔案建設(shè)信息化建設(shè)中，減少經(jīng)費(fèi)或?qū)⒁恍┙?jīng)費(fèi)投資在其他部門(mén)，而硬件設(shè)備以及軟件投入滯后則阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

2、企業(yè)檔案信息化建設(shè)處于弱勢(shì)

電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件。電子文件的產(chǎn)生不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標(biāo)志著人類(lèi)記錄信息、承載信息、傳達(dá)信息、留存信息和開(kāi)發(fā)信息的方式發(fā)生了深刻的革命。這場(chǎng)革命是紙張發(fā)明和近現(xiàn)代檔案學(xué)理論的產(chǎn)生，它直接影響著檔案工作的運(yùn)作方式、基本理論及思維觀念。目前，不少企業(yè)對(duì)檔案人員配備不全，很多是兼職管理，這些企業(yè)檔案管理人員雖然在檔案信息化建設(shè)中做了大量工作，但可以說(shuō)與信息時(shí)代計(jì)算機(jī)發(fā)展的驚人速度相比，仍處于弱勢(shì)。

3、信息安全有待提高

隨著信息化的快速發(fā)展，檔案信息的安全也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在開(kāi)放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，家喻戶曉的病毒入侵、黑客入侵，造成了檔案信息的泄密以及相關(guān)資料信息損毀等后果。設(shè)備本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和操作過(guò)程中的安全防范措施，這就要求一定的技術(shù)。

4、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺

對(duì)于一些中小企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，在各種因素的影響下，檔案部門(mén)的生存和發(fā)展面臨著一系列威脅，檔案工作倍受冷落，比如企業(yè)的檔案部門(mén)受到企業(yè)的減員增效所波及。另外，我國(guó)的檔案信息的建設(shè)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺。就我國(guó)現(xiàn)在情況，不遵守相應(yīng)制度的行為已經(jīng)對(duì)檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程產(chǎn)生了不小的障礙。因此，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，館藏檔案數(shù)字化和電子文件接收，都應(yīng)該堅(jiān)持所制定的規(guī)范性原則。企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間應(yīng)加強(qiáng)交流協(xié)作的精神以及信息資源的共享手段。各個(gè)部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)無(wú)成本的即時(shí)的信息交流，會(huì)大大加快企業(yè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，提高管理軟件的通用性。

三、關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建議。

1、企業(yè)要在信息化建設(shè)上加大投入，檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提，尤其是對(duì)于對(duì)于開(kāi)放型企業(yè)來(lái)說(shuō)，它們生存發(fā)展的基礎(chǔ)就是檔案信息化建設(shè)。企業(yè)發(fā)展需要檔案支持，而企業(yè)規(guī)模和效益決定了其信息化水平。

2、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的軟件保證，企業(yè)檔案主管部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。并且，企業(yè)應(yīng)不定期地對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升各種知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用技能。

3、企業(yè)要把檔案信息化工作列入重要工作日程，強(qiáng)化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化和檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化。檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)是升級(jí)強(qiáng)化檔案管理。

4、改革檔案管理體制，充分發(fā)揮企業(yè)主體檔案的優(yōu)勢(shì)。企業(yè)檔案主管部門(mén)應(yīng)該掌握主營(yíng)業(yè)務(wù)知識(shí)人員的專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)。專(zhuān)家往來(lái)靈活機(jī)動(dòng)，處理問(wèn)題目的性強(qiáng)，效率高，十分有利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

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