軍用公文的文種錯用問題應該引起足夠重視

代澤蘭

摘要：軍用公文是人民解放軍各級機關在處理公務活動中形成和使用的公務文書。《中國人民解放軍機關公文處理條例》規定了12種文種，并對其使用范圍作了具體詳細的規定，但在實際的機關工作中，存在文種隨意使用的問題。本文對軍用公文中三對易混文種進行了辨析。

關鍵詞：軍用公文；公文文種；辨析

2006年1月1日開始實施的《中國人民解放軍機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）規定，機關公文的種類有：命令、指示、決定、通令、通知、通報、請示、批復、報告、函、會議紀要和通告十二種，并且對每一種文種的使用范圍作了具體詳細的規定。在軍用公文寫作中，注意把握文種特點，正確選用公文文種，對于準確反映首長意圖，及時發揮公文效力起著舉足輕重的作用。但在實際機關工作中，有的參謀對各文種的使用范圍不加區分、不作辨析，導致文種選擇失當。

一、請示與報告

某總隊后勤部寫了兩份文件，都是關于要錢的內容，一個是《關于解決直屬二支隊建設經費的請示》，另一個是《關于解決倉庫建設經費的報告》，這兩份文件選用的文種，誰對誰錯，我們用《條例》來判斷。請示和報告是《條例》當中的兩種上行文，并且《條例》當中只有這兩種上行文，加之在公文史上這兩種文種有時分有時合，導致了現在工作中少數人的錯誤選用。

1.二者的使用范圍不同

請示是用于請求上級機關指示、批準、解決事項時使用的文種，是需要上級機關答復的期復性上行文。而報告是用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見建議、答復詢問時使用的文種，是不需要上級機關答復的陳述性上行文。上面兩份文件都是請求上級解決問題，并且希望得到滿意的答復，故均應用“請示”，用“報告”為文種錯用。

2.二者的行文時間不同

請示是事前行文。請示當中的事項須征得上級領導同意后才能行動，上級領導不同意則不能做；而報告在事前、事中、事后均可行文，在事前匯報工作的準備情況及對這項工作的設想；事中反映工作的進展程度；事后匯報完成任務的情況或者是事件的整體情況。

3.二者的行文范圍不同

請示為了求得問題更快更好地解決，不得多頭主送，它只主送一個上級機關，并且是直接的上級機關。而報告，作為上級，只是了解情況，因而可以多頭主送。

4.二者的內容容量不同

請示只能是一文一事，內容單一，結構簡單。這一點在行文規則的第二十條也有所規定：“請示應當一文一事”而報告既可以是一文一事，也可以是一文幾事，行文長短不定，文字多的結構易于變化。報告既有專題性的，又有綜合性的，其結構也是根據需要來安排。

5.二者的結束語不同

請示的結束語是必備項目。而報告不單獨寫結束語。在《武警總部機關公文處理規定》中提出：“正文收結時，不要使用‘此通知、‘此報告之類的結語，但‘請示公文，必須另起一行，使用‘妥否，請批示。等較規范的表述語言收結。”

二、通令與通報

通令和通報都具有表揚先進、批評錯誤的作用。武警總部發了標題為《批準×××等30名教員獲××××年度軍隊院校育才獎銀獎的通令》的一個表彰性文件，到底是用通令還是用通報呢？我們首先了解通令與通報的區別：

1.二者褒揚或懲戒的程度不同

通令適用于按《紀律條令》規定，宣布對單位、個人給予的獎勵和處分；通報則適用于宣布給予單位、個人不在《紀律條令》獎懲范圍內的表揚鼓勵或批評。而《紀律條令》對個人和單位的獎勵項目有：嘉獎、三等功、二等功、一等功、榮譽稱號（用命令）這五項內容，“軍隊院校育才獎銀獎”不是《紀律條令》規定的項目，故不應用通令，而應該用通報。采用通報行文，從內容和文字上要比通令詳細、具體。有原因分析，并且非常深刻、透徹。讓受文單位對照檢查，防患于未然；或者是起步前進、趕超先進，真正起教育、警示的作用。

2.二者的署名不同

通令是首長署名；通報是機關署名。

三、請示與函

事例一：某市公安局擬購置八輛摩托車，向市財政局行文，標題是《關于擬購置八輛摩托車的請示》。事例二：某總隊欲向總部請求撥錢修建營房，標題是《關于撥給經費修建營房的請示》。這兩份文件選用的文種是否正確，我們同樣用《條例》加以辨析。

大部分“函”和“請示”一樣，具有向對方提出請求的特點，都要收文單位作出答復，都希望對方滿足自己的需求（答復函除外），二者基本上屬于請求性文種，正因為它們具有請求性這一共同的特點，所以，在實際行文中，有的機關將“請示”與“函”相混淆，本來應當用“函”，卻用了“請示”。有的機關工作人員認為既然是有求于人，就要客氣一點，用“請示”更顯尊重對方，而用“函”就覺得與對方平起平坐，有“不敬”的嫌疑，這是對“函”的錯誤認識。請示和函既有聯系，又有其自身存在的空間和領域，主要從以下三個方面予以把握：

1.二者行文雙方的隸屬關系不同

請示適用于向上級機關請求指示、批準、解決事項時使用的公文文種。它是下級機關向相隸屬的上級機關行文，行文雙方必須有隸屬關系。函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等時使用的公文文種。使用“函”的雙方沒有隸屬關系。發文時是用“請示”還是用“函”，選擇的最根本區別是行文雙方有無隸屬關系。

前文的兩個事例，事例一：市公安局與市財政局之間是無隸屬的平級關系，選擇“請示”行文是錯誤的，應該用“函”行文。事例二：某總隊與武警總部之間是直接的上下級關系，即有隸屬關系，選擇“請示”是準確的。

2.二者的行文方向不同

軍用公文的12種文種中，按照其行文方向和作用可分為三大類：上行文、平行文、下行文。上行文是指按照隸屬關系，下級機關向上級機關呈送的公文，如請示、報告等；平行文是指同級機關或不相隸屬機關之間來往的公文，如函等；下行文是指上級機關向下級機關發出的公文，如命令、決定、通報、批復等。

“請示”是上行文，只用于下級機關向上級機關行文，而不能用作平行文和下行文，函則屬于平行文，以不相隸屬為行文條件，即使行文雙方的級別高低不同，也因為沒有直接的隸屬關系，不存在誰向誰請示的問題，行文雙方處于平等地位。

3.二者的收文單位回復的公文文種不同

“請示”與“批復”是互相對應的關系，“批復”這一文種是專門用于答復下級機關請示事項的，故“請示”的收文單位回復的公文文種必定是“批復”；而“函”的收文單位回復的公文文種仍然是“函”，此時常常在標題的文種前加“復”字，形成“關于××××的復函”，標識更為明確。

軍用公文的每一文種都有其本身的使用時機和運用范圍。在實際的機關工作中，機關工作人員應以《中國人民解放軍機關公文處理條例》為依據，對其加以準確運用。