檔案管理在醫(yī)院建設(shè)中的作用及對策探討

摘要：醫(yī)院檔案管理關(guān)系著醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程，如何有效地對醫(yī)院檔案管理，成為了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員研究話題之一。醫(yī)院檔案管理在實(shí)際的操作過程中，對于醫(yī)院建設(shè)有著重要的作用，那么如何才能合理的建立檔案管理是當(dāng)前最為重要的事務(wù)之一。醫(yī)院應(yīng)應(yīng)大膽地進(jìn)行改革和創(chuàng)新，針對醫(yī)院的特點(diǎn)，來進(jìn)行檔案管理。尤其是設(shè)置合理的檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理，使用先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，加強(qiáng)管理人員素質(zhì)以及完善管理制度等等方面來進(jìn)行醫(yī)院檔案的全面管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；改革；創(chuàng)新

檔案管理作為管理中的一部分，對于醫(yī)院的建設(shè)有著重要的作用。隨著醫(yī)療改革事業(yè)的發(fā)展，檔案管理的地位也與以往不同，如何才能正確確立良好的工作流程和方式，以確保檔案管理不僅能為醫(yī)院建設(shè)起到一定的作用，還能對其他事務(wù)起到促進(jìn)的效果，這也是檔案管理迄今為止亟需解決的問題。

一、檔案管理在醫(yī)院建設(shè)中的作用

醫(yī)院的正常運(yùn)行，除了日常工作事務(wù)之外，更重要的是醫(yī)院檔案管理。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院發(fā)展過程的真實(shí)寫照，不僅記錄了醫(yī)院的歷史進(jìn)程，同時也記錄了到醫(yī)院就診的每一位患者的醫(yī)療檔案，無論是對醫(yī)院本身還是患者都有著重要作用，也是促進(jìn)中國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的真實(shí)依據(jù)。隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，國際衛(wèi)生行業(yè)的規(guī)則制度也正激勵著醫(yī)院應(yīng)該朝著更加完善、更加良性、更加規(guī)范化的進(jìn)程發(fā)展，對醫(yī)院的建設(shè)也提出了更高的要求。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理面臨著很多的問題，如何才能解決這些問題，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的改革和創(chuàng)新是非常急迫的，因此，應(yīng)該在這一方面多加努力。

二、檔案管理建設(shè)的對策

1.設(shè)置綜合性檔案部門和檔案管理

醫(yī)院的檔案管理機(jī)構(gòu)的部門設(shè)置來看，一般都是由機(jī)關(guān)文書檔案室、病案室和人事檔案室三個組成部分[1]。每一個部分管理檔案的內(nèi)容都有所不同，比如機(jī)關(guān)文書檔案室主要管理的是所有的管理文件資料、病案室則管理著病歷檔案，這樣的檔案管理分離模式不利于醫(yī)院進(jìn)行綜合統(tǒng)計，對檔案的利用也比較麻煩。基于此，則應(yīng)該設(shè)立綜合性檔案機(jī)構(gòu)來保存醫(yī)院的所有檔案，再在綜合性檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)分門別類，既能保證了檔案完整性，也能確保檔案使用的高效率。各種不同用途的檔案，比如用于教學(xué)的檔案、用于發(fā)件活動的訴訟檔案、用于防疫的防疫檔案都要求醫(yī)院能夠進(jìn)行保存。尤其是醫(yī)療業(yè)務(wù)部門有著大量的業(yè)務(wù)資料進(jìn)行歸檔，一些稍微大一點(diǎn)的醫(yī)院每年都有少則幾萬份的資料進(jìn)行管理，難度可想而知。同時建立一些有著重要意義的治療檔案、臨床經(jīng)驗總結(jié)、中藥治療這些能夠推動我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的檔案進(jìn)行綜合管理，有效地保證了檔案的不遺失。

2.使用現(xiàn)代化管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理

現(xiàn)代化管理技術(shù)的使用為促進(jìn)每一個單位的發(fā)展都提供了一個良好的基礎(chǔ)，尤其是對于醫(yī)院來說，管理資料眾多，如果單純以人工的方式進(jìn)行檔案管理已經(jīng)滿足不了醫(yī)院檔案管理事務(wù)。醫(yī)院運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)來多層次、多角度的進(jìn)行資料收集，提高檔案的收藏率和使用效果，為醫(yī)院的日常工作、患者服務(wù)、各項業(yè)務(wù)的發(fā)展打好基礎(chǔ)。檔案管理的有效性能夠為醫(yī)院樹立一個良好的形象，從而獲得不錯的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，由此可見檔案管理在醫(yī)院管理中的地位是無法磨滅的。運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理刻不容緩，首先檔案的管理應(yīng)該實(shí)行責(zé)任制，有專人進(jìn)行保管，并加強(qiáng)檔案室的安全管理，其次建立檔案管理信息庫，便于檔案的采集、輸入、保存、利用，實(shí)現(xiàn)信息化管理；再則添加檔案掃描系統(tǒng)，減少人工操作時間，增強(qiáng)工作質(zhì)量和速度，保證了檔案的質(zhì)量。在文書、人事、會計、基建、設(shè)備和科研等各種檔案管理上全面采用電腦管理，編制了各種門類檔案的分類大綱，采用專業(yè)軟件，對各種檔案進(jìn)行分類、組卷和編目、編號，極大提高了工作效率[2]。同時，先進(jìn)的管理理念和技術(shù)還要求醫(yī)院在吸收自身檔案之外，注重其他領(lǐng)域的管理信息，從而加強(qiáng)自身檔案管理經(jīng)驗，使得檔案管理更加適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

3.增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理在以往的醫(yī)院管理上并沒有較高的地位，甚至一些醫(yī)院認(rèn)為檔案管理不是那么重要，其實(shí)這種想法都是錯誤的。尤其是加入WTO后的我國醫(yī)療事業(yè)，更應(yīng)該和國際衛(wèi)生機(jī)構(gòu)接軌，避免隨意性和不規(guī)范性。因此，要把檔案管理工作歸納與醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中，設(shè)立以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者醫(yī)院院長為領(lǐng)導(dǎo)的管理小組，與醫(yī)院的其他事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。檔案管理人員不能僅僅把自己定位成一位檔案歸檔人員，而是要加強(qiáng)檔案各項知識的學(xué)習(xí)，改變自身對檔案管理的看法，樹立較高的衛(wèi)生服務(wù)的思想觀念，轉(zhuǎn)變以外檔案管理不好的習(xí)慣。按照現(xiàn)代化管理的方式地開展檔案管理作為自身的工作目標(biāo)，全面地為每一位需要利用檔案的人員進(jìn)行檔案服務(wù)，使得檔案管理工作能夠促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提升。通過專業(yè)培訓(xùn)、 繼續(xù)教育、 進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平，并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃[3]。另外，檔案管理人員還應(yīng)在對檔案管理系統(tǒng)學(xué)習(xí)后，編寫相關(guān)的檔案管理制度，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

4.建立醫(yī)院檔案管理制度

每一項管理制度都關(guān)系著醫(yī)院的各個業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行，檔案管理制度也不例外。因此，建立健全的規(guī)章制度對于醫(yī)院檔案管理來說是非常重要的。尤其是當(dāng)前醫(yī)院管理手段上的加以創(chuàng)新，檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)更加合理的管理方式，要想檔案管理全面發(fā)展，必須建立與之匹配的醫(yī)院檔案管理制度。明確檔案管理的責(zé)任制度，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的綜合管理，并進(jìn)行統(tǒng)一考核。檔案管理可以進(jìn)一步提高地位，緊跟醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展而發(fā)展，加寬檔案的信息收集范圍，及時對有效信息進(jìn)行梳理。尤其是對醫(yī)院有著重要意義的各個不同方案條約等的管理更是不能松懈。

三、結(jié)論

隨著我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，各項醫(yī)療業(yè)務(wù)也逐漸走上了改革之路，醫(yī)院每一項管理更應(yīng)該積極做出響應(yīng)。醫(yī)院檔案管理一定要從機(jī)構(gòu)設(shè)置和方法上、管理技術(shù)上、管理人才上、管理制度上緊跟醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，推動我國醫(yī)療事業(yè)的不斷進(jìn)步。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理是當(dāng)前醫(yī)院管理最迫切的事務(wù)之一。

參考文獻(xiàn)

[1] 蘇海英. 醫(yī)院檔案管理改革新探[J]. 四川檔案2010（06）：60

[2] 裴莉華. 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理 促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展[J]. 中國科技信息2009（08）：191-194

[3]張秀良. 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J]. 科技資訊2012（06）：219-221

作者簡介

劉小齊（1985—），男，四川省巴中市南江縣人，南江縣婦幼保健院。