會計檔案鑒定銷毀工作的方法

王瀾

摘要：優化單位會計檔案是實施檔案庫藏資源配置合理，提升高效利用和提供更好服務的新時代需求。本文以高校會計檔案為樣本，結合筆者的多年實踐經驗，闡述了高校會計檔案鑒定銷毀工作的主要流程，旨在于對行業內規范和提高會計檔案建設及管理水平，最大價值發揮出會計檔案價值提出建設性的參考意見。

關鍵詞：會計檔案；企業；鑒定銷毀；流程；建議措施

目前，一些高校領導怕會計檔案鑒定銷毀工作難度大，人員組織等不力，不敢拍板組織實施這項工作，造成高校內大量到期的會計檔案變成了無限期保管，不但占用檔案室有限空間，增加檔案人員管理工作量，還給日常檔案服務增加難度與影響服務質量，降低檔案庫藏含金量。因此，本文筆者接合自己的多年工作實踐經驗，對高校會計檔案鑒定銷毀工作實施方法提出了具體建議措施，請業內同事交流

指正。

一、明確做好高校會計檔案鑒定銷毀的重要意義與目的

會計檔案是高校檔案管理體系中的重要組成部分，它真實的保留了高校在一定時間內的各項經濟往來真實紀錄，對高校有著重要的參考、查詢與信息利用等價值服務。然而，隨著歷史時間的推移，不少高校已到期，甚至早已超期的會計檔案由于沒及時實施鑒定銷毀工作，以至大量“名亡實存”的過期檔案逐年增加，不但加大庫房占有率，同時也加大檔案管理工作量，導致高校在人、物及財力上消耗成本增加，且還得不到檔案服務質量與效率的提高。因此對高校會計檔案鑒定銷毀工作的及時開展，已是目前高校面對的一項重要課題，有必要進行專題研究，特別是工作實施方法，以便取得實效。

二、組織實施高校會計檔案鑒定銷毀的主要流程

積極開展好高校會計鑒定銷毀工作的整個活動過程，這是提升對館藏優化，提高服務效益的關鍵。

（一）認真做好鑒定銷毀工作的精心安排

在組織實施高校會計鑒定銷毀工作前，要精心做好幾點準備工作，一是轉變高校檔案理念，高校高層管理班子要引起高度重視，主動糾正過去只重視社會效益而忽視經濟效益的管理思想，將此項工作納入到高校中心工作的目標考核中去，積極協調工作進度安排；二是改變以往會計檔案鑒定銷毀領導小組成員結構，重新建立起由分管領導掛帥為組長，辦公室、財務部門、檔案部門和紀委、工會、教職工代表為成員的會計檔案鑒定銷毀領導小組，這樣有利的確保鑒定銷毀的工作質量；三是加強會計檔案鑒定銷毀組織領導工作機制，形成政令暢通，信息反饋及時，制定倒排工時，順排工序，穩妥解決當前高校會計檔案鑒定銷毀中普通存在的難點與重點。

（二）嚴格執行鑒定銷毀工作的落實環節

高校會計檔案鑒定銷毀工作執行是否不折不扣，落實是否過精把脈，是整個工作的關鍵與核心。因此，必須要嚴格執行，認真監督檢查落實情況，主要從四個方面加以強化。一是堅持貫徹落實執行好《檔案法》和《檔案管理辦法》[1]，嚴格掌控好鑒定過程中“當留則留、當剔則銷”的基本原則[2]，防止鑒定工作走入到要么是都有保存價值需繼續留存，要么是無需鑒定都需銷毀的兩個極端；二是建立健全會計檔案鑒定銷毀制度，特別是鑒定銷毀的實施細則要有科學性、規范化和標準化，具可操作性，減少人為因素等主觀干擾，使其更能體現效益。三是建立編造好會計檔案鑒定銷毀清冊。要求工作人員在鑒定過程中須建立起剔除銷毀的詳細臺帳，列清需要銷毀會計檔案的名稱、卷數、起止年度、銷毀時間等內容，待領導小組審批同意后，在工會、教職工代表和紀委的共同監督下，工作人員實行集中銷毀。四是借助會計檔案鑒定銷毀工作，做到會計檔案的鑒定與清理帳務的雙管齊下，即是工作人員在鑒定過程中可以同時組織對高校會計的應收和應付往來帳款一道進行清查整理。

（三）追蹤檢查鑒定銷毀工作的成效評估

一項工作最終取得更好的成效提升，都是在總結經驗與教訓中產生。我們一些開展了會計檔案鑒定銷毀工作的企業，大多又都存在只注重工作過程，卻淡化工作成效，這種虎頭蛇尾的工作方法，最后也導致高校會計檔案鑒定銷毀工作成效一直徘徊在低端產出，得不到改進與提升，因此，須加強對會計檔案鑒定銷毀工作的后期管理。一是建立起會計檔案鑒定銷毀工作成效的評估機制，組織專家對每次活動進行評估，總結經驗，分析原因，查找不足并及時提出整改措施，負責落實到位。二是加快提升工作小組成員的操作能力與實戰水平，通過交流經驗、培訓學習以及參觀考察多種方式，使高校這支會計檔案鑒定銷毀小組管理水平不斷的走向專業化發展道路。三是把會計檔案的鑒定銷毀一并納入到評優晉級考核成績中去掛鉤，有效的督促工作小組主動進行一年一次常態化的會計檔案鑒定銷毀工作開展下去，一年比一年開展的更有成效。

三、結語

總之，高校會計檔案鑒定銷毀工作是一項系統而復雜的慎重工程，只有在常態化健全完善的鑒定銷毀高校機制下，才能使會計檔案鑒定銷毀工作方法取得最大成效。

參考文獻

[1]殷志偉.關于加強企業會計檔案管理的思考[J].科技致富向導.2011.27

[2]閆莉.財務會計檔案管理中存在的問題和對策[J].經營管理者.2010.16