高校聲像檔案數字化管理探析

劉忠華

隨著網絡信息技術的迅猛發展，許多高校都在努力推進檔案數字化管理工作。在推進文書檔案數字化管理的同時，已經將聲像檔案的數字化管理納入視野范圍，可以說聲像檔案的數字化是建立數字化檔案館的一個重點與難點。

一、聲像檔案數字化管理是我校檔案工作的必然要求

筆者所在高校早在2011年就明確提出建立數字化檔案館的工作目標，為更好地推進此項工作，兩年多以來，筆者先后實地考察調研了省內外十幾所檔案數字化工作開展良好的兄弟院校檔案館（室），利用一切可能的機會加強與他們的溝通交流，學習和借鑒他們檔案數字化工作的指導思想與原則、運作方式、系統建設、管理模式等方面的先進經驗，探索適合我校數字化檔案館建設情況的方法和道路，在當前學校有限的人力、物力、財力下，盡快推進校館藏檔案數字化及服務利用網絡化工作，尤其是聲像檔案數字化管理方面。

二、當前高校聲像檔案數字化管理的基本情況：

數字化檔案館的建設基本可分為三個階段：一初始階段主要是建立檔案信息化管理系統，進行紙質檔案的電子化管理工作；二發展階段，主要是光盤和局域網絡在檔案館的應用，用戶可以在檔案館及其以外的局域網內任何場所訪問檔案館的機讀目錄、光盤數據庫和檢索系統；三數字化檔案館階段，通過互聯網跨越館際，超越時空限制，在虛擬檔案館中利用檔案信息資源。不論是哪個階段，都離不開數字化檔案管理系統的應用。當前，不少的高校檔案館已經進入數字化檔案館建設的初始化階段和發展階段，開發或引進了檔案自動化系統，對館藏紙質檔案進行數字化加工與處理，應該說，已經取得了階段性的成果。各高校在聲像檔案的數字化管理方面還是處于探索階段，主要分為以下幾種情況：

（一）利用某個較成熟的檔案管理系統進行聲像檔案數字化管理

當前，各高校都是在市場上自主選用相關的檔案管理系統，在調研與走訪過程中，筆者發現全國不少高校檔案館選用了南方某所高校所研發的檔案管理系統，甚至很多國家機關與企事業單位也選用了該系統。該系統從2003年研發完成投入使用，已經通過省檔案局科技成果鑒定，也獲得了國家版權局頒發的計算機軟件著作權登記證書。可以實現檔案錄入、全文掛接、檔案查詢、檔案借閱利用統計、檔案借閱、辦公自動化系統識別、信息發布等功能，是當前市場上比較成熟的一款系統之一。該系統是由某大學的檔案館與南京某科技有限公司聯合研制開發的電子文件和電子檔案管理系統及信息發布系統。據部分使用該系統的檔案館工作人員反映，該系統的利用能夠明顯提高工作效率，保障數據安全，與學校的辦公自動化系統直接對接，在已有數據庫的基礎上進行資源的二次開發利用，并直接利用檔案管理系統中數據庫的相關數據制作檔案館網頁進行發布與公告。不少高校在利用該系統處理文字性檔案資料的同時，管理照片、音頻、視頻檔案數據。

（二）在選用某個信息管理系統的基礎上進一步自主開發

部分高校在利用某個比較成熟的系統進行管理數字化的文字檔案的同時，也發現了其在管理照片、音頻、視頻等聲像檔案方面的局限性，比如在上傳的聲像檔案數據量不大，同時使用系統人數不多的情況下，數據上傳速度較快，查找利用效果比較理想。但數據達一定空間后，系統會出現運行緩慢的現象，10人左右同時在線工作會出現系統緩慢至不運轉狀態。針對這種情況，所走訪的上海部分高校檔案館為應對這種情況，引進了計算機和軟件設計專業的工作人員，根據自己學校的聲像檔案管理工作需求，做出系統設計方案，請相關專業公司重新設計了專門的聲像檔案管理系統與正在使用中的文字檔案管理系統對接。重新設計后的聲像檔案數字化管理的系統設計理念是以利用方便為主要目的，查找對象的速度比較快，并且考慮到了照片的版權保護問題，避免日后產生相關法律問題。檔案館為保證服務器的良好運轉，僅在服務器的升級、擴容上就先后投入了30多萬，對服務器的設計要求上也特別注重數據的安全保護問題，采取了雙重保護措施來保障數據的絕對安全。

（三）獨立自主研發系統

據筆者了解，上海交通大學的數字化檔案館建設工作早在2000左右即啟動，在檔案界已經是有口皆碑。上海交通大學檔案館設有信息中心技術室，能夠針對學校工作需求自主開發檔案管理系統和信息發布網頁。分為“歸檔平臺”、“檔案查詢”、“學歷學位認證”、“校友人物信息查詢”、“科研獲獎成果查詢”、“歷史文件中心”、“現代文件中心”、“編研陳展”、“專題匯編”、“視頻點播”等幾個部分。但是，該系統并不推向市場，僅供自己學校使用，無法在其他學校推廣。該校的照片管理系統可以實現網上查閱，不直接調用原版照片，查閱原版照片需調用光盤或磁盤陣列。在我們已調查了解的幾十所高校中，均未開展視頻檔案的數字化管理工作。該校檔案館負責人表示，他們剛開始啟動視頻檔案的數字化管理工作，前不久陸續考察過中央音像館所用的媒咨系統、青島檔案館和深圳檔案館的數字化管理工作，正在做工作規劃方案。但是該系統投入大，工作過程紛繁復雜，需要大量的專業設備和專業工作人員來配合操作該系統。

山東大學檔案館也正在研發自己的檔案管理系統，該系統可以實現照片與視頻的數字化管理，當前已經投入使用，正在推向市場。

三、對于高校建設數字化檔案館的幾點思考

（一）檔案資源的數字化處理是一項投資巨大的工程

當前各高校建立數字化檔案館都面臨不僅要數字化處理當前產生的檔案資料，還要數字化處理歷史遺留的過往資料的問題。這是一項復雜的系統工程，不可一蹴而就，需要長時間地投入大量的人力、物力和財力。所考察的幾所高校在有限的人力資源的情況下，都采取服務外包的形式來解決這個問題。在此工作上同濟大學檔案館2011年投入99萬，數字化處理了140萬頁檔案資料，計劃2012年投入200萬，以后計劃每年投入300-500萬，直至此項工作完成；目前上海交通大學檔案館通過此種方式數字化處理了400多萬頁檔案資料；上海師范大學檔案館的服務外包工作合作單位是上海八一廠；西南石油大學和蘇州大學檔案館是采取有選擇性進行資源數字化的方案，珍貴的檔案、利用率較高的檔案（如新生錄取名冊等）、字跡退化的檔案、基建圖紙檔案優先數字化處理。

（二）建立數字化檔案館要注重檔案隊伍建設

數字化檔案館的建設需要配備專業的計算機技術人才來維護、管理檔案管理系統，隨著系統開發公司原有軟件的升級和更新換代，加上供應商地域距離的遙遠，在系統的服務期過期后，僅依靠供應商的服務很難保證系統的正常維護、開發和升級，并且存在后期維護服務費用投入巨大，服務不及時不到位的問題。我校及山東大學等學校目前所使用系統狀況使我們深切的感受到這一點。上海交通大學檔案館和上海師范大學檔案館的檔案管理系統都是靠檔案館自己的計算機專業人士來維護系統正常運轉。另外，還要培訓一批技術骨干和管理人才，提高全體工作人員的數字檔案館工作思維、操作技能。

（三）數字化檔案館的建設要貫徹整體性的規劃原則

數字化檔案館的建設規劃應該納入學校數字化校園建設的整體規劃中。蘇州大學、上海交通大學的數字化檔案館負責人跟我們介紹，檔案館作為弱勢部門，在經費和人員都嚴重匱乏的情況下，都無法獨立完成數字化的系統工程，他們是依托由學校的網絡中心牽頭的數字化校園建設項目，在教務、財務、學生部門的配合下，對接學校的辦公自當化系統（OA系統），靠全校各部門的合力來實現當前的檔案數字化管理，極大地提高了全校各部門的工作效率和效益。此外，還要整體規劃好數字檔案館建設的任務分配，轉變管理模式，根據工作需要合理分工，重新整合檔案館的資源。