人事檔案管理中的問題及對策

郭淼

摘 要：檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實際工作中，由于對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應付，兼職管檔人員工作變動頻繁，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。

關鍵詞：人事檔案；管理；對策

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。本文著重探討人事檔案管理工作中存在的問題與對策。

1 當前人事檔案管理中存在的不足。

人事檔案是個人經歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業務能力、工作表現和成長過程的真實寫照，人事檔案既能反映出人們經歷、學歷和技術職稱，同時又能反映個人的社會關系和獎懲等情況。在為個人求職、單位求才提供動態、真實、有效的原始資料和數據方面，人事檔案起著舉足輕重的作用。因此，人事檔案必須保管好，管好、用好人事檔案，對人力資源開發起著重要作用。主要從以下方面開展：

1.1 部分單位領導對人事檔案管理工作不夠重視

這種情況由來已久，這些領導總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現在實際工作中，就會出現檔案工作沒計劃，檔案工作沒安排，與此同時還會出現在場所、經費、人員上沒有保障的現象。

1.2 部分單位在檔案硬件設施上投入不足

檔案室本來應是管理規范、環境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現沒有專用檔案室的現象，人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。

1.3 在管理手段方面，表現為管理手段較陳舊

由于不懂得人事檔案管理，往往在調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復調用原件，這樣做的后果就會導致紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

1.4 人事檔案收集工作力度不夠

要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。從而導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時的現象出現。體現在收集歸檔的材料方面。就會發現要么材料不全面，要么有些材料在內容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設。

1.5 人事檔案管理的信息化程度不高

在科學技術飛速發展的今天，計算機得到了普遍應用，在現代化辦公中起到了重要作用。 然而體現在人事檔案管理上，我們就會發現有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

2 人事檔案管理的對策與思考

2.1 收集材料是基礎

干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂。

2.2 加強檔案工作的基礎建設

要將檔案工作當做一件大事來抓，高度重視這項工作，并在檔案工作中嚴格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規定去做，一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，另一方面還要在庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

2.3 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質

各級組織人事部門要嚴格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規定，加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。每2-3年對檔案管理人員進行組織培訓，重點培訓檔案管理業務知識，通過系統培訓，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。

2.4 建立人事檔案信息系統，提高科學管理水平

在信息化建設的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進技術和手段管理人事檔案和人事檔案信息，全方位建立適合水文工作特點、統一開發的人事檔案信息管理系統，進而實現人事檔案管理工作的電子化、科學化，與此同時還要在提高人事檔案工作的科學管理水平上下功夫，從而為管理工作的順利開展奠定良好基礎。

3 加快現有人事檔案目錄數據庫的建設

各個單位都有著幾十年的歷史，這期間各單位變化都很大，體現在人事檔案管理工作方面尤為明顯。一方面表現為人事變動大而且復雜，另一方面表現為現存的檔案材料數量大、占據空間大，在管理和使用方面都很不便，這一現狀要求我們必須加快信息化建設，將其逐漸轉化為數據加以整理和規范，全面提高工作效率。人事檔案信息化建設將對人事、組織工作產生重大影響，主要表現在：

3.1 有利于組織人事部門“選人用人”和為領導決策提供服務

人事檔案信息化的最大好處就是能讓組織人事部門和領導方便快捷地了解各級干部隊伍狀況，迅速掌握干部在“德、能、勤、績、廉，方面的最新信息。

3.2 有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務質量

傳統的人事檔案管理側重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整編、管理、歸檔，工作量大，效率很低，費時費力。人事檔案數據庫實現信息化后，檔案管理更多地體現自動化、實時化和網絡化，數據只需一次錄入就可以多次反復利用，在局域網內部進行數據共享，從而使庫房查找變為網絡即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。在日后有關干部職務聘任及技術晉升時，用到個人相關時期的考核表及評審表，需要查找、撤出、復印，然后和其他相關材料裝訂成冊。這無形之間都造成了大量人力、物力、財力的浪費。如果實施了人事檔案數據共享，上級人事、組織部門只需調用實時數據，而無需再重復的復印、裝訂，對檔案的保護起到了重要的作用。

3.3 有利于信息的完整、準確和及時更新

人事檔案信息化后，檔案管理人員就會降低勞動強度，大大提高工作效率。一方面檔案管理人員會第一時間保證人事檔案信息的準確和完整，另一方面會及時更新檔案信息，方便領導調閱，為組織人事部門科學決策提供準確信息。

3.4 有利于檔案管理員業務水平的提高

人事檔案信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來。節約大量的手工工作時間，管理人員有充足的時間鉆研業務開拓創新，學習各種管理知識，不斷提高管理水平。同時，減少了管理人員在庫房的逗留時間，有益于管理人員的身心健康更能體現以人為本的人性化管理理念。

為轉變人們對“人事檔案”無用論觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經濟發展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。