試析疾病預防控制中心檔案管理實際探索及質量提高

樸雪花

摘 要：疾病預防控制中心的檔案資料的來源之一是醫護人員在與醫療患者的長期接觸中獲得的，它真實的反應了疾病控制工作的原始情形，并且可以在理論上指導以后工作的開展，保證今后工作的順利進行。筆者立足于現階段我國疾病預防控制中心檔案管理存在的問題，結合吉林省延吉市疾病預防控制中心檔案管理實際探索，闡述了在這一探索過程中的心得體會，提出了一些有效的針對性的舉措，以供大家分享和借鑒，希望能夠為同業提供一些參考方向。

關鍵詞：疾控中心；檔案管理；方法探索

0 引言

近幾年的中國深受疾病危害的迫害：各地頻繁出現衛生事件（最典型的當屬非典了）、傳染病猖獗、禽流感等人畜共患病的情況時有發生。在整個國家都在經歷如此嚴峻的情形的情況下，延吉市疾病預防控制中心的疾病預防控制工作的壓力也同樣面臨著勢不可擋的劇增的現象，醫療患者數量驟增，疾病類型也是各種各樣，這些都使得單位在開展疾病預防及監測、健康教育、病歷記錄等工作中形成了大量的檔案資料，檔案管理工作面臨著新的挑戰。在這種情形下，提高疾病預防控制中心的檔案管理工作的質量和效率就顯得迫在眉睫，因此，必須重視檔案管理工作的進行狀況。

1 疾控中心檔案管理出現的問題

1.1 重視程度不高

就目前情況而言，很多縣（區）級或部分市級疾控機構并沒有提高對檔案管理工作的重視，檔案管理工作的效率十分的低下，這一方面是因為有些疾控機構并沒有設置檔案管理這一部門，還有就是設置了部門但是該部門的人數不足（辦公室人員兼管的現象比比皆是），種種原因都阻礙著檔案管理工作的順利開展。同時，很多人不愿意接受枯燥乏味的檔案管理工作，加上單位對該工作投入的財力、物力過少，許多員工不愿積極的做好自己的本職工作，消極怠工，延遲檔案工作的進行。

1.2 歸檔工作不及時，有用信息丟失或外流

檔案記錄好之后，還要進行收集，收集好了之后還要進行檔案的歸檔工作，這一步步都是保證檔案規范化的重要步驟。但是，很多情況下各個部門對資料的收集和整理的手段、結構不同，導致檔案管理工作的復雜性。再加上，各部門之間沒有進行規范操作，損害檔案的完整性。在這樣一種管理下，部分有用的資料信息不能得到及時歸檔，只在少數部門內部流轉，大量的有用信息很難被需要的人查詢到，更別說對信息的利用。而且，信息違背歸檔還存在信息外泄或丟失的情況，使得對檔案信息的利用率大大降低。

1.3 信息化程度不高

檔案的信息化管理，不僅能夠在一定程度上提高工作效率，使得檔案更易于保管，還能在一定層面上改變檔案管理部門的工作態度，打破檔案管理的封閉狀態，實現復雜的無人問津的檔案管理工作更加開放化和信息化，實現檔案管理的優質發展。然而，就目前而言，疾控中心對檔案管理工作并不是非常重視，將檔案管理工作與信息化相結合的實踐并不多，所說大多的事情是在計算機上完成，但是許多的工作還是停留在傳統的人工方式，檔案管理的信息化沒有得到真正實現。

2 提高質量的途徑

延吉市疾病預防控制中心（以下簡稱“中心”）成立于1958年，成立之初的名字叫延吉市衛生防疫站。2007年，按照國家衛生防病機構改革精神的貫徹落實，中心與市衛生監督所合并，并且同時加掛延吉市衛生監督所的牌子。中心具有獨立法人單位資格，它直屬于延吉市衛生局。吉林省延吉市疾病預防控制中心主管衛生事業，主要工作就是負責延吉市的疾病控制與預防、健康的教育與促進、技術管理和服務等工作，它為延吉市全市人民的健康以及延吉市的衛生事業做出了突出的貢獻。

疾病預防控制中心的檔案管理工作是十分重要的，它是今后疾病預防控制工作正常運行的有效保證，是確保延吉市人民身心健康，遠離病痛的關鍵，對全市的發展都是至關重要的。接下來，筆者將根據上文所述我國市縣疾病預防控制中心的檔案管理工作的現狀，結合延吉市在此方面的實際探索，提出幾點關于提高檔案管理質量的意見。

2.1 增強對其重視意識

檔案管理工作對疾病預防控制單位的特殊性，需要我們單位的相關領導以及工作人員提高對這一工作領域的重視。相關領導人員，要從全局角度保持對這一領域高度的重視，嚴厲懲戒玩忽職守的員工，幫助員工樹立關于檔案管理的重要性的意識。我們相關的檔案管理人員自身也需要提高重視，在工作中改變三心二意的態度，認真仔細的完成每一工作環節，努力維護檔案管理工作的正常開展，保證檔案管理的質量。

2.2 歸檔及時，加強其完整性

檔案是在實踐工作中形成的，其原始狀態是雜亂無序的，這就需要有人員去整理歸檔，這樣才是真正的檔案管理。因此，檔案的整理和歸檔工作是檔案管理工作中的十分重要的一環，全體員工樹立“以我為主”的觀念是做好檔案整理工作的首要步驟。對于本單位在工作中形成的文件，可以依據文件的重要程度歸檔，準確地體現本單位的工作情況。還可以根據文件時間的長短分為長期和短期來分類，使檔案分類一目了然，簡潔明了，易于查找。當然，檔案的歸檔工作的順利完成還有賴于歸檔的及時有效。要避免檔案出現無序和混亂的現象，必須及時有效的對檔案進行歸檔。

2.3 加強信息化建設

信息化是21世紀的主旋律，它就代表著自動化，如果檔案管理工作和信息化相結合，那將大大提高檔案管理工作的效率。要實現這一結合，最重要的就是要提高檔案管理工作的標準化和規范化。本單位的檔案管理工作的信息化做的還是不夠的，雖然有些工作已經使用了信息化，但是標準化和規范化方面略顯不足。第二步就是數據庫建設，就本單位來說，大量的文件還沒有記錄到數據庫當中，還處于向信息化管理系統的過渡時期。數據庫系統的建立是一項長期的任務，需要整個單位人員的配合，只有共同努力，才能更好的完成這一工作。

3 探索過程的體會

做好疾控中心檔案管理工作，充分發揮檔案管理的作用，歸于做好疾控中心的本職工作有非常重要的推動作用，所以我們要高度重視。筆者對于這個問題有以下幾點體會：

3.1 重視是前提

戰略上的重視是做好一件事情的前提，檔案的價值不僅僅存在于紙張上，更體現在其指導作用上，檔案管理工作是疾病預防控制中心工作的重要組成部分。檔案不僅是對事件的記錄，更是對各個重大事件的客觀描述，對指導今后的工作具有非常重要的借鑒意義。因此，我們必須對檔案的管理工作予以高度的重視。

3.2 注重人才培養是關鍵

現今社會最大的最優的資源就是人力資源，人才是新世紀最缺乏的，人才的素質決定一切。檔案管理人員素質的高低決定了檔案管理工作的成功與否。檔案管理面臨著越來越多的挑戰，檔案管理人員需要不斷的提升自己的素養來適應和應對挑戰。當然，素養是全方位的，不只包括專業知識方面，還需要有高度的責任心和團隊意識以及創新精神，這樣的全才才是檔案管理工作所需要的。

4 結語

疾病預防控制中心的檔案管理工作關系重大，完備的檔案資料信息能夠更好的發揮檔案的借鑒參考作用，更好的利用檔案，對提高疾控中心的工作效率有促進作用，為廣大群眾提供更好的服務。

參考文獻

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