談中學檔案管理信息化建設的有效策略

袁嫣

摘 要：隨著信息化的不斷發展，信息技術為中學檔案管理提供了極大的便利，但是現階段中學檔案信息化建設還存在很多問題，降低了中學檔案管理的效率，為此，筆者在本文中就如何加強中學檔案管理的信息化建設加以簡要分析，以期給中學檔案管理以有益借鑒。

關鍵詞：中學；檔案管理；信息化建設

隨著信息技術的發展，信息技術逐漸深入到社會發展的各個領域，并起到重要的推動作用。中學的檔案作為重要的信息資源，一直以來都是中學發展的重中之重，為了適應時代的發展提出了中學管理檔案信息化建設的目標。所謂的中學管理檔案信息化建設是指中學采用信息化的管理手段對自身的檔案進行管理，實現檔案資源的處置和利用。中學管理檔案信息化建設作為當前檔案管理的先進模式，相比于傳統的檔案管理模式具有便捷、高效的特點，使檔案管理的工作流程進一步簡化，減輕了檔案管理者工作量，應該得到中學檔案管理工作者的高度重視，采取積極措施促進中學管理檔案的信息化建設。

1 中學檔案管理信息化建設的現狀

1.1 中學管理檔案信息化建設缺乏專業人才

優秀的專業人才對促進中學管理檔案信息化建設具有重要推動作用，但是目前我國中學管理檔案信息化建設的專業人才十分匱乏，而且存在的專業人才不是年齡偏大，就是沒有接受專業的知識培訓，難以有效促進管理檔案的信息化建設。此外，部分工作者在進行檔案管理工作時，缺乏認真的態度和責任心難以及時發現檔案管理信息化建設中存在的問題，對管理檔案信息化建設不夠重視。因此，有必要培養一批專業的管理檔案信息化建設人才，促進檔案管理工作的開展。

1.2 領導者對管理檔案信息化建設不夠重視

目前，中學的領導在促進管理檔案信息化建設時，只是簡單的將專業人才引入，并沒有為其指定相關的研究工作和目標，對管理檔案信息化建設工作不夠重視。此外，部分領導對管理檔案信息化建設沒有進行全面的了解，認為管理檔案信息化建設與其無關，將與管理檔案信息化建設的有關工作轉交給下屬，導致管理檔案信息化建設工作停滯不前，難以達到預期的目標。

1.3 當期管理檔案工作信息化程度低

雖然信息技術已經得到廣泛的發展和普及，但是許多中學在進行檔案管理時，仍然采用落后的管理方式，將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導致現代檔案管理工作的信息化程度降低。此外，采用紙質檔案存在許多弊端，其一，紙質檔案容易受到外界環境的影響極易損壞，一旦發生損害將難以恢復；其二，在進行信息查找時，難以快速的從紙質檔案中找到。

1.4 檔案意識淡薄、材料不全

學校教學工作的繁重，導致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導致檔案的收集不全，歸檔材料質量不高，缺乏完整性；還有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，處于被動狀態，檔案信息資源開發不足，使檔案利用率不高。”

2 提升中學檔案管理信息化建設水平的對策分析

針對現階段中學檔案管理信息化建設中存在的問題，學校相關部門應該加強檔案管理的信息化建設，以不斷提高學校檔案管理的信息化建設水平。

2.1 加強中學管理檔案信息化建設專業人才建設

目前我國的中學檔案信息的傳統管理正在被信息化的管理方式所取代，信息化的管理技術日新月異，檔案管理業趨于復雜化和多樣化。對于這種現狀一方面可以通過督促工作人員不斷學習提高自身的計算機技術水平，對工作人員的操作技巧進行定時培訓，熟練掌握檔案信息存儲的硬件和軟件操作和維護常識；另一方面要訓練從業人員的職業道德，及時更新工作人員的管理理念，杜絕工作人員唯利是圖泄露檔案信息的現象發生。另外，管理方式的演變不是一蹴而就的，在加強工作人員專業素養建設的同時，可以將傳統的管理方式和信息化的管理方式進行有機結合，實現傳統管理方式向信息化管理方式的良好過渡。

2.2 加強領導對中學檔案管理信息化建設工作的重視

為強化中學的檔案管理信息化建設，首先要加強中學相關管理人員的信息保護意識，從領導階層開始真正做到把信息檔案的管理當作核心任務來完成。檔案管理最重要的部分就是關于檔案的保密性問題，學校內部領導在進行規劃時可以將檔案管理室選擇在較為隱秘的地方，對門窗進行防盜加固措施，派專業人士進行看管，非內部人員禁止入內，對出入者做好登記工作。此外，還要對檔案管理者進行定期培訓，不斷提高其檔案管理的信息專業素養。

2.3 完善中學檔案管理機制

只有建立科學合理的檔案管理機制，才能有效的促進中學檔案信息化建設水平的提高。在完善檔案管理機制時，管理者可以將信息化建設作為中學檔案管理工作的業績考核的之一，最大程度的激發檔案管理工作人員的積極性，讓工作人員將飽滿的工作激情投入到中學管理檔案信息化建設水平工作之中。

3 結語

隨著時代的發展，我國中學的管理檔案機制由傳統的紙質檔案逐漸向信息化方向發展，并且信息化檔案管理模式在不斷的完善，但是仍然存在許多問題需要解決。因此，在促進我國中學的管理檔案的信息化建設時，工作人員不僅要繼續發揚紙質檔案管理工作嚴謹的風格，還要繼續開展信息化檔案管理工作，加強對檔案管理信息化建設的探索，加強檔案管理工作的信息化建設，提高中學檔案管理工作的效率。

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