談中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

袁嫣

摘 要：隨著信息化的不斷發(fā)展，信息技術(shù)為中學(xué)檔案管理提供了極大的便利，但是現(xiàn)階段中學(xué)檔案信息化建設(shè)還存在很多問(wèn)題，降低了中學(xué)檔案管理的效率，為此，筆者在本文中就如何加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)加以簡(jiǎn)要分析，以期給中學(xué)檔案管理以有益借鑒。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸深入到社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，并起到重要的推動(dòng)作用。中學(xué)的檔案作為重要的信息資源，一直以來(lái)都是中學(xué)發(fā)展的重中之重，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展提出了中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。所謂的中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)是指中學(xué)采用信息化的管理手段對(duì)自身的檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的處置和利用。中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)作為當(dāng)前檔案管理的先進(jìn)模式，相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式具有便捷、高效的特點(diǎn)，使檔案管理的工作流程進(jìn)一步簡(jiǎn)化，減輕了檔案管理者工作量，應(yīng)該得到中學(xué)檔案管理工作者的高度重視，采取積極措施促進(jìn)中學(xué)管理檔案的信息化建設(shè)。

1 中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)缺乏專(zhuān)業(yè)人才

優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人才對(duì)促進(jìn)中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)具有重要推動(dòng)作用，但是目前我國(guó)中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏，而且存在的專(zhuān)業(yè)人才不是年齡偏大，就是沒(méi)有接受專(zhuān)業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，難以有效促進(jìn)管理檔案的信息化建設(shè)。此外，部分工作者在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，缺乏認(rèn)真的態(tài)度和責(zé)任心難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，對(duì)管理檔案信息化建設(shè)不夠重視。因此，有必要培養(yǎng)一批專(zhuān)業(yè)的管理檔案信息化建設(shè)人才，促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)管理檔案信息化建設(shè)不夠重視

目前，中學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)在促進(jìn)管理檔案信息化建設(shè)時(shí)，只是簡(jiǎn)單的將專(zhuān)業(yè)人才引入，并沒(méi)有為其指定相關(guān)的研究工作和目標(biāo)，對(duì)管理檔案信息化建設(shè)工作不夠重視。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理檔案信息化建設(shè)沒(méi)有進(jìn)行全面的了解，認(rèn)為管理檔案信息化建設(shè)與其無(wú)關(guān)，將與管理檔案信息化建設(shè)的有關(guān)工作轉(zhuǎn)交給下屬，導(dǎo)致管理檔案信息化建設(shè)工作停滯不前，難以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

1.3 當(dāng)期管理檔案工作信息化程度低

雖然信息技術(shù)已經(jīng)得到廣泛的發(fā)展和普及，但是許多中學(xué)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍然采用落后的管理方式，將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理工作的信息化程度降低。此外，采用紙質(zhì)檔案存在許多弊端，其一，紙質(zhì)檔案容易受到外界環(huán)境的影響極易損壞，一旦發(fā)生損害將難以恢復(fù)；其二，在進(jìn)行信息查找時(shí)，難以快速的從紙質(zhì)檔案中找到。

1.4 檔案意識(shí)淡薄、材料不全

學(xué)校教學(xué)工作的繁重，導(dǎo)致各部門(mén)不能及時(shí)地提交各類(lèi)檔案材料，從而導(dǎo)致檔案的收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性；還有很多教師對(duì)檔案重視程度不夠，檔案歸案意識(shí)不強(qiáng)，處于被動(dòng)狀態(tài)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，使檔案利用率不高。”

2 提升中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)水平的對(duì)策分析

針對(duì)現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，學(xué)校相關(guān)部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，以不斷提高學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)水平。

2.1 加強(qiáng)中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)專(zhuān)業(yè)人才建設(shè)

目前我國(guó)的中學(xué)檔案信息的傳統(tǒng)管理正在被信息化的管理方式所取代，信息化的管理技術(shù)日新月異，檔案管理業(yè)趨于復(fù)雜化和多樣化。對(duì)于這種現(xiàn)狀一方面可以通過(guò)督促工作人員不斷學(xué)習(xí)提高自身的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，對(duì)工作人員的操作技巧進(jìn)行定時(shí)培訓(xùn)，熟練掌握檔案信息存儲(chǔ)的硬件和軟件操作和維護(hù)常識(shí)；另一方面要訓(xùn)練從業(yè)人員的職業(yè)道德，及時(shí)更新工作人員的管理理念，杜絕工作人員唯利是圖泄露檔案信息的現(xiàn)象發(fā)生。另外，管理方式的演變不是一蹴而就的，在加強(qiáng)工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)建設(shè)的同時(shí)，可以將傳統(tǒng)的管理方式和信息化的管理方式進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式向信息化管理方式的良好過(guò)渡。

2.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作的重視

為強(qiáng)化中學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)，首先要加強(qiáng)中學(xué)相關(guān)管理人員的信息保護(hù)意識(shí)，從領(lǐng)導(dǎo)階層開(kāi)始真正做到把信息檔案的管理當(dāng)作核心任務(wù)來(lái)完成。檔案管理最重要的部分就是關(guān)于檔案的保密性問(wèn)題，學(xué)校內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行規(guī)劃時(shí)可以將檔案管理室選擇在較為隱秘的地方，對(duì)門(mén)窗進(jìn)行防盜加固措施，派專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行看管，非內(nèi)部人員禁止入內(nèi)，對(duì)出入者做好登記工作。此外，還要對(duì)檔案管理者進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷提高其檔案管理的信息專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

2.3 完善中學(xué)檔案管理機(jī)制

只有建立科學(xué)合理的檔案管理機(jī)制，才能有效的促進(jìn)中學(xué)檔案信息化建設(shè)水平的提高。在完善檔案管理機(jī)制時(shí)，管理者可以將信息化建設(shè)作為中學(xué)檔案管理工作的業(yè)績(jī)考核的之一，最大程度的激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，讓工作人員將飽滿的工作激情投入到中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)水平工作之中。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)中學(xué)的管理檔案機(jī)制由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸向信息化方向發(fā)展，并且信息化檔案管理模式在不斷的完善，但是仍然存在許多問(wèn)題需要解決。因此，在促進(jìn)我國(guó)中學(xué)的管理檔案的信息化建設(shè)時(shí)，工作人員不僅要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)紙質(zhì)檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娘L(fēng)格，還要繼續(xù)開(kāi)展信息化檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的探索，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高中學(xué)檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]李文英；檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性[J]；才智；2011年29期

[2]趙威；淺談人事檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J]；才智；2011年31期

[3]馮春蓮；張發(fā)亮；劉英則；貫徹《歸檔文件整理規(guī)則》開(kāi)創(chuàng)高校檔案管理新局面[J]；機(jī)電兵船檔案；2003年05期