多種管理方式在圖書資料管理中的運用

張瓊

摘要：伴隨著高校體制的改革，資料室作為高校圖書館的補充和延伸，以其特有的文獻資料為師生服務，它是教學科研所需要的第一手資料，是為教學科研的需要而設置的輔助機構，如何實現資料室的最優化管理，是每一個從事資料室管理工作的人都需要深刻思考的問題，本文通過資料室管理現狀的分析，來深度探討資料室管理方式以及未來的發展方向。

關鍵字：多種管理方式；圖書資料；資料管理

1. 圖書資料管理模式現狀分析

1.1 目前，大部分的圖書資料室都沒有建立一套適合自身資料管理的有效制度，沒有一個統一的資料管理的標準，很多的文件和資料都沒有很好的進行歸檔和整理，只是非常雜亂的存在在一起，管理相當混亂，缺乏系統和完整的管理，使查找非常的困難；

1.2 圖書資料是圖書資料室的重要組成部分，具有非常重要的參考價值，但是，目前為止，圖書資料室并沒有受到應有的重視，在資料的管理上，缺乏專職的資料管理員對其隊形歸類和分檔，大部分的圖書資料室都是由辦公室的人員來兼職，并沒有安排專業的人員來進行處理，圖書資料管理是一項復雜而長期漫長的工作，是要經過日積月累而完成的，如果沒有一個很好的管理，圖書資料就會不完整、不系統，這樣，圖書資料室的工作就永遠也不會做好，缺乏很好的保護措施，對于資料隨意的堆放，這些都不利于圖書資料室的發展和完善。

2. 圖書資料管理方式的分類

2.1 通過看字母進行分類，首先查看圖書封底書號后面通常代表分類的字母，有的圖書在書號后面有該書的分類字母，這是出版社對書籍分類的確定；

2.2 看圖書的版權頁，很多的圖書在版權頁上都會提示書籍的類別，通過對版權頁的查看可以看到該圖書屬于哪種類別的具體的情況；

2.3 通過內容概要來分類，在查看過封底和版權頁的情況下，然后再查看圖書資料的內容概要，這樣更加便于我們了解圖書的大概內容，幫助我們很好的了解書籍主要講的是哪方面的內容，更加方便我們準確的把握圖書的分類。比如《長尾理論》，書籍封底的書號后面的字母是“F”，這個說明它是屬于經濟類的圖書，版權頁上面提示的是“企業管理，銷售管理”，然后再看書的內容主要是關于互聯網上的營銷理論的，所以，根據以上的情況，這本書可以初步被判斷為是營銷理論類的書籍，在存檔和擺放的時候就可以考慮放在營銷理論和電子商務兩個地方。

2.4 通過查看出版社的建議來進行分類，現在有很多的書，出版社在圖書出版的時候都已經在書的封面或者封底注明了封存或者上架的建議，這些都可以作為圖書資料管理分類的依據。

3. 圖書資料管理方式的綜合運用策略

3.1圖書資料的管理主要是對文獻資源的管理，它在圖書資料管理的每一環節都有所體現，因此，圖書資料管理的主要內容是信息資源的管理。通過對文獻信息的收集和整理，將有價值的地方發掘，然后將信息按類別不同進行分類和存儲，建立知識和信息的統一庫存，讓知識能夠從靜態轉變為動態，更好的達到流通和應用的目的。伴隨信息化技術的不斷發展，圖書資料室的內容不再只是書籍和文獻，而是增加了很大一部分的網絡信息資源，而對于知識和信息的收藏和整理也漸漸的從紙質發展到了網絡技術和數字的資源，通過這一點要求我們能夠改變傳統意義上的管理模式，利用先進的技術支持和知識管理的思想理念，來對知識和信息資源分類整理，建立各種不同類別的知識庫，用來供應用戶的不時之需。

3.2 圖書資料的管理主要體現在人員能力的資源管理上。圖書資料室能夠發展的根本就是人的創造能力和能動性。以創新作為主要的目的，發掘出人的本能和潛能，將人所具備的隱性知識利用技術和知識的不斷創新來表現出來，以此對圖書資料的管理和發展起到推動作用，知識是人類創造出來的，隱性知識更是存在于人的日常生活的經驗中，人具有對知識不斷創新的能力，人力資源管理通過彼此間的信任和相對寬松的氛圍和環境，利用各種互相交流和學習的平臺，激發出人自身所特有的潛能，利用更加合理化的管理來實現對于圖書資料的科學管理和人力的合理利用。

3.3圖書資料管理對于知識的管理還體現在信息技術上，信息技術可以使圖書資料管理工作得到創新和發展，信息技術的快速發展，使得知識的經濟和管理時代也迅速的到來，信息技術決定著管理模式的變革，信息技術在圖書資料管理中被廣泛應用，改變了傳統的利用手工操作的模式，大幅度的提高了工作的效率，增加了工作的質量，信息技術是知識儲備的基礎。比如我們可以利用數據庫來將隱形的信息轉化為顯性的知識。利用搜索引擎來對大批量的知識進行存取。

3.4為了能夠讓圖書資料管理的知識進行有效的流通，需要將傳統的等級式的組織結構模式轉變為現代的網絡化的組織體系，利用現代化的網絡信息技術，搭建各種有利的交流平臺，打破等級式的管理限制，實現知識的相互轉化，促進信息知識的不斷創新和發展。比如可以利用電子郵件或者增加網絡會議室等等手段來使人們不易于表達出來的一些經驗轉化為書面的可以供人們參考和學習的顯性知識，同時可以利用知識管理系統中的平臺，將不同的信息知識進行劃分，使源源不斷的新知識能夠得到共享，增加新知識在實際生活中的實用價值，所以，組織結構管理的轉變，是知識管理的迫切要求。所以，營造出一個相對平等的，和諧的，能夠讓員工創新力得到充分發揮的組織機構是圖書資料管理改革中非常重要的一個環節。

4. 圖書資料管理的未來發展方向

4.1數字圖書管理是未來圖書資料管理的發展方向，數字圖書管理是在信息存儲形式和信息組織形式以及信息的處理和輸出形式等等方面對圖書資料管理的重大改革，數字圖書管理被人們認為是未來圖書資料管理的發展模式，這種圖書資料管理的實質就是通過計算機網絡對各種信息資源進行搜尋、利用，是用戶知識和信息獲取的最快途徑，是一種信息的環境，而不是一個具體的圖書。

4.2 圖書資料實現網絡化，可以使方便人們對圖書資料的查找和利用，可以利用網絡的通訊功能，為用戶進行信息的快速服務，可以通過互聯網上強大的搜索引擎為用戶提供文獻信息的快速傳遞，用戶可以通過網絡來查找文獻信息，在網上獲得更加準確更加充分的參考資料。

4.3 為了適應圖書資料管理的發展，應該加強數字化文獻資源的建設，除了一些購買的電子光盤和出版物以外，還應該將傳統的紙質文獻轉化為數字化的文獻，在電子出版物的選擇上，應該避免重復，對于一些利用率不是很高的外刊，可以在網上進行檢索。

5.總結

圖書資料的管理應該面向服務信息化，信息資源共享化的轉變，推動圖書資料管理的自動化和科學化管理，隨著文獻收藏的多樣化，更應該要求計算機化的管理，在采購、編目和檢索流通等各種工作中都應該要加強計算機的管理，方便讀者閱讀，在圖書資料的管理上，除了要有現代化的設備以外，還應該擁有先進的管理思想，科學的管理方法，以及創新觀念的指導，只有這樣才能夠推動圖書資料管理的科學化和現代化。

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