醫院數碼照片檔案、膠片檔案以及舊照片檔案的整理及歸檔

李春蓉

摘 要：當前，數碼照片在許多圖像記錄領域大量產生，而數碼照片檔案管理則處于無法可依，無章可循，各行其道的狀態，由于數碼影像數據具有可復制性，如果不同的檔案部門之間處理好保密、版權等問題，很容易通過收集實現資源共享互通有無。因此，我們應積極研究數碼影像檔案的特點，完善數碼影像的管理。先把照片分類： 第一大類是數碼相機進行的拍照的照片、掃描的以前的膠卷照片和翻拍的舊照片，這類沒有底片，只有進行數碼分類儲存。二大類是用一般的相機照的，有底片和沖洗的照片，這類照片需要仔細分類，包括舊的照片 。

對第一大類：以下歸檔的數碼照片包括數碼相機直接照的照片、掃描的以前的膠卷照片和翻拍的舊照片。

一、歸類方法：將照好的數碼照片從相機里倒入電腦里，再在電腦里進行分類，首先按科室進行分類，我們分成院務部、醫務部、后勤等職能科室、產科、婦科、兒科病區、門診等臨床科室，再在各分科的大類上進行各個部門下設不同內容的組，各會議活動等內容設一個組，重大事項單獨列組，如：地震的救治等。

二、保存原則：將大量的數碼照片，根據各個主題選擇有代表性的、重要的、能說明問題或者主題的（如會議一般都要選擇有橫幅的、一目了然就能知道是什么內容的照片）、及利用價值的照片作為歸檔的標準。

三、歸檔的數量；根據主題的重要程度，適量選擇部分相關的照片，一般是5張左右。

四、文件保存格式：一般為JPG，文件像數一般為500萬，也有一些掃描的數碼照片制作幻燈片的，要求像素不是很高，文件像素可以在300萬，還有一些照片因為人員眾多如集體照，或著其他一些需要將照片像素保存較大，分類按不同的要求進行保存。

五、照片的標注：所選出來的照片，按組、按類建立文件夾，并將文件夾重新命名，打上卷宗號，案卷號，本組的第一和最后一張照片及本組的簡單說明。同時，注明人物的姓名、職務、參加的什么事情。片子自身的數據就不用再記了，只要按一定規律（如日期、地點）文件夾歸檔刻盤就行，最好是文件名上能體現。

六、照片的歸卷：1、加上所在數碼照片的保存路徑。如：1號電腦、D盤、特卷、地震、當天、手術室、一組、1、2、3號照片及光盤編號為特卷3-地震1-當天、手術室1。2、刻錄的光盤歸卷：光盤刻錄完畢，先按年度分類編號，再按科室分類裝入光盤袋，在光盤的表面用記號筆寫上年，科室等編號。3、數碼照片背景信息登記：卷宗 度 保管期限 歸檔號。

八、照片的保管：光盤的保管：在干燥、清潔、無油煙、無光、無異味的環境中；要求豎放，避免擠壓、刮傷、磨損、觸摸表面，一般的光盤四五年就會出問題，每五年應進行一次清理、檢查，發現問題及時拷貝。用于長久保存的數據光盤，不應經常讀取。經常使用的數據應存在硬盤中。

對二大類的整理：用一般的相機拍攝，有膠片底片和沖洗照片，這類照片需要仔細分類，包括舊的照片 。

一、對反映同一內容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。對以前的照片調查論證，如：照片、底片的內容、質量、破損程度、修復手段、裝具要求等進行調查摸底。這些照片主要是醫院成立初期以來的照片，大小不一，形式各異，未經過系統整理，由于保管條件的限制，照片與底片卷曲變形，發黃變脆，霉變、灰塵粘結等現象比較嚴重。

二、初步清理、鑒定與登記，將照片按以上部門分類，，將照片、底片逐張編號，并抄錄照片正面、背面及附著在紙張上的文字。一張照片或一組照片編寫一個文字說明。選用照片、底片分別編號法。對翻拍底片，應在底片袋的左上方標明“F”字樣。保管期限代碼：分別用Y、C、D”對應代表永久、長期、短期。

三、簡單分類、微機匯總根據照片所反映的問題，設置：黨政群團會議、醫院重大活動、國際、國內新技術、紀念活動、醫療、后勤下設；基建、食堂、儀器、科研、儀器重要活動等。每張照片、底片在進行分類的基礎上將條目輸入微機，通過Excel按類別打印出分類目錄。

四、照片、底片的技術處理：1·清洗：對于有污跡、發干、變脆、卷曲的照片、底片進行水洗處理。用清水浸泡，用軟毛刷刷去附著在照片、底片上的污物，然后用蒸餾水漂洗，水洗時間總共不得超過30分鐘，最后取出晾干。對太舊的照片，用臭氧發生器消毒24小時。2·翻拍：對發霉變質、表面薄膜脫落的照片，采取修復與翻拍相結合的措施。一般用數碼相機翻拍，技術要求：采用近距鏡頭，散射光源，有污漬的照片，用濾光鏡。3·洗放：對鑒定出有價值的沒有照片的底片進行沖洗、放大。干燥，不能用上光機，要自然干燥。

五、照片的保存：1、根據照片大小不一的情況，按照照片整理要求，設計出普通照片冊、大照片盒、底片冊三種裝具。冊子一律采用活頁夾， 中間芯頁采用320g白色中性紙，隔頁紙采用中性透明紙，規格A4型、A3型。照片冊中有5寸的照片袋，因為大部分老照片都是5寸的，還有不設照片袋二種，，以利于大小不一照片的固定。大照片采用640g白色中性紙板加中性透明隔頁紙，規格A3型，單頁裝盒，不固定。特長照片采用中性卷筒紙芯固定、裝盒。對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照照片號順序排列。如豎直放置，應首先將照片固定在專用的紙板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm，以豎直放置為宜。2、我們平常是每個月整理，編排，同屬一類的照片按時間順序編號，將整理成冊與編目將照片用雙面膠固定在照片冊上，并粘好由微機打印出的照片號、底片號年度、張號及文字說明，最后打印出卷內目錄。底片裝袋，按照底片號插入底片冊。綜合類排列編號，按照形成年度、張號分別排列裝冊，一年一個流水號。3、照片的保存條件：底片、照片應恒溫、恒濕保存。長期貯存環境，24小時內溫度的周期變化不應大于±2℃，相對濕度變化不應大于±5%。中期貯存環境，24小時內溫度的周期變化不應大于±5℃，相對濕度變化不應大于±10%。底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房門的溫、濕度若存在較大差別，應設緩沖間，在其提供利用前應在緩沖間過渡幾小時。貯存柜架：底片、照片應在能關閉的裝具中保存，存儲柜、抽屜、有門的書架或文件架等。貯存柜架應采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應穩定耐用，且對貯存的底片、照片無有害影響。對貯存柜架進行排列時，應保證空氣能在其內部循環流通。

綜上所述，所有照片對分類、分組出來的照片都要注明時間、地點、人物、事由、攝影者、背景等內容、也叫六要素。照片檔案的處理是一個煩瑣的過程，要求進行這項工作的人員不僅有專業的知識，而且要有耐心，不怕煩瑣，認真仔細，面對大量的新的、先進的、舊、老的照片，進行一張張的仔細分類，人工檢索，工作量是非常大的，我們的工作人員要求有極強的責任心和工作能力，在保證日常的工作情況下，完成新的、老的的照片整理，數碼相片的整理、歸檔會越來越重要，我們將不停的總結經驗，和大家分享、交流，把一些重大的歷史，用珍貴的照片形式保存下來，給后人參考和利用。