加強文物保護工程中的檔案管理工作探討

摘 要：文物檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代化的一個重要組成部分，它是運用科學(xué)思維，組織，方法及手段有效保管的，檔案的有效管理，從而獲得最佳的效益，經(jīng)濟效益和社會效益。文物、檔案管理現(xiàn)代化是一個綜合的概念，包括現(xiàn)代技術(shù)手段，包括現(xiàn)代科學(xué)的管理方法及應(yīng)用。本文主要闡述了文物保護工程中的檔案管理工作的重要性和文物保護工程中的檔案管理工作存在的問題以及加強文物保護工程中的檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：文物保護工程；檔案管理；重要性；措施

1 文物保護工程中的檔案管理工作的重要性

1.1 文物保護工程中的檔案管理工作的規(guī)范化

由于文物保護工程中的檔案管理工作具有保密性，因此，只有對文物保護工程中的檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對檔案袋實行統(tǒng)一的印制，對工作人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標(biāo)準(zhǔn)。對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴格控制，例如：檔案的借閱和復(fù)印等。只有嚴格統(tǒng)一使文物保護工程中的檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動了檔案基礎(chǔ)工作，對于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進作用。在過去的幾年，我國許多地區(qū)的檔案館對于卷宗學(xué)理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法、檔案信息數(shù)字化、電子文件、文檔一體化和與改革創(chuàng)新配套的檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章建設(shè)等許多問題進行了大膽的創(chuàng)新實踐與理論研究，取得了很多有益的經(jīng)驗。檔案服務(wù)創(chuàng)新的開展，使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任務(wù)的工作量，相對于傳統(tǒng)的手工勞動方式得到增大。

1.2 文物保護工程中的檔案管理工作的信息化

文物保護工程中的檔案入錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的文物保護工程中的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時和靈活性，用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式，實現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

1.3 文物保護工程中的檔案管理工作的安全性

由于文物保護工程中的檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都需要通過嚴格的管理機制進行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，以及論文聯(lián)盟安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前文物保護工程中的檔案管理工作實行集中式的管理以后，文物保護工程中的檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在文物保護工程中的檔案的建立上，采取了嚴格的監(jiān)督機制。在文物保護工程中的檔案的查閱上，則制定了非與檔案相關(guān)的人員或沒有通過批準(zhǔn)的人員是不能進行查閱的。這樣一來就使文物保護工程中的檔案管理工作得到了保證。

2 文物保護工程中的檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理意識不強，文物保護工程中的檔案利用率低

文物保護工程中的檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，文物保護工程中的檔案信息資源的有效利用可以帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對文物保護工程中的檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使員工對文物保護工程中的檔案利用效益知之甚少。由于對文物保護工程中的檔案工作重視程度不夠，文物保護工程中的檔案信息資源開發(fā)不足，造成文物保護工程中的檔案利用率不高。

2.2 文物保護工程中的檔案硬件投入及經(jīng)費不足

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。文物保護工程中的檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

2.3 文物保護工程中的檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前文物保護工程中的檔案管理專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。

2.4 文物保護工程中的管理制度陳舊

由于規(guī)章制度的缺乏，或者是規(guī)章制度得不到有效執(zhí)行，基層處罰工作不力人員時，往往被上層勢力姑息縱容而失去效力，部門管不住人，某些人囂張氣焰日勝。反映在文物保護工程中的檔案管理上就顯出了諸多混亂跡象，如借閱不登記現(xiàn)象屢有發(fā)生，管理者雖心有怨言，卻裝“老好人”，糊糊涂涂地借出，迷迷糊糊地收回，怕得罪所謂“內(nèi)部人”，而這些“內(nèi)部人”也是十分不自覺，未裝訂的檔案違反制度東借西看，是想查資料、客觀上有利于工作的開展，還是想泄露信息，尋求權(quán)益呢？有時陰暗層面很難放在陽光下來晾曬。這里所謂的管理僅是開門送材料，關(guān)門堆資料，沒有借閱登記本，工作就是混日子。檔案收集工作不嚴密，就會造成關(guān)鍵資料的缺省，檔案文件完整性受損、管理措施的滯后制約了檔案管理手段的創(chuàng)新與升級，陳舊的毫無章法的管理手段只能造就低層次的缺位管理。制度制定時缺乏集中統(tǒng)一性，把關(guān)不嚴，使得檔案管理陷入混亂的現(xiàn)象。

3 加強文物保護工程中的檔案管理工作的措施

3.1 關(guān)于文物檔案工作，各檔案藏品狀況雖不盡相同，但必須嚴格按照《中化人民共和國文物保護法》、《檔案館藏品管理辦法》等規(guī)定去做

1991年11月19日國家文物局印發(fā)的《藏品檔案填寫說明》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。《說明》對檔案填寫的格式、文物定名、鑒定、文物總登記號、文物分類號、檔案編號、時代、作者、數(shù)量、質(zhì)地、色澤、用途、來源、尺寸、重量、形狀、入藏日期、征集經(jīng)過、流傳經(jīng)歷、修復(fù)、裝裱、復(fù)制記錄、現(xiàn)狀記錄、照片拍照等方面都作出了具體規(guī)定，各博物館應(yīng)根據(jù)各自的館藏實際，按照統(tǒng)一的定義進行完善和整理，使之統(tǒng)一分類、統(tǒng)一格式和內(nèi)容。

3.2 夯實基礎(chǔ)，扎實做好“四有”工作

文物保護單位的“四有”指的是有保護范圍及建控地帶，有保護標(biāo)志，有記錄檔案，有專門的保護管理機構(gòu)或?qū)Ｈ素撠?zé)管理。各市、縣要按照《全國重點文物保護單位保護范圍、標(biāo)志說明、記錄檔案和保管機構(gòu)工作規(guī)范（試行）》的要求，對本轄區(qū)內(nèi)文物保護單位的“四有”工作進行一次全面的檢查和清理，凡保護范圍和建控地帶尚未劃定的或界線不清楚的，要立即會同城建部門進行合理劃定并報同級政府公布；沒有保護標(biāo)志和界樁的要及時豎立，損壞的要及時更換；要不斷補充、完善記錄檔案，逐步實現(xiàn)記錄檔案的信息化；要健全保管機構(gòu)，配齊保護人員，延伸文物保護員網(wǎng)絡(luò)，切實把“四有”工作落到實處。

3.3 增強檔案意識，堅持規(guī)范建檔

在文物保護工程中一定要增強檔案意識，只有這樣文物保護工程中的檔案工作才能做到因地制宜靈活有效。文物保護工程中的檔案要全面反映博物館的各類信息，應(yīng)包括文物保護工程中的藏品檔案、陳列展覽檔案、資料檔案等，以每一件器物或每一個文物為基本建檔單元，包括每一件文物的狀態(tài)及變化特征，及每個展覽與外部環(huán)境之間的聯(lián)系。通過收集、整理各項資料，詳細甄別分類，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。文物保護工程中的檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強檔案工作與文物保護工程中的發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮文物保護工程中的檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能。

3.4 加強培訓(xùn)力度，努力提高文物保護工程中的檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度

一是要明確文物保護工程中的檔案管理負責(zé)人、檔案員的崗位職責(zé)，形成覆蓋全部的檔案管理機制。二是要堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散建檔、集中備案的原則，按照完整、準(zhǔn)確、翔實的要求，按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原則整理歸卷、立卷，把文物保護工程中的檔案整合為相互獨立，又不可分割的整體，最大限度地提高文物保護工程中的檔案工作的檔次。三是要加大檔案工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進行考核，使立卷的檔案內(nèi)容能夠科學(xué)分類、流程清晰、檢索方便，實現(xiàn)最大程度保存文物歷史信息的目的。

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程。檔案館信息化建設(shè)涵蓋保管、研究、陳列、教育和行政管理等博物館各項工作流程，核心是藏品信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重點在于把好藏品信息的收集整理關(guān)和加大信息管理規(guī)范化力度。對藏品征集、修復(fù)、鑒定、交換、展覽等各種原始信息和相關(guān)信息盡可能做到收集齊全、分類整理；根據(jù)國家文物局印發(fā)的《檔案館藏品信息指標(biāo)體系規(guī)范（試行）》等文物工作規(guī)范，錄入藏品信息，做到格式規(guī)范、填制準(zhǔn)確。文物調(diào)查及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)項目（以下簡稱“文物調(diào)查”項目）旨在通過數(shù)字化手段開展文物調(diào)查，掌握基礎(chǔ)資料，提高管理水平，是推進文物、檔案館事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作。

強化訓(xùn)練，對檔案工作者分層次進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及文博專業(yè)檔案專業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

我國文物檔案事業(yè)信息化工作需要多方面的支持。其中最為關(guān)鍵的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識水平。檔案館信息化并不是單純的技術(shù)與設(shè)備的簡單組合，它同時牽動管理觀念、管理模式的轉(zhuǎn)變，工作體系、管理機制和規(guī)章制度的改革，這對長期以來沿襲傳統(tǒng)工作模式運行的博物館來說的確是一門全新的課題。推進檔案館信息化建設(shè)，首先要解決的不是資金、技術(shù)和人才問題，而是思想觀念和認識問題。面對機遇和挑戰(zhàn)，檔案館工作者應(yīng)樹立信息時代的新觀念、新思路，掌握處理問題并解決問題的新辦法和所采用的新途徑。用信息化的思想指導(dǎo)檔案館的各項工作，將信息化的工作方法貫穿到檔案館的各項工作中，并成為每一個檔案館工作人員自覺規(guī)范、指導(dǎo)自己工作的行為準(zhǔn)則。在借鑒吸取傳統(tǒng)管理成功經(jīng)驗的同時，尋求傳統(tǒng)與現(xiàn)代的最佳契合點，理順檔案館各項工作所涉及的信息采集、重組、加工、分析與研究等過程，營造出有利于進行博物館信息資源開發(fā)的良好環(huán)境。

4 結(jié)語

綜上所述，文物檔案管理現(xiàn)代化是檔案館實現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化管理可持續(xù)發(fā)展的必由之路。檔案館工作者要進一步對現(xiàn)代化管理作深入的研究和不斷的創(chuàng)新，以信息化促管理，以現(xiàn)代化管理出效益，打響檔案館文化品牌，努力實現(xiàn)文博資源的全社會乃至全人類共享。

參考文獻

[1]鄭力鵬；黃文錚；；文物建筑保護工程的檔案管理工作[J]；蘭臺世界；2008年01期

作者簡介

黃英（1962—），女，重慶人，重慶中國三峽博物館，館員，本科。