責任意識是強化學校檔案管理和使用的時代要求

提 要：責任意識是打造高品位的學校教育的前提和保證，完善有效的學校檔案管理和使用同樣是學校責任教育的一個部分，也是學校檔案工作者責任意識的體現。檔案管理和運用必須體現其保密性、系統化、信息化和應用性的原則。檔案管理是學校教育教學工作成果的窗口和歷史見證，應該對學校歷史負責，對教師和學生負責，對家長和社會負責，對上級部門和領導負責，對黨和國家負責。檔案管理和使用應該遵循開放、盤活、實用和人文的理念，成為擴大學校影響力、提高學校知名度、提升辦學品位、創建特色學校和建設文化校園的亮麗展臺和獨特景觀。

關鍵詞：責任意識；檔案管理

中學檔案是展示學校自身形象、價值觀和辦學成果的重要載體，是學校各項工作的真實寫照，它反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況，在學校工作中起著承前啟后的作用。因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下，努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，最大范圍反映學校的文化風貌和辦學業績，為更好的滿足校園文化建設的需要。同時，完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化和共享。成為校園文化建設的重要基地。實現上述目標，關鍵在于學校領導、廣大教職員工，特別是檔案工作者，要本著負責任教育的態度，強化責任意識，將學校檔案工作視為學校一個品牌形象和展示平臺。

責任意識是學校檔案管理和使用的現代辦學理念

責任意識并非僅僅指過去我們通常所說的認真嚴謹、一絲不茍的工作態度，這只是淺層次的理解。當然，這種態度本身也是十分必要的。但是現代管理理念下的責任意識并不僅僅指人的一種態度，更重要的是指人的思想意識、理論水平、業務能力和現代管理理念。是指現代管理理念下的管理能力、管理方式、管理經驗、管理實效，而責任意識要求管理者具備現代管理的思想、思路、模式、和措施，并帶來明顯的管理實效。

學校檔案管理和使用是一個長期的、動態的、系統化、信息化的過程。既有學校歷史史料的不斷增補、核證，又有現在不斷生成的新的檔案資料和信息儲存，還有橫向德學校之間、學校與上級部門之間、學校與社會之間的有價值的檔案資料的收集，面廣量大，繁雜無緒。僅憑認真的工作態度，并非責任意識下的管理要求。現代管理理念告訴我們，責任意識更多的是理念、經驗、能力、方式、措施和效果的體現，唯有如此，責任意識才有意義，才有價值，也才有成效。學校檔案管理和使用，要求管理者具備現代管理意識，責任意識便是其一。

過去，學校檔案室只是一個資料庫而已，或者說是一個資料倉庫而已，資料大多也“束之高閣”，塵封已久，不見陽光。如今，學校檔案也算是敞開大門，資料也可“重見天日”了。但仍處于被動靜止狀態，只限于讓上級領導來參觀參觀，讓教師來翻看翻看，讓校友來查詢查詢而已，主觀上是被動的，形態上是固定的，方式上是傳統的。在這種狀態下，管理者再認真，也只起到一個保管員和看門人的作用。所以現代責任意識，就要求檔案管理者成為一名檔案資料的整理者、研究者和管理者，檔案的科學管理、有效運用，系統化和信息化，以及檔案的開放盤活、平臺構建、文化座標、人文體現、互動交流等，都要求檔案管理者具備很強的現代責任意識。

責任意識貫穿和滲透于學校檔案管理和使用的每一個環節

現代管理理念告訴我們，責任意識是一種恒態的、具象的、動態的、系統化、信息化、細節化的管理理念，學校檔案管理本身的復雜性、多樣化更要求責任意識要貫穿和滲透到管理過程的每一個環節上。細節見精神，細節見光彩，細節見責任。

學校檔案資料的搜集是一個常態化的、動態的管理過程。管理者不能扮演傳達室“收發員”的角色，而應主動積極地參與搜集和整理資料的工作，要有識別檔案資料優劣的能力，要有讓“投暗明珠”重顯光彩的能力，要有對資料把握的前瞻預見能力。我們過去常常習慣于將學校或有關部門的相關資料加于收集和歸檔，但不能主動去搜集，往往使得一些有檔案價值的資料丟失。即使搜集了檔案資料，也應該分門別類，加以整理歸納。這也需要管理者具備很強的責任意識，有些需要保密的資料更應謹慎處理，保密意識同樣也是責任意識的體現。學校各部門都有大量的教育教學資料，學校對外交流，學校各種活動，上級部門到校檢查，社會團體來校參觀，老校友回母校訪舊敘新，都有不少值得搜集的檔案資料，這就要求檔案管理者能去粗取精，去偽存真，去劣存優，這無疑也是管理者能力的體現。完善的系統化的檔案資料，是學校對外交流的一張絢麗的名片，它不僅見證了學校輝煌的歷史，也見證了學校多彩的現在和美好的未來。

學校檔案資料的整理是一個繁雜細化的動態過程，更要求管理者責任到人，責任到心，責任到每一份統計數據，每一張圖片，每一樣實物，乃至每一次電話，每一次求證，每一次核查。檔案整理也是一個優化的過程。要求管理者具備較強的檔案專業能力，按由主到次、由重到輕、從舊到新、從小到大的順序，進行擋案編程和整理，在這個整理過程中，還應突出那些能集中而鮮明地反映學校特色的、重大的檔案資料，包括學校的珍貴史料。這都依賴于檔案管理者必須自身具備較強的責任意識。

學校檔案資料的整理也是一個多部門參與的多層次多樣化的工作。學校其他部門也要有檔案意識和較強的責任意識。檔案資料的搜集整理并不只是檔案管理者的工作，也應是其他部門的工作之一。部門負責人理應明確檔案工作也是學校提升發展的必不可少的重要工作，要樹立較強的檔案意識，主動配合檔案管理者共同搜集整理有價值的、重要的檔案資料，比如體育教研組和藝術教研組，學生各類各級體育或音樂、美術、舞蹈、樂器比賽的照片、獲獎證書，都應作為檔案資料加以搜集、保存。再比如，校團委主辦的各類團隊活動，如軍訓、升旗、法制講座、祭掃先烈、參觀、演講、征文、社會實踐、志愿者行動、慈善捐款等資料，也可搜集整理，作為資料存檔。

檔案資料的及時、準確、快捷、有效的使用，同樣需要檔案管理者具備較強的責任意識。學校也應遵循“取之于校，用之于校”的原則，開放盤活檔案資料，使之成為學校師生、社會團體、上級部門參觀、交流、使用的平臺，其使用功能理應進一步強化。檔案管理者應本著較強的責任心，想方設法將擋案資料開放盤活，發揮其應有的歷史價值、教育教學價值和社會價值，使之成為鮮活的校園文化的一個縮影，教師辛勤耕耘、學生勤奮讀書的真實寫照，領導辦學思想和理念的具體體現，家長和社會廣泛認可和贊譽的歷史見證。

學校檔案資料的使用功能還需管理者進一步細化和優化。有價值的、有實用性的、出彩的要及時服務師生，反饋社會。檔案資料必須合理細化，分門別類，取存方便，操作簡便。能充分展示學校的精神風貌、文化底蘊和教育教學實績的檔案資料應優先讓使用者充分利用。細化和優化檔案資料的能力、水平和效果是管理者責任意識的最終體現。

責任意識是檔案管理者素質和能力的根本保證

學校檔案管理者較高的素質和較強的能力是檔案資料管理和使用的根本保證。其中，責任意識尤為重要。某種程度上說，檔案是死的，人是活的。檔案管理者必須強化責任意識，努力為學校檔案管理和使用出謀劃策，不斷提高檔案管理的水平。

檔案管理者的素質也是有多方面的，包括文化素養、學歷業務、知識儲備、道德情操、人文涵養等。能力也是多方面的。比如對《檔案法》的理解能力、對檔案資料的識別能力、檔案資料信息化和系統化處理能力等等。提高檔案管理者的素質和能力，途徑也是多方面的，比如檔案業務進修培訓等。但最根本的一條是強化責任意識，本著對檔案資料的高度負責的態度，努力提升業務水平，不斷強化道德人文修養，使責任心化為對檔案事業的愛心，對工作的盡心，對業務的專心，對師生的熱心和學校社會的誠心。

一是要加強檔案事業心教育。學校檔案管理者要改變所謂低人一等的觀念，認為自已不是一線教師，地位、名聲和待遇似乎都低于普通教師，檔案管理只是一般職員的工作。這是錯誤的觀點。學校教職工分工不同，作用不一，從某種意義上講，檔案管理工作對提升學校辦學品位、社會知名度和辦學聲譽，打造品牌特色學校，都有教育教學所不可替代的作用和影響。檔案管理者理應增強工作責任心，提高自身檔案管理水平，真正使學校檔案管理工作起到窗口作用，教育教學保障作用和展示平臺作用。

二是要將責任意識化為自已的行動。責任意識要落實于學校檔案工作的方方面面，使檔案管理和使用的全過程，每一個細節，都能體現責任意識。要本著為學校服務，為師生服務，為社會服務的思想，使檔案管理進一步體現人文精神和服務意識。

三是不斷提升自身素質。徹底改變檔案管理者”收發員”、”保管員”的形象，運用現代檔案管理理念，重塑檔案管理者形象。學校要擬定相應的進修培訓機制，努力培育檔案管理方面的專業人才。學校要選派要思想素質好、責任心強、熟悉檔案工作、懂得辦學紀律和較強專業能力的人才，管理學校檔案工作。

學校檔案管理和使用，是學校的一項重要工作，要樹立現代辦學理念和現代檔案意識，加強學校檔案工作的管理，增強學校檔案工作的責任意識，使學校檔案工作成為展示學校形象、推進教育教學改革、打造品牌特色學校的亮麗平臺和獨特景觀。

作者簡介

李慶梅（1969—），女，江蘇，大學本科，職稱：檔案館員，研究方向：學校檔案。