論高職院校行政辦公室檔案管理的并存

鄧光輝

【摘要】本文論述了在高速發展的信息化時代，高職院校行政辦公室管理檔案的模式和流程隨之發生了前所未有的變化，其存儲方式也由手工存儲逐漸變為以電子文件和紙質檔案存儲兩步走的格局。如何科學有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現代化檔案管理的過渡這一檔案工作者深入思考的課題，并預測了“無紙化”辦公時代的到來。

【關鍵詞】高職院校行政辦公室 電子文件 紙質檔案 檔案管理

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01—0325—01

隨著信息化的不斷發展，我們一直作為信息主要記錄方式的檔案存儲介質發生了巨大變化，主要表現為由傳統紙質檔案正逐步向以光盤、磁盤等形式為介質的電子檔案過渡。不過，由于當前技術力量、設備配置、法律保障等問題不能得到同步發展，因此，從現在開始的相當長的時期內，檔案工作將處于紙質檔案與電子文件并存階段。那么，怎樣把這一過渡時期的檔案管理工作做好，完成手工檔案管理向現代化檔案管理的過渡，是我們檔案工作者所面臨的嶄新課題。

一、紙質檔案與電子文件管理的共存

從電子文件產生起，直至最終取代紙質檔案是一個相當長的歷史時期。“以紙張為介質的紙質檔案和以新型載體材料為介質的電子檔案，是檔案信息存儲的傳統與現代化標志，前者以其強有力的生命力作為檔案信息主要存儲介質至今仍然行使著歷史使命，得到檔案工作者的廣泛認同；后者是檔案現代化的標志，是電子計算機在檔案管理中應用的產物，預示著檔案管理工作未來的發展方向，日益為檔案界所關注。”我們認識和掌握各自的特點和存儲的規律，可以開拓我們的管理思維，改進檔案管理模式，促進檔案管理多方面發展，具有一定的指導意義。在這段時期內，電子文件和紙質檔案將長期共存、優勢互補、共同發揮“歷史記憶”的作用。現在，很多高職院校在同時保存電子和紙質兩種文件的同時，對二者的處置力方法也是不一樣的。一是按照傳統的做法把紙質檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行處理；二是將電子文件和紙質文件分別集中保管于信息技術部門和檔案部門，紙質文件稱為檔案，電子文件成為資料；三是將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質的兩套檔案。建立新型的兩套制，即將計算機生成的電子文件轉換成紙質文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存，在現階段是必要的。作為一名檔案工作者，必須對歷史負責，盡最大努力保存、反映歷史真實面貌的可靠記錄。因為電子文件有其技術方面的特性，并且受當前技術、法律的制約，很難保證電子文件安全可靠，很難保證讓社會特別是司法界承認電子文件的法律效力。所以，電子文件與紙質檔案的共存發展是復雜的。就目前而言，完全有必要建立電子文件與紙質檔案的“雙套制”。“雙套制”管理，即我國在電子文件的保管、整理方面仍采用輸出紙質拷貝，在紙質檔案保存系統內管理的方式。

“雙套制”是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，可以預見，這種模式將持續相當一個時期。隨著技術的逐漸成熟、法律的不斷完備和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為電子檔案，質檔案的數字化應有所選擇，并逐步取代紙質檔案。在這個時期內，怎樣處理好電子檔案與紙質檔案互相依存，共同發展的關系，深入研究并存時期檔案管理的新策略、新方法，這是時代賦予檔案工作者的歷史使命。

二、高職院校行政辦公室的檔案管理在并存時期的模式、流程

目前，在檔案管理技術和管理條件下，紙質檔案與電子檔案各以其自身特點和用途并存于檔案各個領域，只不過在不同的部門側重有所不同。從檔案管理現代化，實現檔案信息資源的合理開發利用，提高工作效率等方面考慮，大力發展電子檔案，推行計算機信息技術在檔案管理中的應用，是十分必要的。因為，電子檔案在信息傳輸、處理及開發利用等方面的高效、快捷，以及各種媒體集成性帶來的直觀、全面等特點，都是紙質檔案無法比擬的。但是“無紙化”的實現過程畢竟是一個漫長的過程，在此階段電子文件和紙質檔案管理的并存是消極被動的，而是在相互學習、互相借鑒中互為條件、互補長短。在作用和相互影響中，各自經歷著改造與被改造、同化與被同化以及調整定位的過程，兩種管理方法逐漸融合為一套綜合管理各類文件的管理方法和管理系統。我們應該認識到紙質檔案作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因為不同的立卷方式而使檔案文件散失，紙質文件不僅要歸檔，而且還需要進行必要的整理，進行統一編號，以便與電子文件相呼應，更好地保管和利用。

隨著現代電子政務、電子商務建設的開展，各機關、系統和企事業單位也相應建立了系統辦公網絡平臺，在這種辦公狀態下自然形成電子文件和紙質文件的并存，優勢互補。我們目前使用的《用友辦公》軟件，就是一個很好的例證。它可以將電子文件與紙質檔案一—對應。首先經過鑒定決定哪些紙質檔案需要形成電子文件，哪些電子文件需要備份紙質檔案，在試點單位中要求將每份電子文件的責任者、文題頁數、日期保存錄入計算機，同時給出順序號，并將順序號同時定為紙質檔案歸檔的文件號，這就在電子文件與紙質檔案中建立了有機的聯系，移交時將電子文件形成備份與紙質檔案一起移交，檔案館工作人員再將數據庫轉入檔案館的微機管理系統，實現電子檔案的移交。這種紙質檔案與電子拷貝雙重管理的方式，能夠確保歸檔電子文件的安全，而且對并存階段的各地檔案工作有一定的借鑒。

文件管理流程是指在整個文件生命周期中一系列有聯系的文件管理活動，包括鑒定、歸檔、整理、保護、檢索、提供利用等業務。高職院校行政辦公室的文件主要由外部來的電子文件、機關發文和內部文件紙質檔案及電子文件。行政辦公室所管理的對象既包括電子文件又包括紙質檔案，因此現代文件管理流程區別于傳統檔案管理流程。那么對電子文件和紙質檔案的管理就要實行同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。

1.同步歸檔。改變以往定時歸檔的方式，將制發的、收到的以未經公文處理的紙質文件核對完整齊全后即時歸檔；電子文件確符合歸檔要求后，保存到指定的計算機硬盤上或檔案數據庫中加上歸檔標志。

2.同步鑒定。對于電子文件的鑒定最理想的情況是由計算機動鑒定，即在電子文件管理系統設計的調查階段，指定保管期限并納入管理系統，文件一旦形成，系統便依照預定的保管期限提醒或判斷保管期限；而紙質檔案的鑒定工作也不必像傳統鑒定作那樣集中進行，而是即時鑒定以便即時歸檔。

3.同步整理。即是指歸檔的紙質文件與電子文件采用“合二一”的整理方法，兩者擁有相同的檔號和著錄信息，所以在整理歸檔紙質檔案時，歸檔電子文件也就整理完成了。

4.同步著錄。這種同步的著錄表現在電子文件形成于單位的文件處理系統時按規定形成或自動形成的著錄信息，可直接用于紙質檔案的著錄，這也是同步整理、同步利用的基礎。

5.同步利用。在文件查閱時，利用者可以通過同一著錄信息索紙質和電子兩種不同類型的同一文件。在提供利用時以電子文件利用為主，一般是將可公開的電子文件保存在網絡服務器數據中，在網上直接提供利用。另外，還可以通過刻錄光盤或復制軟盤供利用。在需要用紙質檔案時，可按照同一件號提供紙質檔案。這既提高了文件的利用效率，又減少了紙質檔案的磨損。