淺談如何低成本構建商務財務一體化信息平臺

周紹吉

【摘要】隨著電子商務的廣泛應用，網上訂貨已走進千家萬戶，而很多消費者和商家還依然難以擺脫商品錯發漏發的困擾，主要原因在于在大多數企業商務訂貨平臺與財務軟件系統仍然各自獨立運行，而現有的知名品牌財務軟件提供商所提供的一體化產品成本高昂。本文探討了一種低成本、高效率的從商務訂貨到財務管理的一體化信息化解決方案，該方案在實際運行中效果顯著。

【關鍵詞】商務訂貨平臺 財務軟件系統 信息化

【中圖分類號】F713.36 【文獻標識碼】B 【文章編號】1672-5158（2013）01—0444-02

一、引言

近幾年，電子商務的蓬勃發展，使得在企業內部、客戶和合作伙伴之間，可以利用電子業務共享信息，實現了企業間業務流程的電子化，大大提高了企業的生產、庫存、流通和資金管理等各個環節的效率。商務訂貨平臺也應運而生，它是搭建基于互聯網的實時訂貨、發貨及貨款收付管理的信息平臺，可以準確、及時處理核心企業與其分銷渠道、終端客戶之間的訂貨、發貨、收付款等業務，實現全流程的實時查詢與跟蹤。商務訂貨平臺在提高訂貨效率方面，相較傳統的訂貨方式，既輕松又快捷，而且核心企業、分銷商之間可以清楚直觀的了解到商品和貨款的實時狀態，對核心企業建立穩固的客戶關系，提升客戶信任度和忠誠度方面起到了無可替代的作用。但是商務訂貨平臺在很多企業還僅僅是一個獨立的系統，僅將各個階段的處理過程對外開放實時共享，并未與財務軟件系統接軌。在企業內部，網上商務訂貨的信息并不能直接形成財務軟件系統的數據，在財務核算上還沒有擺脫人工錄入產品清單用于發貨的工作，而且也難以避免因人為的錯誤導致的貨物錯發和漏發。有的大中型企業的物料品種往往有幾千種，若靠人工辨別去錄入出庫數據，很容易出錯。

若要全面解決上述問題，商務訂貨平臺與財務軟件系統必須實現一體化對接，即網上訂貨的產品名稱、規格型號、數量，要能自動形成財務軟件系統的出庫數據，避免中間環節的人為操作。

一些專業的財務軟件供應商也已有成熟的商務訂貨協同平臺與其財務軟件系統接軌的一體化產品，但在收費方式上大多是按同時在線的終端客戶數收費或每年收取年費，若企業采用同時在線終端客戶數付費方式，則對于下游分銷商數量或網上訂貨客戶數量不多的企業，成本適中，但是對于終端客戶數量龐大的企業，比如同時有上千家客戶或經銷商同時在線訂貨，軟件購買成本將達到百萬元以上，而對于大中型企業來說，同時在線訂貨的客戶數量希望越多越好，這必然帶來軟件使用成本的持續上升，而且隨著企業客戶數量的不斷增加，對這一成本將無法控制；若企業選擇每年支付年費的方式，也意味著企業在生存期間內每年都要支付一筆高昂的固定成本。

本文將研究如何低成本構建適合企業自身特點的從商務訂貨平臺到財務軟件系統的一體化信息管理平臺。

二、基于商務訂貨平臺、財務軟件系統一體化的低成本信息管理平臺構建方案

通過對企業商務訂貨平臺與財務軟件系統的分析，提出以下解決方案：

1、擬定商務訂貨平臺的需求方案：通過對企業商務訂貨平臺的需求分析，功能并不復雜，主要由以下模塊構成：

（1）提交訂單：由終端客戶在網上選擇自己訂購的產品需求，產品描述、收貨信息等，該產品信息供企業后續各相關環節自動調用。

（2）訂單處理：訂單處理包括外部共享和內部共享。外部共享是指企業內部各相關處理流程負責人將處理進度關聯合同進行登記，可供終端客戶實時查詢與共享。內部共享指財務軟件系統要能自動調用客戶提交的訂單數據，供企業內部共享，這要求客戶提交的訂單上相關數據代碼必須與財務軟件系統中的代碼保持統一，但是對于終端客戶來說，他們只知道自己訂購的產品名稱和型號，至于該產品在企業內部是什么樣的代碼，并不清楚，因此，需要在此設定系統自動識別程序，在終端客戶選擇了產品名稱、規格型號以后，系統自動識別其內部代碼。在財務軟件系統設計從商務訂貨平臺的接口和取數關系，自動形成財務軟件系統的發貨數據，避免人為操作。

（3）財務結算：設計從商務訂單到財務結算的取數關系、各級價格體系，自動生成各級經銷商與核心企業之間的結算數據。

（4）售后服務：客戶或經銷商均可以在網絡終端登記售后服務需求，企業內部各相關流程負責人登記處理進度，可供客戶與經銷商實時查詢與共享。

（5）統計管理：根據企業、經銷商、用戶的查詢需求，設計各類查詢與統計表格及取數來源，滿足企業對經銷商業績考核需求、企業對項目售后服務的管理與監督、企業對各級經銷商的自動化結算等個性化需求。

（6）基礎資料管理：通過此模塊實現對基礎資料錄入與修改，如用戶、經銷商、物料以及其他一些輔助基礎資料，用于以上各操作流程錄入時調用，并且實現對基礎資料的更新與共享。

（7）系統安全：商務訂貨平臺屬于一個對外開放的平臺，相關資料涉及企業的客戶信息、結算體系、財務安全等核心機密，必須有可靠的系統安全保障措施，通過在此模塊設計相關和安全保障程序，設計各級操作人員的查詢與操作權限，保障整個系統的數據安全。

2、商務訂貨平臺與財務軟件系統具體對接方案的研究

商務訂貨平臺與財務軟件系統對接的關鍵環節在于如何建立兩個系統對應單據的取數關系，使財務軟件系統發貨單據的產品代碼來源于商務訂貨平臺訂貨單據上的產品代碼，并保持一致。如果要實現這個要求，對接的方案有兩種。

方案一：將財務軟件系統中的基礎物料數據全部共享給外網商務訂貨平臺，這需要財務軟件供應商提供相關的接口，使外網終端客戶可以隨時選用。但是會存在以下問題：

（1）財務軟件系統中的基礎物料字段是針對大多數企業的通用性設計，產品的屬性字段項目相當龐大，相應的二次開發費用也較大，而對于某個獨立的企業來說，并不是每個字段都需要，企業不必要為不需要的字段付出額外的接口費用。

（2）基礎物料信息在財務軟件系統中是一個龐大的數據庫，若開放給外網終端客戶即時訪問，則終端客戶訪問的時點相當于占用了財務軟件系統的一個用戶資源，當終端客戶數量龐大的時候，必然會影響整個財務軟件的運行速度。

基于方案一存在的兩個問題，不建議采用。

方案二：在商務訂貨平臺也建立簡單的基礎物料信息庫，具體屬性可以根據企業的需要，靈活設置，兩個系統的對接關鍵環節是訂貨單據上物料代碼的對接，無須基礎物料屬性的全部對接，因此只需要在兩個單據上設置物料代碼的取數關系，保持統一即可，開發難度、工作量、開發費用都大大降低，并且，由商務訂貨平臺訂貨單據關聯生成財務軟件系統發貨單據時，只需要企業財務人員操作即可，不額外占用財務軟件系統的用戶資源，因此，建議采用此種方案。

3、具體開發與實施

提出以上需求方案以后，委托財務軟件提供商提供發貨單的對外接口，設置取數關系，開發難度不大，工作量較小，企業只需支付少量的接口費用。對于商務訂貨平臺，功能簡單，難度不大，開發成本較低。另外，企業自己設計的商務訂貨平臺，還可以加入個性化需求：比如查詢、統計、分析，還可以對項目售前、售中、售后等一系列流程實現跟蹤管理，還可以實現財務結算的信息化，提高財務結算的效率，使整個電子商務延展到財務結算和售后服務，而且，最大的優勢是不限終端客戶數，并且永久使用，企業再也不用為因日益增加的客戶而增加的軟件使用成本而擔憂，企業真正低成本、高效率的實現了在商務訂貨、財務管理的一體化信息管理。

三、上述模式在具體實踐中的應用效果

我們將上述模式在藍鴿集團有限公司進行實施，藍鴿集團有限公司是外語教育技術行業的龍頭企業，擁有三個科技園，下屬6家子公司，分別承擔了生產外語教育技術行業的語言學習設備、開發外語教學應用軟件等業務，產品遍及全國各地高等院校及中小學校，并且與國家廣電部、廣東電視臺共同承辦了中央數字電視——英語輔導，在全國100多個城市落地，有500多萬收觀用戶，惠及全社會千家萬戶，幾百家產品經銷商遍布全國各地，曾經，各地經銷商與公司簽訂合同后，由公司財務專員根據合同需求錄入設備清單發貨，財務專員錄入設備清單發貨的工作相當繁重，而且經常難免出錯，錯發、漏發難以避免，內部處理流程也無法及時開放給客戶與經銷商，公司財務對各級經銷商對應的設備價格結算任務相當繁重，很難滿足各級經銷商對財務結算的時效性需求，而且，隨著未來集團公司的業務量的大幅增長，對應經銷商、終端客戶必然大幅擴充，對商務、財務一體化信息化需求非常迫切，若按現有的財務軟件提供商解決方案，購買1000個左右的使用站點，成本已達百萬元以上，我們經過梳理以后，研究提出了從商務訂貨平臺到財務管理的一體化信息化解決方案，并且根據公司的個性化需求，加入了各級經銷商的自動化結算方案，提高了財務結算的效率。同時，也將售后服務納入的信息化管理，提高了服務質量。整個解決方案的財務成本不過幾萬元，即可達到全流程的信息化管理，取得了比較理想的效果。

總結

企業財務成本管理無處不在，成本降低的方法也源于解決方案的不斷創新和優化，信息化建設無疑也是企業降低成本的必經之路，但是在對具體信息化方案的選擇上，財務人員也要勤于思考和鉆研，善于分析，結合企業自身的需求與特點，找到一種低成本、高效率的解決方案。

參考文獻

[1]《基于協同平臺的供應鏈與財務一體化的設計和應用》丁艷CIO時代網