綜合檔案館社會功能淺言

摘要：本文著重論證了綜合檔案館的社會功能，文章從加強綜合檔案館的建設、加強綜合檔案館館際之間的橫向聯系、優化館藏檔案結構、加強人才培養和人才儲備、樹立正確的檔案工作效益觀、社會的發展是綜合檔案館社會功能充分發揮的重要條件等六個方面充分論述如何發揮綜合檔案館社會功能的主張，并強調綜合檔案館社會功能的發揮，是一個復雜的系統工程，就某一方面工作的改進和完善是難以奏效的。

關鍵詞：綜合；檔案館；社會功能

[中圖分類號]：G271 [文獻標識碼]：A

我國自實行改革開放以來，經濟建設有了突飛猛進的發展，檔案工作也隨著經濟的發展而日益顯現出了它的重要作用。檔案館的社會功能是由性質、任務決定的，其不但可以將國家檔案財富保存起來，而且還能將信息傳播給社會，起著宣傳教育的作用，為社會科學、社會經濟、社會文化、社會政治提供了重要保障。“為社會服務”是個現實又古老的話題，那么在新時期怎樣發揮好綜合檔案館的社會功能呢？對此，筆者發表一些個人看法，以就教于各方檔案專家。

一、加強建設，集中優勢兵力

綜合檔案館是依據各個行政區域進行設置的，館內保存、收集的檔案、資料是有很多種類的，同時提供給社會，綜合檔案館是面向社會、面向群眾的，是本地區的信息交流、文化交流的最佳陣地。有報道曾經表示，在我國，各級別、各類檔案館有3500個之多，館內的檔案是很豐富的，有各種載體，各種門類的，總的館藏量有1.76億件之多。

綜合類檔案館超過了2900個，還有500多個是其他類型的檔案館，在這樣龐大的網絡體系中，不知需要耗費掉多少的人力、資金和物力，才能讓它正常運轉。對于轉型時期國家或是地方而言，國力資金是很有限的，檔案館不是以盈利為目的開設的，它是社會公益是事業單位，館內使用的所有資金都是來自于國家下撥的，假如沒能將重點突出，也不去想檔案館怎樣去適應本地經濟發展，就只想如何停留于表面，要將檔案館變得上規模、上檔次，將有限的資金一點點分隔，這樣就會制約到檔案館日后的發展，而且還會影響到其他各級各類館的發展，進而影響到檔案事業。從前，管理模式是追求檔案館既要大還要全，這樣就會導致出現投資分散，布局不規范，資源沒有優化配置等問題，所以不管基礎檔案工作人員付出了多少的汗水，想要達到既定目的也是很困難的。

綜合檔案館不管是管理的水平，人員的結構，技術裝備的水平，人員的綜合素質，還是豐富的館藏，都是各級別檔案館所不能達到的，那么我們就一定要利用和抓住這些優勢，將館內優秀、有潛力的力量集中起來，從而讓綜合檔案館能建設得更好，同時也可以實行品牌戰略，將綜合檔案館的效應充分發揮出來。贏得社會的肯定、政府支持，從而帶動整個檔案事業共同發展。

二、館間橫向聯系

加強建設的同時，也要重視館間的橫向聯系，要不斷地豐富檔案的信息，運用自身優勢服務于社會，從而形成規模效應，顯示出自己所具有的實力。我國的不同檔案館信息資源，不管是質量還是數量都是有很大差異的，都是各自有特點，各自有優勢的，所以就一定要對橫向聯系加以重視，最大程度發揮出綜合檔案館具有的館藏和優勢，要沖出區域界線，多聯系廣闊空間，爭取提供的服務是最好的，合理開發資源，實現檔案信息的最佳交流服務。讓檔案能夠利用得更加廣泛，這樣也就能充分發揮出檔案館所具有的社會功能。建立檔案館網，也可以以集團方式實現信息資料的協作、交流，為以后的發展鋪下堅實基礎。

三、提高檔案質量，優化檔案結構

很多檔案都精蕪混雜，結合也不夠合理，在1986年檔案局制定了相關規定，規定出了收集范圍，但是在館藏檔案中，很大一部分軍事黨政機關或是群眾團體的文書檔案，科技類的檔案和專門的檔案卻是很少的，名叫“綜合檔案館”，實際上“黨政機關檔案館”這個名字更適合。經過觀察發現，有些館內的很多檔案都是重復的，對于一些長期卷檔案并沒及時鑒定，單單這幾點問題就會影響到檔案館功能的充分發揮。

對于政府檔案，雖然現在我們不再把它當成政府機構的歷史記錄，而是將這些當成科學、文化信息資源，但是檔案不僅是單一的記錄，而是承載著人類的社會歷史，要有經濟、政治、科技及文化方面的內容，同時也要包含國家發展全貌，因此檔案是我們所有國人的共同回憶。假如我們偏重了一個方面，從而忽視了其他的方面，這就會破壞社會記錄的完整性。曾經有人表示，檔案涉及了政府的職責，公民個人的利益，同時也讓我們有了集體回憶、身份感、地方感及根源感，因此作為國家級的檔案館，一定要承擔起這些責任。要想做到上述這些，就需要檔案館不斷擴充檔案種類，正確地去認識檔案，開拓收集面，要從不同方面反映每個國家，每個地區變化、發展的全部過程，而在制度方面，也要控制好重復文件進館，要做好鑒定檔案的工作，不斷去擴增館藏資源，為社會提供更多的服務。

四、人才的重要性與人才的培養

科學技術不斷在發展，使得檔案館的工作任務、管理方式及服務對象都有了很大變化。因此檔案工作要將行政管理作為基礎，要時刻秉著社會文化檔案這個概念，記錄并保管好檔案活動證據，同時確保這些證據是真實、確實產生的，這樣就可以為活動提供出更加有力、真實的證據，因此檔案工作人員就不能當自己是記錄保存文獻者，要將自己變成積極塑造檔案遺產者。

社會在不斷地變化，那么我們也不能落后，要調整好自己，做好一切準備去迎接挑戰，其關鍵就是提高我們自身的工作素質。現在越來越多的檔案館領導者都認識到了這點，充分意識到在工作中，人才結構、人才素質所具有的重要價值，所以就大量地招收優秀人才、高層次的人才，但是這時我們要注意一個問題，也就是新技術知識貧乏、人員知識老化，這就會讓檔案工作與社會的發展節奏脫節，對于社會需要也不能完全滿足，這樣也就會受到限制，因此一定要廣納賢才，加強人才培養，從而讓檔案工作越做越好。

五、樹立工作效益觀

我們知道，綜合檔案館是事業機構，其對于社會的物質文明及精神文明建設是有重要作用的，效益也是很突出的，我們保存檔案不是為了獲得利潤，為的是造福人類，同時為社會發展、生存創造基本條件。

在新的形勢下，我們進行檔案工作時，要首先配合好國家的工作，服務于經濟建設，這個為經濟建設服務有很豐富的意義，就像不能一談起這個就計算會收到多少利潤，將這二者之間劃等號。每個企業的技術資料和科技資料，這些都能參與經濟建設，從而利用其可以創造經濟價值，但是這時我們不可以一味為了經濟效益，對社會效益避而不見，所以檔案館的工作要貼近歷史，要貼近教育、貼近文化、貼近科學。

六、社會發展與綜合檔案館社會功能

不管是哪個企業，想要發展都不能離開條件、動力的保證，那么檔案館也不例外。經濟不斷繁榮，社會不斷發展，這對檔案信息的需求增長是有促進作用的，會幫助檔案事業更快發展，但是經驗告訴了我們，檔案事業發展是比較滯后的，對此我們就要認識到科教興國、社會主義經濟建立的重要性，并不是讓國家在短時間里為檔案館投資更多，因為社會主義市場的經濟體制完善就是一個漫長過程。可以說發揮綜合檔案館的社會功能這個系統工程很復雜，其涉及了國家的經濟情況，國家的方針政策，社會的需求程度，自身的業務建設等等多個方面，如果只是單一地對一個方面進行完善、改進是遠遠不夠的，對此，我們就要認識、理解滯后特點，定位好檔案工作。

作者簡介：陳耀芬，女（1972.11），廣東韶關、本科、館員（檔案管理中級職稱），研究方向：檔案管理研究。