試論電子文件與紙質文件的辯證關系

周德紅

【摘 要】電子文件的產生是人類記錄史上的一次革命，它與以往記錄方式、記錄載體的變化相比有更深刻、更廣泛、更具實質性的含義和意義。本文立足于電子文件和紙質文件共存公用的現狀，著重分析了電子文件與紙質文件的共存關系、電子文件管理和紙質文件管理的關系，進而提出了電子文件與紙質文件的關系發展的主要趨向。

【關鍵詞】電子文件；紙質文件；辯證關系

每一種新的記錄形式產生后，都與此前存在的記錄形式有一個共存共用的階段，逐漸取而代之，但通常沒有為同一份文件制作兩種版本的必要。而電子文件與紙質文件的關系卻要復雜得多，二者之間共存、互動與消長關系構成了信息時代記錄方式的動態圖像。厘清電子文件與紙質文件的辯證關系，對做好兩種載體文件的收集、整理、歸檔和利用都頗有益處。

一、電子文件與紙質文件的共存關系

從電子文件誕生開始，在相當長的時間里將會與紙質文件共存，其共存狀態及原因復雜多樣，大體可歸結為以下兩類情形：

第一類是先有紙質文件，之后根據存儲、利用等方面的需要形成相應的電子版本，即紙質文件的數字化過程。通常有兩個時間點：一是收到外來文件或形成文件后即實施數字化，使文件在現行期有紙質和電子兩種版本；二是對已經歸檔的紙質檔案數字化，文件過了現行期才有兩種版本。

第二類是在業務活動中用計算機直接生成電子文件，出于對文件證據要求或長久可讀考慮，又將電子文件轉換成紙質文件。也有兩個時間點：一是在計算機系統中完成紙質文件制作，或經由網絡傳輸的電子文件接收后，以紙質文件形式輸出生效，從而使文件在現行期即有兩種版本；二是在歸檔時或歸檔后為電子文件制作硬拷貝，在這種情況下，文件到了半現行或過了現行期才有兩種版本。

根據上述情況，可把紙質文件與電子文件的共存狀態歸結為“文件雙套制”和“文件雙軌制”兩種類型。文件雙套制，即文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數字化。文件雙軌制，即在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨文件流程運轉。可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的文件管理形式，雙軌制為文件材料歸檔雙套制提供了條件。

無論是雙套制還是雙軌制，都以電子文件和紙質文件相互對應為前提。但兩種共存狀態下電子文件的社會屬性和功能卻有所不同。雙套制是后端共存，電子文件不是“原生文件”，未經運行和處理，沒有在現行期發生效力，沒有相應的元數據。而雙軌制是全程共存，電子文件也是“原始文本”，生成時即具有效力，參與相關的事務處理，如管理完善，有全面的元數據，是完整意義上的電子文件。

二、電子文件管理與紙質文件管理的關系

在電子文件與紙質文件共存狀態下，需要對這兩種文件分別管理，這就形成了兩種管理系統的共存。共生于一個機構的兩個文件管理系統既各自獨立，又互相依存，并在這種互相影響下改造功能、提高效率。

電子文件管理推動紙質文件管理改革。自從在文件和檔案領域實行計算機輔助管理以來，紙質文件管理的方法就開始發生變化，電子文件的管理對紙質文件管理的影響更大、更深，從而引發的變化也更多、更明顯。其中實行雙軌制比起實行雙套制機構變化的程度又有進展。盡管各機構的具體情況不盡相同，但還是有許多共同的表現，主要反映在以下兩個方面：

一是推動了文檔一體化的實質性進程。電子文件管理對前端控制的要求是實質性、甚至是強制性的，理想的解決方案是由一個系統統管全程。即使尚未建立統一的電子文件管理系統的機構，也在現有系統中強化了前端控制，將文件階段、檔案階段的管理任務統籌安排，將可能在文件生成初期完成的工作盡量提前。由電子文件推動的這種一體化很快帶動了紙質文件管理的改革，在文件—檔案全程范圍內進行的流程變革使文檔一體化進入了新階段。紙質文件的提前歸檔是一個具有關鍵意義的變革。目前開展電子文件管理，特別是實行雙軌運行的單位大多實行辦理完畢實時歸檔。質文件的隨時歸檔不僅減輕了機構內保管文件的壓力，也減少了個人存放文件保管不善等問題，提高了歸檔齊全率。提前歸檔使檔案部門控制機構文件信息資源的起點明顯前移。與提前歸檔同時發生的還有鑒定、著錄等工作的提前。為保證順暢銜接，必須以文件—檔案全程為一體進行管理。

二是檔案實體管理的簡化，尤其表現在整理方面。過去對紙質文件整理需要通過實體系統固定文件之間的聯系，建立檔案實體的秩序，并支持檔案檢索的實現。電子文件管理之所以導致紙質檔案實體整理的簡化，一方面是因為快速度、多途徑的全文檢索功能，及隨時隨處的網上利用，多用戶同時利用的便利讓用戶更加樂于利用電子文件。另一方面，立卷的簡化帶動了相關工作的簡化，檔案部門可以從繁重的業務整理中解脫出來，更多地關注檔案信息資源的建設、開發與服務。

紙質文件管理促進電子文件管理的完善。盡管電子文件與紙質文件有許多不同，但都是同一社會活動的記錄，其管理目標基本一致，在管理內容和方法上也有諸多共通之處。電子文件管理面臨的最大挑戰是如何建立公眾信任和法律認同。突破的思路主要集中在兩條路線上：技術和管理。技術措施自不必說，加強管理的一些思路是從紙質文件管理的經驗中汲取而來的。

來源原則是電子文件管理從紙質檔案管理中獲取的最有價值的生命之核。對于電子文件而言，來源原則仍然可以奉為圭皋，區別僅在于從主要指導檔案實體單元的組織，轉變為指導對電子文件生成背景的理解、揭示和維護，用來源的真實性證實電子文件內容的真實性。

從技術而言，對紙質文件的偽造、篡改也并非不可實現。實際上，人們對紙質文件、檔案的信任更多是來自對其整個運轉、保管過程安全性的默認。這個過程建立在文件形成與保管規律的基礎上，經過長期的運行和各種復雜情況的檢驗而日漸嚴謹與完善，其中蘊涵的科學性對于電子文件也具有借鑒價值。

可見，電子文件與紙質文件管理的共存并不是消極、被動的，二者在互相學習、互相借鑒中互為條件、互補長短。在這些相互影響和作用中，各自經歷著改造與被改造，同化與被同化以及調整定位的過程，兩種管理方法在合理疊加、混合、功能替代中動態確定著共存狀態和形式，并逐漸融合為一套綜合管理各類載體文件的管理方法和系統。

三、電子文件與紙質文件的關系趨向

可以預見，電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續相當長時間，因為從總體來說，功能的完全替代很難，也非必須，針對辦公過程而言，“無紙化”必然經歷一個漫長的漸進過程。只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，真實性沒有得到法律上認可，人們就需要以紙質文件形式生效或將紙質副本作為重要的備份加以保存。只要還有人使用紙和筆，就會有以紙介質形成的社會活動記錄，如特定環境下的手稿、手書記錄、批語、書畫作品等幾乎不會消失，其中不僅有技術問題，還有習慣、文化等因素。

但是，共存的態勢將持續地處于變化之中，主要表現在雙方的數量、功能方面。大的趨向是紙質文件與電子文件的此消彼長，從以紙質文件為主到基本對稱再到以電子文件為主，將會形成方向相反的兩條弧形曲線。理由主要有以下兩方面：

一是計算機和網絡的廣泛應用，信息化戰略的全面實施，使電子文件越來越多地成為文件生成的最初形態。電子文件流程與信息化平臺上業務流程的契合使之成為辦公、設計、貿易、交往的必要工具；信息形態的多樣性、極強的可操作性和傳遞的便捷性，使機構和員工更愿生成和使用電子文件；電子政務、電子商務的普及使越來越多的文件必須通過網絡傳遞；數字簽名、用戶認證、信息認證、防范攻擊等技術的進步，使人們增強了對電子文件的信心；管理的改善使人們可以方便地檢索利用。這些因素都給電子文件的增長和功能提高提供了條件。

二是某些電子文件無法或難以轉化為紙質文件，或是因為其信息海量紙張難以承載，如實時勘測的各種數據；或是因為信息形態無法以紙張載入，如聲音、三維圖像等；或是因為文件的結構復雜，包含動態鏈接、嵌套關系等，無法記錄于平面紙張。隨著信息技術的進步和信息化進程，這種只能以數字形態生存的文件的種類和數量會越來越多，復雜程度也日益加深。人們大量創建和使用此類文件主要是需要或喜愛它們的功能，大多數情況下并不顧及它們是否可以制作硬拷貝用以“保真”。

上述兩種情況都不可避免地改變電子文件和紙質文件的數量和功能對比。前一種情況還有實行雙套制、雙軌制的可能，但電子文件將在量的積累中逐步引發質變，占據主導地位；后一種情況中的電子文件已不可能有紙質文件相伴，需要尋找一條能夠獨立生存、獨立承擔社會責任并證明自己的道路。

受電子文件和紙質文件不均衡發展的影響，兩種文件管理的互動也是不對等的。紙質文件管理在電子文件管理的影響下逐漸“瘦身”，而電子文件管理則在紙質文件管理經驗和信息技術的支持下日漸豐滿。文件本身的變化是一種不可抗拒的客觀存在，文件管理的變化則是文件、檔案工作者的主動應對。這是歷史上文件管理最為復雜的時期，兩種文件的共存和互動給我們帶來無數的難題、挑戰和機遇。對于職業文件、檔案管理人來說，全面、科學的文件管理戰略比任何時候都顯得重要：一方面，因勢利導，以積極的文件管理政策進軍電子文件管理領域，從管理制度、方法、技術層面幫助電子文件建立威信，以至于建立法律地位。另一方面，堅守“社會記憶保護者”的職責，在沒有充分把握保障電子文件長久真實性時，不輕言放棄紙質文件陣地，充分、有效、巧妙地利用兩種文件的特點實現管理優勢互補，有利于我們在文件、檔案管理的重大變革時期最大限度地把握主動。

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