電子文件時(shí)代文件生命周期理論的生命力

敖津京

【摘 要】本文從文件生命周期的涵義、檔案學(xué)界對(duì)電子文件生命周期的認(rèn)識(shí)、科學(xué)看待電子時(shí)代文件生命周期的價(jià)值三個(gè)方面分析論述了文件生命周期理論的生命力及其現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

【關(guān)鍵詞】文件生命周期；電子文件；文件生命運(yùn)動(dòng)階段

一、文件生命周期理論及文件運(yùn)動(dòng)

“文件生命周期”的概念最早由美國(guó)檔案學(xué)者菲利普·布魯克斯于1940年提出，由此衍生出文件生命周期理論。該理論發(fā)展至今，中外檔案學(xué)者對(duì)其涵義的理解基本一致，即文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程。文件生命周期理論揭示了文件運(yùn)動(dòng)的三個(gè)階段：現(xiàn)行階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。其運(yùn)動(dòng)階段、運(yùn)動(dòng)狀態(tài)與文件價(jià)值類型分別一一對(duì)應(yīng)。（1）文件運(yùn)動(dòng)的整體性與階段性。從現(xiàn)行文件到歷史檔案（歸檔）是一個(gè)完整的生命過(guò)程，即文件運(yùn)動(dòng)具有整體性特點(diǎn)。盡管在文件的生命周期中，文件所發(fā)揮的作用存在差異，價(jià)值形態(tài)的表現(xiàn)也不盡相同，但都是同一個(gè)事物運(yùn)載著同樣的信息。阿根廷檔案學(xué)者曼努埃爾·巴斯克斯是拉丁語(yǔ)族流派的代表之一，他提出了文件生命周期的“三階段”論和“四階段”論。筆者認(rèn)為，巴氏的“三階段”論充分考慮了文件在正式形成或具有法律、行政效用之前的狀態(tài)，這種階段劃分不僅涉及到文件運(yùn)動(dòng)的全程，更注意到其運(yùn)動(dòng)前期的重要性，使得該理論發(fā)展至今，仍然能夠指導(dǎo)文件的全程管理和前端控制。（2）對(duì)文件運(yùn)動(dòng)整體性與階段性的思考。文件從形成到永久保存或者銷毀的整個(gè)生命過(guò)程，既有整體性的特性，又有階段性的特點(diǎn)。每個(gè)階段的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)與文件價(jià)值類型一一對(duì)應(yīng)的變化，只是文件運(yùn)動(dòng)不同階段的外在表現(xiàn)，我們應(yīng)該透過(guò)現(xiàn)在看到本質(zhì)，找到其真正的內(nèi)在因素，即價(jià)值形態(tài)的變化。認(rèn)識(shí)到這種本質(zhì)。在具體實(shí)踐中，就可以兼顧文件運(yùn)動(dòng)的整體性，對(duì)階段界限與聯(lián)系有正確認(rèn)識(shí)，對(duì)文件實(shí)施全面、系統(tǒng)的管理和根據(jù)文件運(yùn)動(dòng)的階段性變化，為文件的階段式管理提供實(shí)踐基礎(chǔ)。

二、電子文件生命周期及運(yùn)動(dòng)階段劃分

（1）三階段論。1997年國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件會(huì)在《電子文件管理指南》中，依據(jù)“文件從孕育、生成到存在的過(guò)程”，將電子文件的生命周期劃分為概念階段、形成階段和維護(hù)階段。（2）四階段論。浙江大學(xué)何嘉蓀教授將電子文件的生命周期劃分為文件的孕育形成階段、文件的現(xiàn)實(shí)使用階段、文件的暫時(shí)保存階段、文件的永久保存階段。此種劃分是依據(jù)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中內(nèi)在的價(jià)值規(guī)律的變化。（3）五階段論。天津師范大學(xué)李福君副教授提出了電子文件生命周期的五階段論，即電子文件管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、安裝、調(diào)試階段，電子文件孕育、形成階段，電子文件現(xiàn)實(shí)使用階段，電子文件暫時(shí)保管階段和電子文件永久保存階段。筆者認(rèn)為，“三階段”論將維護(hù)階段作為最后一個(gè)階段單獨(dú)劃分存在一定的局限性，對(duì)電子文件所賴以存在的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的維護(hù)也應(yīng)納入到維護(hù)階段。“四階段”論的階段劃分與傳統(tǒng)文件的階段劃分近似，但其所描述的直線式運(yùn)動(dòng)不適用于電子文件。“五階段”論將電子文件管理信息系統(tǒng)的管理與電子文件本身的管理融合在一起，兩者雖兼顧，但描述不夠清晰。而這些描述也反映出文件生命周期理論在電子文件時(shí)代所面臨的挑戰(zhàn)，挑戰(zhàn)主要集中在文件的階段性界定以及各階段相關(guān)因素之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系上。這就需要對(duì)傳統(tǒng)理論作適當(dāng)補(bǔ)充（文件連續(xù)體理論）與修正。

三、文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的指導(dǎo)意義

可以肯定的是，作為現(xiàn)代檔案學(xué)重要的理論基礎(chǔ)，文件生命周期理論對(duì)檔案學(xué)理論研究、傳統(tǒng)的文件管理及其他檔案工作實(shí)踐都有一定的指導(dǎo)作用。隨著電子文件時(shí)代的到來(lái)，高效率的工作環(huán)境和社會(huì)環(huán)境，使得電子文件大量涌現(xiàn)，在很大程度上取代了紙質(zhì)文件，文件生命周期理論面臨著挑戰(zhàn)，需要作出自我修正以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，從而繼續(xù)指導(dǎo)電子文件時(shí)代的檔案工作。但這并不代表文件生命周期理論在電子文件時(shí)代將被淘汰，不代表其生命力的削弱。在認(rèn)識(shí)文件生命周期理論時(shí)，應(yīng)注重抓住其本質(zhì)，把握其精髓，掌握其規(guī)律，從其指導(dǎo)與應(yīng)用層面具體分析，而非停留于概念層面的認(rèn)識(shí)。由于電子文件和傳統(tǒng)文件只是外觀形態(tài)不同，其本質(zhì)是一樣的，因而盡管電子文件和傳統(tǒng)文件運(yùn)動(dòng)的環(huán)境不同，但其運(yùn)動(dòng)的過(guò)程應(yīng)該是有共同規(guī)律的。在電子文件時(shí)代，應(yīng)從宏觀方面著手，將其與電子文件的特點(diǎn)相結(jié)合，融入到電子文件的運(yùn)動(dòng)階段與管理流程，真正發(fā)揮出該理論的價(jià)值。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]馮惠玲.檔案學(xué)概論》[M].第二版.

[2]潘連根.電子文件生命周期新探[J].浙江檔案.2002（7）

[3]馮惠玲.電子文件時(shí)代新思維[J].檔案學(xué)通訊.1998（6）

[4]何嘉蓀.電子文件運(yùn)動(dòng)階段管窺[J].檔案與建設(shè).2001（1）