淺談MicrosoftWord2003中的兩個使用技巧

◆任冬梅

(山西省介休市第二職業中學)

淺談MicrosoftWord2003中的兩個使用技巧

◆任冬梅

(山西省介休市第二職業中學)

一、在Word中利用“下拉型窗體域”實現表格的選擇性錄入

我們在日常制作表格的過程中經常遇到在一些表格的項目中輸入非此即彼的輸入項，如果將這些項目設計成下拉列表就會大大提高輸入的速度和正確性，以下以制作“2010年機房上機情況統計表”為例介紹下拉型窗體域的使用方法。

第一步:設計表格

先打開一個Word文檔，在其中根據需要設計好表格。可以先將一些不能用下拉列表輸入的單元格內容先行輸入。

第二步:插入下拉型窗體域

下拉型窗體域是比較常用的窗體域。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場合。我們設計的這個表格，在“班級，上機內容”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時可以直接點擊鼠標選定，不必進行輸入，省去了重復輸入的麻煩。

具體方法:將鼠標移到指定位置，如“上機課程”下面的單元格，點“視圖/工具欄/窗體”，彈出“窗體”工具欄，單擊“下拉型窗體域”按鈕。

窗體域插入后，單元格中會顯示出一個帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會顯示陰影，再單擊一次“窗體域底紋”按鈕后底紋消失)。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會被打印出來。雙擊插入的窗體域，系統彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”的框格內添加下拉菜單中的選項。添加的步驟是:首先在“下拉項”項目中輸入需要添加的第一個列表項，并單擊“添加”按鈕(或按回車鍵)，然后依次輸入其余列表項。所有列表項添加完畢后，可以通過向上“↑”和向下“↓”這2個“移動”按鈕改變列表項的排列順序。選中“啟用下拉列表”項，單擊“確定”按鍵即可。

這樣一個單元格的下拉窗體域就設置好了，下面的單元格就可以采用復制、粘貼的方法來完成。依次類推，完成其他項的域插入工作。

第三步:保護窗體

下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無法進行修改。此時用鼠標單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側會出現一個下拉三角圖標，點擊該圖標會彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點“保護窗體”按鈕即可解除鎖定。利用以上的方法還可以制作課程表，學生信息登記表等。另外在Word中共有三種窗體域:文字型窗體域、復選框型窗體域和下拉型窗體域，其他兩種窗體的使用，在此不做探討。

二、在Word中利用郵件合并功能快速制作學生成績單

在日常工作中，我們經常會遇見這種情況:處理的文件主要內容基本是相同的，只是具體數據有變化而已。例如，畢業證，獎狀，成績單等。在填寫大量格式相同，修改少數相關內容，其他文檔內容不變時，我們可以靈活運用郵件合并功能。

Word的郵件合并由兩個部分組成:第一部分為主文檔，包括要重復出現在畢業證、獎狀、報表、套用信函等中的通用信息;第二部分稱為數據源，該文件包含了合并文檔各個副本中的數據。把數據源看作一維表格，則其中每列對應一類信息，在郵件合并中稱為合并域，數據源可以是電子表格、數據庫文件等。例如，學生姓名、學生的各科成績等，完成合并后，該信息被映射到主文檔對應的域名處。現在以制作學生成績表為例介紹學生成績單的制作。Word的郵件合并功能的使用包含四個步驟:

第一步:建立數據源

以Excel中的電子表格為例建立數據源。啟動Excel，建立含有學生月考成績表(4月份)的工作簿，命名為“月考成績”文件。

第二步:創建主文檔，并設置主文檔類型

1.啟動Word2003，建立“月考成績單”主文檔，并錄入相應信息，如下圖:

小提示:此時設置的主文檔的格式也將決定各個副本的顯示和打印效果，因此應設置好相應的格式;為了節約用紙，也可將頁面分為兩欄或者多欄。

2.單擊菜單“工具/信函與郵件/郵件合并”或單擊菜單“視圖/工具欄/郵件合并”。

3.單擊郵件合并工具欄上的“設置文檔類型”按鈕，選擇“目錄”型主文檔并單擊“確定”按鈕。或者直接單擊“郵件合并”向導中的“選擇文檔類型”中的“目錄”選項，并在郵件合并向導中的“如何設置目錄”選項中選擇“使用當前文檔”選項。

第三步:連接到數據源文件并選擇工作表

單擊郵件合并工具欄上的“打開數據源”按鈕，或在郵件合并向導中“選擇收件人”選項中選擇“使用現有列表”，并單擊“瀏覽”按鈕，選擇收件人列表文件，也就是事先建立的“月考成績”數據文件，并選擇此次合并數據所在的工作表，并單擊“確定”按鈕。

第四步:向主文檔插入合并域

先將光標定位在需要插入合并域的位置上，然后單擊郵件合并工具欄上的“插入域”按鈕，或在郵件合并向導中選擇“其他項目”，選擇需要插入的合并域，并按“插入”按鈕，再單擊“關閉”按鈕，這樣就完成了一個合并域的插入。重復以上操作，直到將所需插入的合并域全部插入為止。

第五步:合并數據源到新文檔

1.單擊郵件合并工具欄上的“查看并合并數據”按鈕，或在郵件合并向導中選擇“預覽目錄”，可以查看合并出來的成績單記錄。

2.并向導中的“完成合并”，選擇“創建新文檔”命令，或在郵件合并工具上單擊“合并至新文檔”按鈕，在彈出的對話框中選擇“全部”記錄，并按“確定”按鈕，則可以生成數據源中所有學生個人的成績單新文檔。

3.檢查新文檔的合并效果，如果在頁面內出現的學生個人成績單不完整，則可以在主文檔中增加空行，調整行間距或主文檔的頁邊距。做到滿意后，生成的新文檔打印輸出或保存后供下次打印。

用Word2003郵件合并功能創建的目錄型主文檔，具有在同一頁面每一欄內打印多個主文檔副本的特點，若在同一頁面內只打印一個主文檔的副本，如學生的畢業證的打印，各類獎狀等，則應創建“信函”型主文檔，其余操作基本類同。

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