財務數字化與智能化應用
——以網上報銷系統為例

劉彤 席楠 司惠菊（中國氣象局氣象發展與規劃院 北京 100044）

一、引言

2020年政府工作報告中提出要全面推進“互聯網+”，打造數字經濟新優勢。“互聯網+”的核心內涵就是“互聯網+傳統領域”，而“互聯網+財務”，就是要充分利用大數據、人工智能、云計算等信息技術和互聯網平臺，對傳統財務進行優化轉型升級，推動財務向管理會計轉型、加強內部控制的信息化，使其適應當下的新發展[1]。

目前，傳統財務的轉型升級可以概括為數字化和智能化[2]。財務數字化一方面將依靠紙質媒介傳遞的信息轉變為通過網絡傳輸數據，進而使財務工作通過信息系統實現線上處理，甚至無紙化處理；另一方面通過各個信息系統的連接解決數據孤島問題，使財務能夠綜合各類數據實現控制和分析。智能化簡單來說是通過智能技術的應用，使機器具備人類的感知能力、記憶和思維能力、學習能力、自適應能力和行為決策能力。財務工作的智能化不僅可以通過RPA等技術實現自動化處理，而且可以在數字化的基礎上對海量數據進行處理、分析和挖掘，實現決策乃至預測的職能。

財務的數字化和智能化是一項系統工程，需要站在一定高度進行統籌規劃，但部分財務工作由于其特征，具備數字化和智能化的優勢，如財務報銷活動，它是一項基本的財務流程，業務量大、重復性強，具有明確的規則、可替代性強，同時涉及到業務人員和財務人員的交互，因此適合作為切入口，探索財務數字化和智能化的應用。

近年來，行政事業單位也開始積極探索財務的數字化和智能化應用，中國氣象局結合自身財務工作特點，積極推行氣象部門“互聯網+財務”轉型，推廣運行財務網上報銷系統應用，打破傳統財務報銷、審批方式，創新性地將財務報銷、審批、審核、支付業務從線下全部轉移到線上，實現了財務報銷流程化、數字化和智能化。本文詳細介紹其網上報銷系統的框架及流程，以及其中網上審批子系統的應用實踐，總結為財務管理帶來的成果成效，同時通過分析網上報銷系統的應用難點，為其他行政事業單位同行開展相關數字化和智能化應用提供借鑒和參考。

二、傳統報銷模式及弊端

氣象部門實行以部門管理為主的垂直管理，共有中國氣象局、省、地、縣四級預算單位近3 000個，財務管理層級多，資金來源復雜，報銷審核成為財務管理工作的重點之一。為加強財務報銷審核管理，中國氣象局2012年底在全國范圍內逐步推廣運行網上審核報銷。在該模式下，報銷人在財務專網上填報財務報銷單并打印紙質版，連同原始發票等紙質單據，線下送各級審批人（領導）在紙質單據上進行審批，最終憑審批后的紙質報銷單附上全部原始憑據到財務部門進行審核報銷，財務人員與報銷人網上填報的信息核對并審核后予以報銷（如圖1所示）。這也是目前大多數行政事業單位使用的模式。

圖1 網上審核報銷模式

網上審核報銷模式解決了報銷單據的規范性、報銷流程的標準化，但仍然存在一些弊端，具體表現在：一是受時間和空間的限制大。二是效率較低，報銷過程環節繁瑣， 在網上填單之后，仍需要經過領導審批、財務審核、出納結算、財務稽核、憑證打印等若干流程， 任何一個環節出錯都會影響報銷進程[3]，而且無論是報銷經辦人還是財務人員，都必須手工核對，耗時耗力。三是信息更新不及時、信息覆蓋不全面，報銷耗時較長，特別是已經發生的業務很難立刻反映在財務信息上（如差旅費經常隔月報銷），無法為決策者做出正確的決策提供有效參考[4]。

三、報銷業務的數字化和智能化創新

隨著網上審核報銷模式的日漸成熟，為解決財務報銷時效性問題，2018年底中國氣象局結合部門實際，推出氣象部門“互聯網+財務”的第二階段網上審批報銷模式。網上審批報銷模式是搭建在氣象部門專網上的一個子系統，我們稱其為“網上報銷系統”。網上報銷系統通過無紙化的審批、業務系統的整合，實現了報銷流程的數字化管理，同時運用OCR識別、電子簽名等技術，實現了報銷審批工作的自動化運行和智能化控制。

（一）網上報銷系統的應用模式。

1.流程數字化、在線化，實現無紙審批。網上報銷系統將報銷流程進行數字化和在線化改造。在網上報銷系統中，報銷人在財務專網上填寫報銷單、上傳電子附件，初審會計在系統中確認該事項能否報銷，并對報銷單形式要件是否齊全進行審核。審核通過后審批人（領導）按審批權限在網上審批報銷事項。上述審核環節均在線上進行處理，全部完成后報銷人才需要打印紙質版報銷資料，由復核會計對報銷人提供的紙質報銷單和發票是否與系統的電子附件一致，審核通過后支付并進行會計處理（如圖2所示）。

圖2 網上審批報銷流程

以報銷辦公費為例，首先，報賬人需要在網上報銷系統中填寫報銷事由，選擇費用項、輸入報銷金額，然后在付款方式填寫詳細支付信息，并上傳必要的電子附件，完成后提交會計初審（如圖3所示）。報銷單在系統中傳遞至會計初審后，進一步經審批人（領導）審批同意。通過后報銷單再次流轉至會計，報銷人開始打印報銷單并攜帶全部原始憑單到財務部門進行復核，出納辦理，會計記賬，至此財務報銷流程結束。在整個過程中，報銷人均可在網上查詢每個環節的審批人、單據到達時間、完成審批時間以及辦理狀態等（如圖4所示）。根據送達和完成時間，報銷人可以分析單據流轉的效率，能夠及時掌握會計人員辦理的時效性。

圖3 辦公經費報銷單

圖4 審批流程詳情

網上報銷系統不僅實現了會計審核和領導審批環節的全線上化、無紙化處理，而且實現了信息采集的前置和一定程度的自動化核算處理。由于這種報銷模式需要作為非財務專業人員的報銷人填寫較多的財務信息，為此系統專門設置了“報賬卡”和“費用項”以簡化報銷人的填寫。其中“報賬卡”關聯了預算、資金渠道、項目、銀行賬號、單位部門等信息，并按一定的編碼規則設置形成多張卡，報銷人錄入“報賬卡”號即相當于錄入了相關財務信息；將比較專業的會計核算科目歸并為報銷人便于理解的“費用項”，報銷人根據實際支出的明細進行選擇，實際上就是錄入了會計核算科目。同時，財務報賬系統根據內置的記賬規則自動生成會計分錄，根據報銷事由自動生成記賬憑證摘要，根據經會計審核后的報銷金額自動生成記賬金額，根據付款方式和支付信息生成出納支付單。其中可以在線上支付的通過報賬系統與銀行的連接（銀企直連）自動付款，這樣就基本實現了會計記賬的自動化和出納付款的自動化。

總體而言，網上報銷系統實現了財務部門日常大量單據處理的數字化、在線化，并且把財務人員從低效、繁瑣的重復勞動中解放出來，提高了報銷業務的效率，并盡可能減少單據處理過程中出現的人為錯誤。

2.整合業務系統，加強內部控制。網上報銷系統還可以通過各系統間業務的相互銜接，數據的互聯互通，加強內部控制，有效防范資金風險。網上報銷系統中的網上審批子系統采用B/S結構的應用軟件，它前端承接預算管理、內控系統，后端銜接財務核算、會計電子檔案等系統，整個系統與中國氣象局辦公網、資產系統、內控系統、銀行支付、電子檔案系統進行銜接，具體框架如圖5所示。

從業務流程控制的角度看，網上審批子系統實現了財務事前審批、財務報銷、結算支付以及會計核算四個系統功能的銜接，圖6展示了這四個系統功能與業務之間的控制關系。在事前審批環節，系統重點關注導致財務支出的業務活動事項的控制，如有無對應的年度資金預算、采購是否合規、是否列入會議計劃、是否符合“三重一大”決策事項等，真正做到事前審批決策關口前移；在財務報銷環節，系統重點關注經濟事項的真實性合規性，驗證并審查申請報銷的經濟事項是否有預算、提供的原始單據資料是否完整、經濟事項是否真實合法、要件是否齊全、付款是否符合合同約定、報銷費用是否符合相關規定及標準等；在結算支付環節，系統重點關注支付安全、支付效率，并力求實行線上支付以有效防止財務舞弊風險；在會計核算環節，系統通過上述“報賬卡”和“費用項”的填報，自動生成會計核算科目，既提高了財務人員的工作效率，又減少了由于人為處理導致的記賬錯誤，保障會計信息的質量。

圖6 業務控制流程圖

通過系統整合，報銷業務實現了加強內部控制、防范資金風險，具體體現在：一是強化預算控制。將預算控制前移，在年初將預算進行分解細化，報銷人根據預算指標對日常經費支出進行使用和管理，如果報銷金額超過指標控制數，報銷單將無法保存，強化了預算的剛性約束。二是強化事項控制。加強與OA系統的信息聯動，例如在填寫差旅費報銷單時強制關聯出差審批單，填寫會議費報銷單時強制關聯會議計劃，涉及政府采購的強制關聯采購審批單，等等。三是財務與資產的銜接控制。與資產信息系統進行無縫對接，涉及資產的財務報銷，在填寫報銷單時需要選擇相關資產卡片，系統在報銷完成后會將相關賬務信息反傳至資產系統，有效避免了財務賬與資產賬“兩張皮”的現象。四是單據填報控制。通過技術手段提取、錄入、處理信息，保證票據、收據信息的準確性，并采取智能比對的方式，避免出現一張發票多次報銷的問題。五是人員身份控制。通過合理、科學的權限分配，實現制度要求的不相容崗位人員的控制。系統與OA系統無縫對接，人員通過辦公網統一證書認證登錄，安全性得到保證。六是報銷審批信息控制。網上審批子系統的特點是 “不見面”審批、報銷，這就要求信息反饋要及時，為此系統設計了短信提醒功能，每個審批、審核環節都會給相關人員手機發送待辦及已辦短信提醒。七是資金支付控制。通過與銀行支付系統對接，實現單位財務與銀行系統的銜接，縮短資金在途時間，提高了工作效率，整個過程全自動處理，人工干預少，減少了差錯率，確保了財務系統與銀行綜合業務系統收支信息的一致性。

3.運用智能化技術，提高處理效率。上文提到，智能化是通過智能技術的應用，使機器具備人類的感知能力、記憶和思維能力、學習能力、自適應能力和行為決策能力。在財務報銷流程當中，主要是在明確的規定下，完成對相關信息的核對、檢查工作。也就是說，財務報銷流程主要發揮了人的感知能力，特別是視覺上的感知和判斷能力，在這方面的智能化技術主要是計算機視覺技術。計算機視覺技術簡單來說是一門研究如何使機器“看”的科學。按照識別對象可以細分為人臉識別、物體識別、圖像識別和光學字符識別（OCR）等領域。其中，OCR是從圖像中識別文字的方法，如證照、票據中的文本，是計算機視覺技術中較為成熟的應用之一[5]。

在氣象部門的財務報銷系統中，集成了掃描或高拍儀、OCR票據識別等映像系統，業務和財務人員可以通過掃描設備快速將紙質版發票等資料形成電子影像文件，然后利用OCR技術對文件中的要素進行識別，將圖片這類非結構化快速轉變為可以進行編輯處理的結構化信息，解決了發票上傳、識別問題，極大程度地提升了信息錄入的速度；同時，由于可以通過計算機對眾多票據信息進行存儲，也就可以實現相關信息的檢查和核對。特別是當出現相同的發票號碼時，系統會出現警示信息，無法保存報銷單，有效解決了一張發票多次報銷的問題。不僅如此，網上報銷系統還支持手簽字，審批人（領導）在web端通過手寫板簽批或通過手機簽批，均可保留原始手簽字，并打印到報銷單上，有效避免了仿造簽字的情況。

（二）網上報銷系統相比于傳統報銷模式的優點。網上報銷系統打通了單位財務信息傳遞過程中的斷檔，實現了整個報銷的規范化、流程化、數字化和智能化。傳統報銷模式下困擾單位的主要問題集中在報銷人填報單據到會計審核、審批人（領導）審批的環節，這段流程涉及到的人員多，人員層次復雜，業務量巨大，網上審批報銷模式對這段流程進行了改進和再造。總體而言，傳統報銷模式和網上報銷系統的對比如表所1示。

表1 傳統報銷模式與網上報銷系統對比

總之，網上報銷系統的應用創新了財務報銷手段，使“線上化”“非接觸”式報銷成為可能，特別是在新冠肺炎疫情期間，采取報銷線上審批、票據信箱投遞、會計定期收取的方式實現了“不見面”報銷，保證了特殊時期財務報銷業務辦理不中斷。

四、網上報銷系統的應用效果

（一）氣象部門財務信息系統報銷流程全面貫通。網上報銷系統的應用，從信息系統的角度實現了氣象部門財務報銷單據錄入、審批、支付辦理、記賬一體化操作，形成財務報銷電子化、標準化的閉環流程，對提高氣象部門財務信息系統一體化流程、閉環管理具有十分重要的意義。

（二）實現與氣象部門辦公系統的協同辦公。網上報銷系統與中國氣象局OA政務辦公平臺實現了無縫銜接，形成“一次登錄、身份鎖定、權限清晰、業務分明、應用流暢”的辦公格局。通過審批流程的系統梳理，明確職責，優化崗位，精簡不必要的流程節點。特別是系統與OA平臺銜接后，網上報銷系統移動端既可以完成辦公文檔的審批，也可以完成財務報銷的審批，使用方便、快捷，用戶體驗感較好。

（三）實現氣象部門授權審批內部控制管理。授權審批內部控制是內部控制管理的一個方面，網上報銷系統特別是網上審批子系統的推廣能有效防范授權審批內部控制風險。以前采取人工簽批方式，帶來授權批準隨意性、授權批準程序不完善、人為可篡改的風險。網上報銷系統的應用能徹底利用數字化手段解決授權審批環節內部控制風險，實現授權審批的標準化、規范化管理。

（四）實現氣象部門財務報銷更便捷、更高效。網上報銷系統實現了財務報銷事項移動辦理、移動審核簽批以及審批的自動化工作環境。通過移動報銷平臺工作人員可以充分利用時間，提高協同工作的效率，同時強化領導的監控管理職能，實現報銷事項流轉、移動審核簽批、報銷事項提醒等，大大提高了領導利用碎片化的時間對財務事項進行審批的效率。網上報銷系統的應用推廣給財務報銷審批帶來極大的便捷性，特別是“非接觸”報銷，在新冠肺炎疫情防控的當下，更能凸顯其優越性。

當然，網上報銷系統的實施應用也存在一些難點，比如財務報銷、審批流程的再造、多個信息系統之間的數據銜接。特別是隨著網上報銷系統的實施應用，日常會計核算和資金支付工作將逐步被系統取代，財務人員將逐步從財務會計向管理會計轉變，對財務人員的能力和水平將提出更高的要求。

五、結束語

如何真正做到財務系統好用、管用、實用、易用，無論是推廣還是開發系統，都要從用戶需求角度出發，為用戶提供便捷。網上報銷系統的推廣應用，有利于從管理層面實現內部控制規范化、會計基礎標準化、預算管理精細化、報銷審批便捷化、財務監督全程化，實現了單據從“簽字畫押”到“電子簽批”，從人工跑單到電子憑證網絡傳輸，從“跑銀行”到“點鼠標”的跨越式轉變。但仍需建立健全系統配套的運行機制和管理制度，從權限管理、單據處理時效、單據流轉速度、規章制度修訂等方面入手，保障系統的順暢運行。期望本文的介紹，能為行政事業單位財務數字化和智能化建設提供借鑒。