對高校圖書館檔案工作的思考

潘曉娟

摘要：在分析圖書館檔案工作現狀的基礎上，分析了圖書館檔案工作在圖書館工作中的重要作用，并針對存在的問題的提出了相應的發展對策，以促進圖書館檔案工作的完善和發展。

關鍵詞：高校；圖書館；檔案管理

檔案是國家機關、社會組織、公民個人在社會實踐活動中直接形成的、有保存價值的不同載體的原始記錄。圖書館檔案是存儲圖書館各項工作活動原始記錄的載體，主要包括圖書館在各個工作環節中產生和直接形成的，是圖書館發展的歷史見證，它全面、系統、真實地記載著圖書館各個歷史時期的發展軌跡，是不可或缺的信息資源。做好圖書館檔案工作 有利于圖書館各項工作的交流和提高，對于圖書館工作的總結、計劃的制訂、圖書館工作的良性運作及讀者工作的正常開展等，都具有十分重要的參考價值。因此，加強圖書館檔案的管理和開發利用顯得十分必要。

1 高校圖書館檔案工作的內容

高校圖書館檔案的收集與管理是檔案管理人員一項基本性工作，從圖書館的管理和業務流程看，圖書館檔案有兩大類：一是圖書館日常管理檔案：二是圖書館的業務流程檔案。高校圖書館的日常管理檔案是圖書館檔案的基礎，它包括圖書館經費、預測、匯報等文書檔案。圖書館業務流程檔案，包括文獻采購、讀者登記、圖書借閱、情報交流等形成的檔案。做好流程中的每一項檔案工作，才更有利于開展圖書館工作。對業務流程檔案應由各業務部門分散管理。文獻資源采購檔案歸采編部：情報交流檔案課題跟蹤服務檔案歸信息咨收集管理；文獻典藏檔案，借閱檔案歸流通部管理：讀者閱覽檔案歸讀者閱覽部管理。各類檔案資料的管理采用集中與分散相結合原則，有利于各部門結合自己的業務進行管理與利用。

2 圖書館檔案管理工作的意義

2.1 為圖書館領導決策提供可靠依據

圖書館領導在工作中需要了解館內的歷史數據和工作情況時，可參考館內保存的檔案材料，不斷健全和完善各項規章制度、崗位責任制。新上任的領導可通過檔案資料很快的熟悉本館的基本情況，順利地開展業務。由于高校圖書館檔案不斷在工作中得到豐富和充實，這為圖書館領導利用檔案信息進行決策、總結工作和制定計劃提供了可靠依據。

2.2 為圖書館的各項工作研究提供重要參考

圖書館檔案中收集歸納了日常管理和業務工作過程中各類統計數據和統計報表。如《圖書利用統計表》、《閱覽人次統計表》、《圖書館主頁點擊率統計表》等，以及記錄了不同時期、不同階段的圖書館組織機構、人員編制和各時期取得的成績和科研成果。因而，它不僅成為提供圖書館調查工作思路，保證各項工作的高效率運作的依據，而且成為圖書館業務探討、學術研究的可靠材料。

2.3 檔案工作為圖書館業務統計分析工作奠定了基礎

圖書館各項業務數據的統計工作，并不是一些數字的簡單累加匯總，而是一種科學的方法.通過對一些數字的計算與以往的工作記錄進行比較、分析。找出工作上的優勢與差距，分析原因并加以改善和解決，從中也可以提出新觀點、新思路，引導圖書館服務工作重點的轉移.使圖書館的業務工作穩步有序地向前發展。業務統計分析工作的連續，是以前面工作為依據的，以系統完整的記錄作為工作的參考，進行歸納、分析、總結，得出科學的理論依據，用以指導今后的工作更好地向前發展。

2.4 為圖書館歷史年鑒的編撰提供依據

圖書館檔案真實地記載著圖書館自創建以來的發展歷史，系統地、多角度地、多方位地反映了圖書館自建館以來的各項活動的真實情況，成為圖書館編撰歷史年鑒的重要依據，也是上級領導對圖書館進行評估時可查閱的重要依據。

3 圖書館檔案管理中存在的問題

3.1 檔案意識淡薄

圖書館只重視保存文獻資料，忽視檔案的自身建設。檔案在圖書館業務工作中處于弱勢地位，圖書館主要工作是圖書的管理、流通、閱覽等服務讀者的工作，而檔案在圖書館內不會引起人們對它的注意，所以利用得較少，加之領導對圖書館檔案重視程度遠不及對圖書管理的重視，因此，圖書館檔案人員處于被動的工作局面，只限于機械的收集、整理、保管等日常工作。由于思想認識偏差，許多圖書館的領導還沒有充分認識到圖書館檔案工作的重要性，忽視檔案的自身建設。

3.2 檔案管理不規范，檔案工作滯后于圖書館業務現代化進程

由于圖書館的檔案管理并沒有規范的管理機制，這樣就造成了圖書館各項檔案的歸檔范圍界定不明確：如圖書與資料的區別、資料與檔案的區別等。加上圖書館的檔案管理一般都是由辦公室兼職，所以工作人員對檔案工作責任不明確，收集的資料不全面，不能全面反映圖書館的工作及發展。

3.3 電子檔案有待完善

圖書管都配備有電子化管理信息系統，要加強檔案管理，必須同步構建信息化檔案管理系統、提升檔案管理水平。逐步把檔案的保存向數字化轉變，便于館藏檔案信息的查詢利用，并最大限度地提高檔案信息的使用頻率。

4 加強圖書館檔案管理工作的有效途徑

4.1 領導重視是加強圖書館檔案管理工作的關鍵

圖書館領導應從思想上高度重視圖書館檔案工作，深刻認識到圖書館檔案同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源，對圖書館的工作有著非常重要的參考意義。只有領導重視了，檔案工作人員才能引起警覺和重視，真正從思想上、工作中將檔案工作與圖書館工作一樣認真對待。

4.2 增強檔案意識是做好檔案工作的前提

加強培訓和宣傳，提高全館人員檔案意識，這樣大家才會關注檔案的收集和利用，檔案作用因此也能得以發揮。反之，檔案意識薄弱，不了解檔案的用處，即使有檔案也不知道使用。勢必影響檔案作用的發揮。

4.3 制度建設是做好檔案工作的保障

規范圖書館檔案歸檔范圍是做好圖書館檔案工作的前提和基礎，根據學院綜合檔案室制訂《檔案分類方案》，結合圖書館實際情況，制訂適合本館的檔案歸檔范圍、分類依據、編目標準、保管期限等基本要求。搞好檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作，認真抓好每個環節，逐步實現檔案管理工作的制度化、規范化、為規范、高效地開展圖書館檔案工作奠定了良好的基礎。

4.4 實現現代化管理手段

在檔案管理工作中，要發揮人的主觀能動作用，用更新技術手段促使檔案管理工作上檔次，逐步把檔案的保存向數字化轉變。這樣才有利于館藏檔案信息的查詢和利用，并最大限度地提高檔案信息的使用率，由此推動檔案管理工作逐步的提高，更好地為圖書館工作提供高效優質的服務。

參考文獻

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