水務工程檔案的收集、歸檔和利用新思路

周宏云

摘要：水務工程檔案一直以來是相關(guān)水務工作的重點，也是水務工作崗位相關(guān)技術(shù)人員檔案專業(yè)和理論知識的結(jié)晶。水務工作檔案的管理貫穿于整個水務工程中，其中包括水務工程所涉及項目的開發(fā)建議書、工程可行性研究方案擬定書以及前期設計工作、前期工程招（投）標工作、施工及質(zhì)監(jiān)管理、工程監(jiān)理至竣工驗收的檔案歸集、試運行（使用）的評定等工作。水務工程中檔案的歸集包括：水務工作涉及的需要歸檔保存的合同文件、圖紙、圖表及聲像材料以及不同載體形式的資料記錄。本文旨在結(jié)合水務工程檔案目前現(xiàn)狀及存在的諸多問題，綜合探討出水務工程檔案的收集、歸檔和利用工作的新思路。

關(guān)鍵詞：水務工程；檔案管理；收集利用；新思路

水務工程的建設工作是城市的整體水務工程事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，不僅包括城市建筑物、構(gòu)筑物的形成架構(gòu)。涉及整個水務工程基本建設的檔案管理的全部過程包括：水務工程相關(guān)涉及項目的開發(fā)建議書、工程招（投）標、工程監(jiān)理至竣工驗收檔案歸集等過程。認真貫徹國家規(guī)定的水務工程檔案管理，全面發(fā)揮現(xiàn)代化網(wǎng)絡信息的準確有效性，積極加強檔案管理工作人員的自我素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，將會全面促進當代水務工程檔案的快速發(fā)展。

1 水務工程檔案工作的現(xiàn)狀

水務工程中文檔歸集包括：水務工作應歸檔保存的合同文件、圖紙、圖表及聲像材料以及不同載體形式的資料記錄。要做到有效規(guī)劃城市水務工程建設，并為城市未來的整體水務建設提供出改造的相關(guān)依據(jù)，就需要做到有效地將各項水務工程的檔案系統(tǒng)及時而有效的集中歸檔。由此看來，在整個水務工程建設過程中，水務工程檔案的收集、編排、匯總并有效利用工作顯得尤為重要。比如，近年來在深圳城市涉及水務工程的建設項目數(shù)量急劇增多，其規(guī)模正比例擴大，參建施工隊伍迅速增長，隨著大量的業(yè)余非專業(yè)工作人員加入到水務工程的建設隊伍之中，導致水務工程中出現(xiàn)了參建的工作人員素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)狀，也最終導致了水務工程檔案的管理方法多樣、口徑不一致。甚至部分的施工和建設單位忽略了檔案管理工作的重要性，對工程涉及項目的檔案管理責任意識不強，只注重水務工程的建設和施工結(jié)果，而忽視可在各個工程環(huán)節(jié)對施工現(xiàn)場的操作程序、施工資料的整理和積累，最終在水務工程的檔案資料的內(nèi)容上表現(xiàn)為資料片面反映不全面、數(shù)據(jù)與實際矛盾、工程圖紙與成形實物資料不符，檔案的最終收集結(jié)果少，對水務工程資料的保管不系統(tǒng)、沒有原則、結(jié)果零亂。

2 水務工程檔案的收集、歸檔和利用

研究調(diào)查表明水務工程的檔案收集工作是整個水務工程檔案工作的難點之一，因為即使在水務工程檔案歸檔整理完畢，該水務工程的施工建設的收尾驗收工作仍在延續(xù)，仍會產(chǎn)生新的施工文件材料或需要在原檔案材料的基礎上補充或更改，所以水務工程檔案的收集與歸檔利用是持續(xù)的過程。一般而言，水務工程的效益較大，而其面臨的風險也就越大，其檔案水務工程的資料也較不同，對水務工程檔案的利用將會對整個水務工程的運行、延續(xù)會產(chǎn)生直接的影響。因此，收集、歸檔并利用水務工程的檔案至關(guān)重要。

3 水務工程檔案管理的新思路

如何完整、系統(tǒng)、準確地進行水務工程檔案的歸檔主要從如下六個方面入手：

3.1 建立完善有效的規(guī)章制度

水務工程檔案工作人員必須時刻關(guān)注國家頒布的關(guān)于水利工程檔案管理的文件，不斷更新和完善水務工程檔案管理的制度規(guī)范。根據(jù)水務工程的實際情況，系統(tǒng)的建立一套水務工程檔案歸檔的實施細則、水務工程文件所涉及的資料范圍、保管期限規(guī)定等的制度，做到有效保證水務工程檔案的原始性、完整性、系統(tǒng)性。

3.2 做好各環(huán)節(jié)組織管理工作

必須認真貫徹國家規(guī)定的檔案管理的規(guī)章制度，根據(jù)國家水務工程檔案制度中的“三個納入”和“四個同步”的工作思路。仔細將水務工程的文件資料收集和管理納入項目立項申報、整理歸檔，將各環(huán)節(jié)的檔案管理納入項目建設管理計劃中，規(guī)范相關(guān)部門和工作人員的工作職責。

3.3 充分發(fā)揮技術(shù)人員對水務工程檔案的作用

積極的運用國家有關(guān)水務工程建設的檔案管理的規(guī)章制度及法律法規(guī)，并充分結(jié)合水務工程建設在施工和竣工驗收過程中面臨的實際情況，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)性，綜合積累水務建設工程的文件資料，并全面加強水務工程的技術(shù)和管理人員的崗位意識，加強水務工程檔案管理人員的責任心。

3.4 重視水務工程結(jié)尾驗收檔案的補充工作

檔案部門必須重視水務工程的驗收階段的收尾工作，要求做到及時的跟蹤并掌握到水務工程建設涉及的第一手資料，并確保檔案是否準確，資料是否齊全，圖標資料是否正確。

3.5 做好日常檔案收集工作

及時全面掌握水務工程檔案的流通與銜接，通過對各階段水務工程資料進行鑒定、整理、保管，做到日清月結(jié)，及時完善日常水務建設的資料完善.水務工程檔案歸檔的過程中，必須分清各環(huán)節(jié)的重點內(nèi)容，重點估計在施工中無可替代的各檔案資料，包括在水務工程建設檔案的歸檔工作中，必須細化分類處理工程建設中相關(guān)重要文件，包括工程建設質(zhì)量的評定要求、施工過程中可能性事故原因的分析、施工中的索賠和反索賠原始合同、各施工階段與竣工驗收的評定要求，該資料合同是整個施工工程在運行、管理、竣工驗收的工作的重中之重。

3.6 加強水務工程檔案電子化管理

行政部門要及時加強對水務工程建設相關(guān)單位檔案業(yè)務的監(jiān)督與指導，對水務工程檔案的保管采取網(wǎng)絡技術(shù)的操作模式、加強文檔電子化管理、最終達成對檔案管理的自動化、網(wǎng)絡化、無紙化的理想管理狀態(tài)，發(fā)揮檔案數(shù)字化軟件的便捷優(yōu)勢，將水務工程準備階段起草文件、運行的監(jiān)理文件、施工階段的圖紙和合同文件、竣工期的竣工圖和驗收文件等有效地統(tǒng)一編排、合理存檔、便于各部門對檔案進行管理。通過電子檔和紙質(zhì)檔在目錄和整體歸集，最終做到水務工程檔案的統(tǒng)一管理。通過水務工程檔案電子化管理，不僅優(yōu)化了水務工程檔案的調(diào)閱過程，提供了水務工程檔案的歸檔效率，保證了水務工程檔案的完整和準確，也確保可以系統(tǒng)地將各部門檔案進行了有效的銜接和歸集。

4 結(jié)語

水務工程檔案的管理工作不僅是歸集施工建設的直接資料，也要管理施工附屬資料，包括文字性材料、圖片式資料、錄像等等直觀性資料。水務工程的檔案管理工作人員要謹記檔案的服務宗旨及其工作崗位的重要性，提升自我素質(zhì)的同時增強崗位服務意識，要不斷增強檔案管理的業(yè)務操作和理論知識，并不斷在實踐中學習不同業(yè)務模式的檔案特殊性，認真收集并完善檔案，做到努力提高檔案管理水平，管理、運用并發(fā)揮完善水務工程檔案的管理工作，實現(xiàn)水務工程檔案的進一步提升。在水務工程建設的檔案管理中全面采用現(xiàn)代計算機辦公手段，通過計算機網(wǎng)絡整理出一套完整而系統(tǒng)的工程檔案網(wǎng)絡，為水務工程檔案的持續(xù)性發(fā)展奠定基礎，最終實現(xiàn)水務工程檔案管理的質(zhì)的突破。

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