木桶理論在事業單位會計檔案管理中的運用

摘要：事業單位的會計檔案管理是一項重要的基礎工作，基于木桶理論這種管理思維，在管理過程中，應該盡早發現工作中的“短板”并采取措施使其變長，以滿足事業單位會計檔案管理水平不斷提升的需要。本文通過分析目前事業單位會計檔案管理中的“短板”，對如何變“短板”為“長板”，保證事業單位會計檔案管理工作這只“木桶”的整體工作能力進行了探討。

關健詞：木桶理論；會計檔案管理；運用

盛水的木桶是由多塊木板組合而成，其盛水量的多少往往不是由最長的那個木板決定，而是由最短的那塊木板決定的。這塊短板便成為決定木桶盛水量的主要因素，也就是我們通常所說的短板效應。 事業單位的會計檔案管理是一項系統工程，它不僅為單位的歷史負責，也為單位的現實服務。會計檔案管理的諸多工作內容，甚至整個管理隊伍都可以比作一個木桶，其中每個環節或每個成員出現短板問題，都可能影響到事業單位會計檔案管理工作的高效開展。

1 木桶理論與會計檔案管理

木桶理論是由美國著名管理學家彼得提出的，也稱為木桶原理、木桶定律或短板效應。其核心思想是一個木桶盛水的多少，受桶壁上最短那塊木板的限制。根據這一內容可以推論出只有桶壁上所有的木板達到足夠的高度，木桶的價值才能得到最大保障，如果木桶里有一塊木板不夠高，就會影響到整個木桶的盛水量。“木桶理論”能夠對我們產生深刻的啟示，將這種理論應用于現代企業管理過程中，企業的管理就像是一個木桶，其管理能力、管理水平的高低，取決于每個過程環節與團隊成員。在事業單位會計檔案管理中，木桶象征著整個管理團隊，木桶的最大容量則象征著整個會計檔案管理隊伍的實力與業務水平。管理體制的落后、管理手段的缺乏、管理意識的缺失、管理人員能力的低下就像是木桶中的短板，其中最短的木板對整個管理起著限制與制約的作用。

2 會計檔案管理中的“短板”

2.1 會計檔案管理意識淡薄

目前部分事業單位的會計檔案管理意識都比較淡薄，加上單位的財會人員少，工作量大，工作過程繁雜。導致一些會計檔案管理人員對會計檔案管理工作的重要性認識不足，在工作過程中存在應付現象，成為會計檔案管理的“短板”。有些事業單位的賬目比較簡單，會計檔案管理可有可無，有的事業單位領導錯誤的認為只要有會計憑證、賬簿、報表核算類的資料就可以了。造成本單位的工作規劃、預決算資料、基建資料、合同協議書等會計檔案資料不完整或缺失，不能及時歸檔。

2.2 會計檔案整理、銷毀不到位

部分事業單位的財務人員，不能夠按照規定進行定期的會計檔案整理立卷與歸檔。導致會計檔案遺失、隨意放置現象嚴重。部分單位雖然對會計檔案進行了整理，但質量問題堪憂。一些會計檔案在保管到一定年限以后，經相關部門鑒定、審查和報批可以進行銷毀，但目前很多單位由于管理人員工作責任心不足、或對銷毀程序不了解，不能進行銷毀，導致一些已經失去使用價值的會計檔案，仍然繼續占居管理資源，提高了保管成本。

2.3 電子檔案管理不完善

隨著電子科技的不斷普及，電子財務檔案也越來越多，利用磁盤、光盤等電子媒介來存儲各類會計數據資料已經成為普遍現象。與傳統的財務檔案相比，電子財務檔案在修正、復制、重置、攜帶、傳遞等方面都非常便捷。但電子財務檔案也存在一定的缺點，那就對是載體的依賴性和對保管環境的高要求。電子財務檔案通常需要在特定的條件下才能瀏覽與利用，缺乏傳統檔案的直觀性，保管難度較大，因此從目前的電子檔案管理情況來看，其管理水平還有待完善。

2.4 管理人員素質偏低

部分事業單位受人員編制的限制，往往將一些無法勝任其它崗位的人員安排到檔案管理部門，有的甚至將一些完全不懂檔案管理的關系戶安排到檔案管理工作崗位上，導致檔案人員素質參差不齊，整體水平難以保證。

3 運用木桶理論加強會計檔案管理

會計檔案管理中的任何一個細節不到位或出現問題，都可能成為木桶中的“短板”，都可能限制與制約會計檔案管理工作的高效開展。因此，在管理中不斷發現工作中存在的短板問題，及時修補“短板”，完善狀態，才能使檔案管理效率得到根本性的提升。

3.1 強化會計檔案管理意識，完善檔案管理制度。

首先， 要讓單位領導深刻了解會計檔案對單位經濟活動和生產經營的重要影響，意識到會計檔案對于整個單位的重要性，提高檔案意識，要將會計檔案管理工作納入到會計管理工作的議事議程當中。同時，檔案管理人員要提升檔案管理意識，要深刻意識到會計檔案管理人員不僅僅是檔案管理者，也是會計工作的監督者，嚴格細致地審核、鑒定會計檔案，充分發揮好檔案部門的監督調查和情報參謀功能。其次，要依據《會計法》、《檔案法》等法律法規，完善檔案管理制度。建立健全相關的制度體系，對會計檔案管理制度進行完善，制定會計檔案管理工作目標，建立《會計檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案移交制度》、《檔案銷毀制度》等一系列規章制度，不斷完善檔案管理制度。

3.2 嚴格標準，規范管理

進一步規范會計檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等管理流程，實現會計檔案的有效管理。一是在收集方面，會計檔案管理人員要按照會計檔案的歸檔范圍，做好文件材料的收集工作，不僅要收集傳統形式的紙質文件材料，還要收集以磁帶、磁盤等為載體的現代形式的文件材料，做到齊全完整。二是在整理方面，要認真做好包括分類、立卷、卷內文件排列、案卷封面的編目、案卷目錄的編制等一系列工作，使文件材料由無序狀態轉變為有序狀態，為實現有效管理創造條件。三是在鑒定方面，要通過文件材料價值大小的判定、保管期限的劃分，把有價值的立卷歸檔，沒有價值的予以剔除，使會計檔案由龐雜狀態轉化為優質狀態，使會計檔案存貯優質化，確保重要檔案齊全完整，便于保管和利用。四是在保管方面，按照《會計檔案管理辦法》的規定，當年會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務部門保管，保管期滿之后再編造清冊移交本單位檔案部門集中統一保管，會計檔案在保管到一定年限以后，經相關部門鑒定、審查和報批可以進行銷毀，檔案部門要重點做好檔案保護和庫房管理工作。五是要進一步完善會計電算化管理，按照《電子檔案歸檔和管理規范》、《會計檔案管理辦法》，加強對電算化會計檔案的管理，通過對會計檔案信息進行采集、加工、存貯和輸出，把會計檔案承載的信息由靜態轉化為動態，為用戶所接收，從而實現會計檔案的價值，為單位各項工作服務。

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（上接第35頁）

3.3 通過激勵機制，讓人為短板變長

企業員工就好比木桶中的每一塊木板，在企業中最受歡迎的往往是那些能力超群的“長板”員工。企業領導往往比較器重那些“長板”員工，從而忽視了對一般員工，甚至是“短板”員工的利用與開發。其實這些普遍員工和“短板”員工的重要性不容忽視。在事業單位會計檔案管理過程中，我們同樣應該重視對普遍員工或“短板”員工的激勵，使其“短板”變“長板”，不斷挖掘個人和集體的能量，增加整個管理團隊的盛水量。檔案部門的管理者應該清楚的認識每位檔案人員的長、短處，對業務水平不同或進步較慢短板員工進行支持和幫助，采用各種激勵措施來激發其工作熱情。可采用脫產學習、業余進修、短期培訓等方式進行繼續教育，提高其業務能力、文化素質。

4 結論

總之，加強會計檔案管理，“防之當如渡海浮囊，勿容一針之罅漏”。 會計檔案管理與木桶理論有共同之處，即構成系統的各個部分，往往優劣是不齊的，劣勢部分往往決定了整個系統的水平，影響了整個系統的的綜合實力。因此，會計檔案管理要科學運用木桶理論，在管理中把握會計檔案管理工作的特點和存在的不足，及時發現工作中存在的短板問題， 盡快將短板變長，確保會計檔案管理工作順利開展。

參考文獻

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作者簡介

陳龍民（1963-），男，副研究館員，本科，從事檔案管理工作，主研方向為公路檔案管理。