試論如何加強文書檔案的管理工作

鄒安群

摘要：在當(dāng)今這個信息時代，信息在人們?nèi)粘：凸ぷ髦邪l(fā)揮越來越大的作用，信息的準(zhǔn)確性和暢通性和人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ飨⑾⑾嚓P(guān)，在此情況下，文書和檔案的管理工作也越來越受到人們的重視，在日常工作機關(guān)和單位管理中發(fā)揮越來越重要的作用，本文通過對文書檔案的管理工作的改進(jìn)提出幾點建設(shè)性意見，希望對加強日常工作機關(guān)和單位管理方面提供一些有益的幫助和借鑒。

關(guān)鍵字：文書檔案；加強管理；制度完善

所謂的文書檔案是單位和機關(guān)對其工作業(yè)績和管理水平等進(jìn)行的記載，是一項嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，文書檔案的材料對以后的工作的開展能夠提供有益的幫助和借鑒，是機關(guān)和單位進(jìn)行決策和規(guī)劃的重要依據(jù)。因此，文書檔案管理的重要性不言而喻。在假期文書檔案管理方面筆者提出以下建議：

1 規(guī)范文書檔案管理

想要做好文書檔案工作，規(guī)范化的管理手段和管理方法是必不可少的。包括格式規(guī)范、種類規(guī)范、處理程序的規(guī)范等等，規(guī)范化程度的高低直接影響著文書檔案管理工作的好壞。特別是在二十一世紀(jì)的今天，科技的發(fā)展使辦公自動化的水平在不斷提升，規(guī)范管理的重要性也變得越來越突出。比如在下一份決策文件之前，首先需要做好檔案的歸檔和文書的歸檔工作，只有這樣才能確保文件的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。在文書檔案工作的處理過程中，要注意把握好管理程序和檔案記錄的有效銜接，使工作更加具有系統(tǒng)性和條理性。例如在做文件的編號、鑒定、分類工作的時候，要提前做好登記工作和歸檔工作，這樣可以節(jié)省大量的人力和時間，減少工作中出現(xiàn)的差錯，保證了檔案資料的系統(tǒng)性和條理性，極大地提高了辦公效率和辦公質(zhì)量。

2 提升人員素質(zhì)，加強管理水平

文書檔案工作的管理人員素質(zhì)的高低對文書檔案管理工作的好壞至關(guān)重要，這直接關(guān)系到機關(guān)和單位日常管理的好壞，因此提升檔案管理人員的素質(zhì)，加強管理水平便顯得尤為重要。文書檔案管理是一項細(xì)心和繁瑣的工作，管理人員必須做到細(xì)心認(rèn)真精益求精，對每一個細(xì)節(jié)都做到精確到位，對每一項分類都能夠精確的分析。把日常管理工作落到實處，不松懈、不懈怠、不馬虎。因為任何一個小小的疏漏或失誤，就可能造成文件的丟失或損毀，使檔案的完整性和系統(tǒng)性受到影響，很行政決策和管理帶來不利的影響。只有不斷提升文書檔案管理人員的素質(zhì)，加強其管理水平，才能文書檔案工作的系統(tǒng)性和穩(wěn)定性。

3 加強重視，注重落實

文書檔案作為日常工作機關(guān)和單位日常決策的重要依據(jù)，對機關(guān)和單位工作和計劃的實施有著重要的影響。因此，加強對文書檔案管理工作的重視，做到經(jīng)常參與和考察，及時的發(fā)現(xiàn)存在的問題并進(jìn)行改進(jìn)，將文書檔案工作的規(guī)范和加強納入單位的日常工作計劃當(dāng)中，并注重有效的落實，給文書檔案管理工作提供硬件基礎(chǔ)，比創(chuàng)設(shè)好的外圍條件，只有這樣才能真正的改善文書檔案工作，使其形成良好的機制。加強重視，注重落實，將對文書檔案管理工作的工作的開展起到極大的推進(jìn)作用。

4 進(jìn)一步完善管理制度

好的制度和規(guī)矩是規(guī)范人們?nèi)粘Ｐ袨楹凸ぷ鞯闹匾獪?zhǔn)則，好的制度會極大的促進(jìn)工作的開展，壞的制度會阻礙工作的開展，文書檔案管理工作更是如此。只有進(jìn)一步完善文書檔案管理工作的規(guī)章制度，通過完善的制度對文書檔案管理工作人員進(jìn)行有效的約束和管理，才能保證文書檔案工作的有效開展。要虛心的領(lǐng)會和學(xué)習(xí)文書檔案管理工作的相關(guān)制度和法律法規(guī)，對文書檔案管理工作進(jìn)行有效的管理和規(guī)范，建立起嚴(yán)格規(guī)范的同意標(biāo)準(zhǔn)和要求，對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高工作意識，加強各部門之間的協(xié)調(diào)和配合，讓文書檔案管理工作做到有法可依、有章可循、有據(jù)可遵，提高文書檔案管理工作的工作效率，提升其管理水平。

5 規(guī)范態(tài)度，注重檢查

文書檔案管理工作人員的工作態(tài)度對其工作的好壞密切相關(guān)，因此除了要對文書檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理，完善管理制度之外，還要對其管理人員的工作態(tài)度進(jìn)行及時的糾正和規(guī)范，客服工作中的大意性和懈怠性。讓檔案管理人員從分認(rèn)識到自己工作的重要性，嚴(yán)格遵守圖書檔案管理工作中的各項規(guī)章制度，規(guī)范工作流程，提高工作能力。注重檢查和規(guī)范，對工作中出現(xiàn)的問題及時的糾正。對檔案的收集要做到準(zhǔn)確迅速規(guī)范，對某些領(lǐng)導(dǎo)要的文件進(jìn)行催促讓其按時返還，對各種檔案資料進(jìn)行定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有紕漏的文件要及時的補齊，通過規(guī)范工作態(tài)度和加強檢查，使文書檔案管理水平得到有效的提高。

6 把握細(xì)節(jié)，查漏補缺

正所謂“細(xì)節(jié)決定成敗”，檔案管理工作更是如此。對于一名檔案管理工作人員，只有把握好每一個細(xì)節(jié)，細(xì)致認(rèn)真精益求精，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高其職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任意識，提高保密意識，只有這樣，才能真正的做好檔案管理工作。同時，可以多吸收一些優(yōu)秀黨員加入，進(jìn)一步加強對檔案管理人員的規(guī)范和調(diào)整，做好每一個細(xì)節(jié)，使文書檔案工作有條不紊的進(jìn)行。在文書檔案管理工作的管理過程中，要針對不同的文書檔案進(jìn)行不同的分類和歸檔，對每一項檔案都進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，按部就班循序漸進(jìn)，及時的查漏補缺。不能過分的依賴自己的記憶，要充分的做好記錄，方便查詢和管理。在對其分類上要做到科學(xué)性和條理性，保證檔案管理工作的有序性和系統(tǒng)性。文書檔案管理水平的高低從一方面上也折射出單位和機關(guān)總體管理水平的高低，因此，要對文書檔案管理工作加強重視和看管，給機關(guān)和單位決策的制定提供有效科學(xué)依據(jù)，保證機關(guān)和單位工作的開展和進(jìn)行。使文書檔案管理工作真正的發(fā)揮作用和效果。

7 總結(jié)

文書檔案的管理工作的好壞直接關(guān)系著機關(guān)和單位的管理和決策，本文通過對規(guī)范文書檔案管理、提升人員素質(zhì)和加強管理水平、加強重視和落實、完善管理制度、規(guī)范態(tài)度和注重檢查、把握細(xì)節(jié)六個方面對文書檔案管理工作提出了有效的建議。作為機關(guān)和單位整體管理工作的重要一環(huán)，文書檔案管理工作的重要性毋庸置疑。因此，只喲加強對文書檔案管理工作的重視，規(guī)范管理制度和章程，加強對檔案管理人員的培養(yǎng)和學(xué)習(xí)，才能使文書檔案管理工作得到有效的開展，從而為機關(guān)和企業(yè)的發(fā)展提供有益的幫助和借鑒。

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