關于做好衛生監督檔案管理的探討

崔虔暢

摘要：隨著我國人口的不斷增加，對衛生監督管理部門來說，不論是從其事務性內部管理還是病人病歷管理，其繁瑣程度越來越大，人員的牽扯也越來越多，因此，檔案管理成為完善衛生監督管理部門管理的重要保障。本文通過分析現階段我國衛生監督管理部門檔案管理的重要性、檔案管理出現的問題，從而提出完善衛生監督管理部門檔案管理的措施，從而實現既定的發展目標。

關鍵詞：衛生監督；檔案管理；問題；對策

在衛生監督管理部門，其檔案管理主要通過文字、報表、圖表、圖像、錄像等方式對衛生監督管理部門內部的醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等等相關的事情進行不同形式的記錄。完善這些檔案的記錄管理，不僅能夠很好地服務于衛生監督管理部門管理、監督等工作，滿足衛生監督管理部門工作人員、醫院和社會公眾的醫療信息需求，同時對充分發揮檔案信息資源在深化醫藥衛生體制改革、促進衛生監督管理部門院現代化建設中的重要作用。

1 衛生監督管理部門完善檔案資料管理工作的意義

1.1 完善檔案管理是衛生監督管理部門日常管理工作的重要依據之一

衛生監督管理部門在日常工作的主要任務是對醫療機構在給病人看病的過程中給予控制，而對以上目標控制的基礎就是對相關信息的把關。通過將醫療機構病人在看病過程所需要的相關材料信息進行收集，整理，處理，管理和監督的才能得到切實保障。這些信息的收集和整理是衛生監督管理部門日常工作的重要內容，同時也是醫療機構對病人負責、對醫療機構長遠發展的重要寶貴材料依據。

1.2 資料檔案是衛生監督管理部門工作內容和成果的詳細記錄

同其它監督部門不同，衛生監督管理部門檔案資料的管理更顯得是一種軟性的工作，更多的是一種服務性工作。在醫療機構對病人醫療過程中所記錄的檔案資料中，詳細記錄了醫院對病人醫治過程中出現的問題，尤其是成功經驗和失敗的案例，這些都成為切實反映醫院對醫療事業的重視，同時也充分體現了醫院在醫療病人過程中的工作成果。同樣，資料檔案作為一項可查的文件資料，對病人醫治過程具有可追溯性，可還原性。因此，醫療機構所提供材料的檔案管理是病人醫治過程工作的具體反映，完善檔案管理衛生監督管理部門對醫療機構長遠發展和控制有著非常重要的作用。

1.3 資料檔案管理是病人醫療過程中各方責任明確的重要依據

醫療機構作為一個醫治病人、服務大眾的機構，其信息的真實性將直接影響到病人的身心健康和家庭的和睦。作為客觀、公正的一方，衛生監督管理部門在對資料的收集和整理也必然是客觀、公正的。醫療機構資料能夠客觀的反映病人醫治過程中的實際情況，通過對規范、完善醫療機構資料的檢查，能夠追溯病人醫治過程中出現醫療問題的責任單位或個人。因此，如果一旦發現醫療安全事故，衛生監督管理部門通過查詢醫療機構資料檔案，能夠第一時間了解并找出相關證據，對明確責任，解決問題有著不可替代的作用。

2 衛生監督管理部門資料檔案管理不足的原因

2.1 管理者對資料檔案管理重要性認識不夠

許多衛生監督管理部門的管理者，在對待資料檔案管理的認識不足，是引起衛生監督管理部門資料檔案管理難以完善的重要原因。特別是部分衛生監督管理部門的管理者不能意識到資料檔案的管理能夠促進醫療機構全體員工對醫療資料的重要性認識。

2.2 資料檔案管理人員綜合素質不高

在許多衛生監督管理部門，資料管理人員大都是中專畢業生，有的最多就是大專畢業生，這些人往往是剛畢業或者沒有實際醫治病人經驗的人，他們對資料管理大都認為是把資料歸檔就行，對待資料管理沒有系統認識，而是片面的、機械的完成檔案歸檔工作。另外，在很多衛生監督管理部門，資料管理人員的地位也不高，這也是制約衛生監督管理部門檔案資料管理發展的重要因素之一。

2.3 衛生監督管理部門檔案管理制度不健全

在部分衛生監督管理部門，檔案管理制度幾乎沒有，就算有，也僅僅是停留在文件里，沒有切實落實，如對違反資料管理的績效考核管理制度，更是在許多衛生監督管理部門管理者認為是多余的。沒有一套切實可行的檔案管理制度，是無法保證建立檔案管理的有效落實。

3 完善衛生監督管理部門檔案資料管理的措施和建議

3.1 提高管理人員對檔案資料管理的重視程度

衛生監督管理部門管理人員作為檔案資料檔案的第一管理者，其管理意識的提高對提升檔案資料管理有著直接的作用。通過提升衛生監督管理部門管理者對檔案資料管理的重視，不僅能夠給檔案資料管理帶來更多工作便利，更為重要的是能夠將檔案資料管理上升到一個臺階，讓單位所有的員工都重視監理資料管理，最終實現檔案資料科學化、合理化。

3.2 加強衛生監督管理部門檔案資料管理人員的培訓

（1）提升對檔案資料管理重要性的認識。在對衛生監督管理部門檔案資料管理人員培訓過程中，不僅要對檔案員進行培訓，還要做到讓每一個衛生監督管理部門人員都參與到檔案資料管理培訓當中，使得所有的醫務人員都意識到檔案資料管理工的重要性和嚴肅性，從而大家齊心協力共同把檔案資料管理工作做好、做扎實。

（2）多種方式培訓，提升大家對檔案資料管理的實際技能。在對檔案資料管理培訓中，可以通過座談、講座以及問答的形式提升大家對檔案資料管理的重視和實際管理技能。同時，衛生監督管理部門還可以印發檔案資料歸檔管理手冊，讓所有的部門人員和醫療機構的相關人員人手一本，時刻學習如何完善檔案資料管理，將檔案資料管理的重要性深入到工作的每一個細節當中。

3.3 完善檔案檔案制度管理，加強制度建設

重視檔案管理工作，首先需要衛生監督管理部門的主要領導革新思想，調整認識，充分認識到檔案的重要作用，然后把這種思想和觀念貫徹到具體的工作中，要讓主要的檔案管理人員樹立信心，感覺到自身的重擔和價值，把檔案管理工作納入到部門的重要議事日程，強化每個人的認知。優化檔案管理工作，制度建設是關鍵，需要地方衛生監督管理部門結合自身的實際及相關的法律法規制定切實可行的檔案管理制度，養成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規章制度，強化檔案的保管和借閱制度，構建檔案的保密制度，把檔案以類歸宗，落實到人，做到責任明確，權責分明。

3.4 與時俱進，加快信息化建設

隨著社會的不斷進步，衛生監督管理部門檔案管理工作許多不可預見性的問題也日益突出，僅僅依靠以前的筆記方式記錄病人檔案已經逐漸不能滿足衛生監督管理部門檔案管理的發展，因此，與時俱進、實現檔案管理的信息化建設已經成為一個亟待解決的重要問題。衛生監督管理部門檔案管理信息化的建設，必須以維護檔案的完整與安全為第一守則，實現電子檔案資料管理模式，并且從電子檔案的收集、入庫、整理、發布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進行全過程控制和管理，實現檔案信息管理傳輸的自動化、一體化、標準化、規范化和共享化等。

建立并完善檔案資料管理，是衛生監督管理部門對病人病情、醫療機構健康發展的重要保障，是各項工作的真實寫照，是各項工作推進的重要寶貴資料，必須給予高度的重視。從源頭抓起，加強過程考核、完善檔案人員培訓、完善檔案管理的信息化建設對完善衛生監督管理部門檔案資料管理有著非常重要的作用。

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