農業科技檔案信息化管理利用探究

摘要：隨著計算機以及網絡技術的迅速發展，為農業科技檔案的管理和開發利用、信息資源共享提供了良好的平臺，管理好，利用好農業科技檔案，使農業科技檔案資料能應用于生產實踐，發揮其應有的社會經濟效益，服務于民生，是檔案工作發展的新理念。

關鍵詞：農業科技檔案；信息化；管理；利用

農業科技檔案是農業科研過程中直接形成的歷史記錄，其內容主要是一些歸檔保存以備查考的原始性信息資料，如科研成果、圖表、數據、照片及各類資料。檔案工作具有收集、整理、保管和開發利用等基本環節，以收藏管理和社會利用相互間的依存和轉化為其基本屬性，具有客觀性和真實性。因此，檔案資料已成為農業科研進一步提高和發展的基礎和依據。

1 要建立計算機網絡管理系統促進科技檔案資料的開發利用

農業科技檔案不同于一般文書檔案，建立了科技檔案以后如果不積極利用，將逐漸失去科技檔案的真正價值。所以，如何管理利用這些寶貴的檔案資料，怎樣通過科技成果推廣應用等形式，使這些科技檔案資料能應用于生產實踐，發揮其應有的社會經濟效益，也是每個科技檔案工作者的責任。科技檔案開發利用的途徑很多；科技工作者可通過召開科技成果新聞發布會、學術研討交流，建立科技情報及科技期刊數據庫，申報科技成果推廣項目，利用電視新聞、網絡傳媒等途徑，加大科技成果的宣傳與推廣力度。檔案管理人員可配合科研人員將科技檔案內容制作成簡明扼要、易于推廣的聲像光盤或成果簡介，供不同場合中推廣利用，使它發揮出科技檔案資料應有的作用。

近年來，隨著通訊事業、計算機以及網絡技術的迅速發展，使我們夢寐以求的實現科技成果文獻資源共享，有了良好的平臺環境，并逐步成為可能。目前幾乎所有的農業基層單位都配備了計算機、掃描儀等先進設備，已經具備了實現計算機信息傳遞的硬件環境，可實施科技檔案資源互聯網管理。因此，建立計算機互聯網管理系統可由國家相關部委組建農業科技檔案資源總庫，各省（市）成立中心數據庫，縣及基層農業單位建立用戶終端，從而實現全國農業科技情報信息檔案計算機網絡管理的連接。同時，加強科技檔案及有關情報資料的收集，通過計算機網絡專用管理系統聯合在一起，從而達到廣而多、齊而全的信息，推行科技檔案資源的標準化管理，實現科技檔案資源的真正共享。加強科技檔案應用情況的信息反饋與修正，在實踐中驗證科技檔案資料的實用性等，對于在生產實踐中不夠完善的信息，要繼續加深研究，予以提高，使成果更有價值，更易于推廣，對數據庫定期進行安全維護，不斷完善數據庫的內容。

建立科技檔案資料的計算機聯網管理系統，不僅可避免科研工作中的重復試驗，更重要的是使基層農業單位能及時了解有關的科研動態，承擔起一些較高水平的試驗研究工作，并通過計算機聯網管理系統，加強單位間的合作，形成互相聯系、但又互相獨立的項目攻關組，在網絡上進行科研信息交流，實現科研檔案資料的共享，為農業科研工作開展打開一條新思路，同時將農業科技檔案管理工作逐步推向市場，使之更快得以發展，并產生更大的經濟效益。

2 要利用農業檔案信息資源探討農業發展新規律

2.1 挖掘拓展檔案的現實利用價值，促進農業建設

農業生產活動多半需要現實的新信息，有時也需要挖掘檔案的現實利用價值。主要按照農業建設方面需要解決的問題，去尋找開發潛含在檔案之中的資源。尋找利于建設和發展的某一時期的成功經驗，汲取影響國民經濟正常發展的經驗。強調重視檔案的現實作用，并不是對檔案歷史價值的輕視和否定，而是從現實需要的角度出發去挖掘、利用檔案的歷史價值。

2.2 加強檔案工作的科學管理，促進農業發展

當今檔案工作正面臨著新的挑戰，隨著市場經濟的深入發展，市場需求也由單一化向多元化發展，隨著運營方式、競爭力度的加強，檔案工作管理模式急需實現科學化管理，管理行為法制化、管理內容多樣化、服務方式綜合化是科學管理的幾項重要標志。檔案工作的科學管理，可以促進涉農單位規章制度的建立。隨著管理水平的提高，客觀上進一步要求檔案部門逐漸成為精干高效的運行實體，在檔案為農業發展方面提供全方位服務，發揮積極的工作效能。

2.3 增加農業檔案的科技含量，促進農業的發展

增加科技含量，一方面指農業科技檔案的建立，另一方面指科學管理手段的增添和科學管理水平的提高。所謂農業科技檔案實際是農業科技、生產活動的直接記錄和實際反映，要求真實客觀地記敘科技、生產活動的過程和成果，同時記載人們的科技思想、科技方法和科技經驗。科技檔案一般具有長久的參考價值。首先，科學技術檔案是科技經驗和科技資源儲備手段，是科技發展歷史成果的典藏。其次，科技檔案可為農業新課題的研究提供條件，因為任何一項農業新課題的研究，都離不開已有的農業科技成果。而農業科技檔案正是已有農業及其他方面科技成果的記錄和實際反映。其三，一切農業科技、生產活動和科技管理活動合理有序的進行，必須要以完整、準確的農業科學技術檔案為必要的依據，而且要以農業科技檔案創造實際的效益。只有使科技檔案與農業生產實踐相結合，知識形態的科技檔案才會轉化為現實的生產力，產生經濟效益。而增加農業檔案的科技含量，正是促進這種轉化的有效途徑。

2.4 利用檔案加強農業與其他學科之間的聯系，促進農業發展

檔案工作者在廣泛收集科技檔案信息資料的基礎上，要進行必要的鑒別與歸類，認識其內涵與本質，提示其聯系與作用。例如；在農作物栽培中，不同的種苗適宜哪些不同的土壤、氣候和環境，應做哪些不同的規劃及管理、防治和保護等工作。農作物的管理方式與水土流失、生態環境具有哪些關系？生態系統失衡對農業生產及整個國民經濟會產生哪些影響？諸如這些方面的詳細情況及其過程和結果，不僅要做好歸檔、儲存保管等工作，還應做好分析、研究、探索等工作。當然最主要的是做好檔案信息資源的開發利用工作，這是社會和企業對科技檔案的最大需求。要求檔案工作者在研究總結的基礎上，及時做出科技檔案成果的利用方案，為領導進行決策提供可靠的科學依據。

3 加強農業科技檔案管理工作的措施

3.1 提高檔案人員業務素質，建立健全檔案規章制度

由于歷史的原因，農業系統很多檔案管理人員，沒有經過檔案專業培訓學習，很難適應檔案事業的發展，因此需要學習和提高專業知識，還要不斷更新知識，改善知識結構，掌握新技術。而進行繼續教育培訓，就是促使檔案干部主動學習檔案專業知識和高科技知識的一個重要途徑。檔案工作規章制度是單位整個規章制度的一部分。每個單位都需要規章制度的規范、約束，尤其是每個管理層人員都需配合檔案人員做好日常的文件收集、歸檔工作，保證文件及時、完整、系統地歸集到檔案工作人員手中，使具體的檔案業務工作有法可依、有章可循。只有這樣農業檔案工作才能健康持續發展。

3.2 加強領導，做好科技檔案收集管理工作

做好農業科技檔案的收集工作是檔案具體實務工作的基礎，這一工作做不好，直接影響以后的檔案利用工作。對檔案工作要加強領導，單位領導要對此項工作給予高度重視。不但要注重日常的文件檔案處理工作，而且需要檔案工作者下工夫做好科技檔案的收集工作。依據《檔案法》和本單位檔案管理制度，按部就班地將各處、科室文件檔案收集起來。根據《歸檔文件整理規則》進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。使之有序化，以保證每年度的歸檔工作順利完成。

3.3 強化現代化檔案管理手段，適應管理發展新需要

要提高檔案管理效率，就要采用以計算機為主的現代信息處理技術。信息技術的發展對檔案的管理、利用等方面帶來的革命性變化，使檔案信息管理系統與科技信息網相銜接，達到著錄標準化、存儲數字化等。在日常的業務學習中，應加強對檔案管理人員的微機使用技能培訓，熟練掌握計算機操作技能，提高檔案管理工作信息化程度，從而加快農業科技檔案管理開發利用信息化的建設步伐，更好地服務于農業及民生。

參考文獻

[1]王濤 加強農業科研檔案管理思考[J]山西檔案 2010 （1）

[2]趙文艷 如何做好科研檔案的管理工作[J]科學咨詢 2010 （2）

作者簡介

睢強（1970-），男，本科學歷，吉林省東遼縣檔案局，職稱：檔案副研究館員。