加強非運輸企業經濟合同管理的思考

周宇菀 上海鐵路局上海鐵路文化發展廣告有限公司

在現代市場經濟中，企業作為市場主體，其自主經營是一個極其復雜的過程，是風險與利益共存的活動，且往往利益越大風險也越大。經濟合同是企業開展經營活動、取得經濟效益的橋梁和紐帶，因而它也必然是經濟糾紛的根源，企業在合同的簽訂和履約過程中稍有不慎，就會使企業蒙受巨大的經濟損失。因此，企業必須以加強經濟合同管理作為主要切入口，構建現代化經濟合同管理體系，以降低和防范企業經營風險，真正做到防患于未然。

上海鐵路文化廣告發展有限公司（以下簡稱文廣公司）成立于2004 年底，是一家專業經營江蘇、浙江、安徽、上海等三省一市鐵路廣告媒體和站車書報刊業務的專業公司。這些年公司業務在不斷重組整合的過程中，經濟合同管理也隨之出現過一些問題，致使企業經營風險增大。為此，公司在經營過程中不斷探索，積極采取有效措施，防范和化解了經營中遇到和各種問題和風險。

1 經濟合同管理方面導致企業存在經營風險的因素

文廣公司由上海鐵路局原鐵路文化公司、各分局廣告公司及書報刊經營公司等合并而成。成立初期，企業雖然在組織上整合了，但各個單位仍按照整合前的模式各自分散開展經營活動，公司的經濟合同管理體系沒有形成，無論是組織網絡還是制度網絡都不健全，企業內部經濟合同管理不到位，這些問題的存在誘發了企業的經營風險。這些問題具體表現在：

1.1 經濟合同管理機構不健全

各單位日常經濟合同管理各自為陣，合同管理由兼職人員“帶帶過”，經濟合同管理只是作為部門的一般性工作內容，對合同的標的、權利與義務、履約要求等沒有經過各職能部門的專業審查，致使經濟合同的相關法規、要求無法在日常合同管理中得到貫徹落實，合同管理工作無法真正滲透到經營的全過程中去，公司經營風險無序可控。

1.2 經濟合同日常管理存在許多不足之處

（1）對經濟合同法及相關專業法律法規知識不甚了解。依法經營是每個企業發展的根本要求，但是有些涉及經營的干部職工對相關法律知識不甚了解卻又不學法或不依法辦事，對合同違約事項不追究，自我保護能力差。

（2）對合同當事人的履約資信不清楚。“知已知彼，百戰不殆”，但有的單位對簽約方（單位或個人）的法人營業執照或自然人身份證明、法人授權委托書等基本資信缺少了解，一旦發生經濟糾紛，特別是遇到惡意欠款的單位或個人，往往無法保證公司的正當利益。

（3）經濟合同訂立與變更隨意性較大。有的單位在簽訂合同時把關不嚴，簽約隨便；有的在發生合同變更或解除時僅電話或口頭通知，不按規定簽訂書面協約；有的怕麻煩、圖簡單，只簽內容條款不全的合同，這都是導致合作雙方間業務往來糾紛隱患的因素。

（4）合同文本不規范。各單位簽訂的合同中，有的條款過于簡單模糊，有的文字表述詞不達意，不能反映真正的合同法律關系，以至于我們在經營活動的一開始就處于弱勢和被動地位。

1.3 經濟合同管理制度不完善

（1）經濟合同管理制度的確立跟不上管理模式的變化。企業建立健全適合企業經營模式和業務特色的完整制度是一個漸進的動態過程，但企業經營者往往重經營、輕管理，造成制度建設的滯后。

（2）經濟合同管理臺賬缺失或不齊全。公司各單位普遍存在對合同管理臺賬不重視的現象，個別單位甚至未設立合同臺賬，設立了合同臺賬的單位也不同程度地存在記錄不及時或不完整的問題。

（3）經濟合同管理檔案資料不完整。經常發生諸如合同原件丟失（或僅保存復印件）；或者傳真件不注意復印保存，時間一長，字跡消退，無法辨認；或者合同資料保存在業務員手中，一旦人員變動，相關資料也隨人員調動未移交而無法尋找。當遇到經濟糾紛需要相關重要證據時，重要證據資料往往無從查找，導致企業合法的訴求喪失起訴依據。

（4）沒有建立合同審核會簽制度。規范的企業應該在經濟合同簽訂前，對合同項目的市場可行性、內容的法律可行性等進行審查，并形成書面的會簽意見。有條件的單位還應設置專門的法律顧問室或聘請律師為法律顧問，介入經濟合同的起草和履行過程，做到防患于未然。許多企業不夠重視這項工作，使經濟風險可控性減弱。

1.4 合同管理人員素質良莠不齊

由于鐵路多元經營企業的大部分干部職工都是從鐵路的各個行業和部門轉崗而來，他們在從事文化、廣告業經營之前，幾乎都沒有相關的從業經歷，不具備文化廣告業市場經營相關專業和法律知識，加之國有企業特有的員工文化程度、道德素養水平參差不齊的現狀，決定了公司合同管理人員業務能力差異很大，這也給有效防止經濟合同糾紛帶來難度。

2 防范和化解經濟合同風險的措施與實踐

2.1 建立健全經濟合同管理組織體系

公司及下屬單位均指定一名班子成員（負責人）分管合同管理工作，并配備專（兼）職合同管理員，基本形成覆蓋全公司的經濟合同管理工作組織網絡。2009 年，公司設立“安全管理、法律事務和企業管理部”，將合同管理與法律事務工作的管理職能納入該部門，實行歸口、統一、專業化管理，從組織上保證公司日常合同管理工作正常有序開展。

2.2 增強經濟合同管理關鍵環節的風險防范

（1）聘請專業律師，控制企業法律風險。公司選聘中國金融社科院法律博士為常年法律顧問，法律顧問以其豐厚的專業知識和實戰經驗，給予公司專業指導：參與重要合同的評審會簽工作，全過程參與公司重大合同談判和重大企業行為，顯著提高公司防范法律風險的能力。

（2）整章建制，重造經濟合同管理流程。公司對相關文件和管理辦法進行全面梳理，重新修訂《外聘律師管理辦法》，制訂并兩次修訂《合同管理細則》。通過細則和辦法再造經濟合同管理流程，對經濟合同從談判、草簽、審核會簽、簽訂、履行到糾紛處理等全過程的各個重要環節都做了具體規定，明確要求，用制度保障公司日常經營規范有序。

（3）制定格式合同，強調文本規范。合同文本是企業經營活動行為的基本記錄格式之一，公司先后制訂并推廣《廣告承攬合同》和《媒體合作協議書》、《制作、安裝合同》等格式合同，從源頭上控制了經營中存在的各類風險。

（4）建立經濟合同檔案，依法依據維權。合同檔案是記載合同履行情況的文字資料，保存完整的合同及相關證據材料，可以為企業維護自身權益提供保障。公司規定每一份經濟合同都必須有一個由公司統一編制的合同編號, 每一份合同文本，合同文本簽收記錄，履行情況記錄，變更、解除合同的協議等均妥善保管，立卷歸檔。

（5）建立健全經濟合同臺賬，強化基礎工作。做好經濟合同臺賬的記錄與管理，是形成企業經濟合同資料的重要過程。公司設立《合同會簽登記表》、《合同檢查意見表》、《合同專用章使用登記表》、《合同訂立、履行情況登記表》、《合同編號使用情況登記表》、《合同原件交接登記表》等日常管理臺賬，同時要求公司合同管理部門及各單位要及時、準確、完整地填寫總臺賬和分臺賬。

2.3 利用網絡科技，確保合同審核會簽及時性和數據統計適時性

隨著公司經營業務的擴展，各單位需經上級審核會簽的合同數量也增多，利用傳統人工或郵政方式傳遞資料將產生傳遞速度慢、流轉時間長等新問題，若是利用普通電子郵件傳輸資料也存在很多問題，如：在傳輸過程中如何確保被審核合同內容、會簽意見的真實性？如何利用網絡傳輸確保商業秘密等。為此，公司自行研制開發的“企業管理遠程網絡平臺”解決了電子信息傳輸中存在的問題。即各業務單位只需將合同資料上傳到這一安全、保密、高效的平臺中，合同會簽人員就可以在有網絡和計算機的地方隨時隨地審核并簽署意見，極大地提高了合同審核會簽效率，各單位也可以即時查詢合同會簽結果。

該信息系統的使用真正實現公司經濟合同管理信息化、現代化，創效明顯。為此，被路局擴展升級為“上海鐵路局多元經營合同與法律事務信息遠程管理系統”，使用范圍覆蓋全局所有多元經營企業，僅2011 年該平臺審核會簽的合同就達到6 101 份，合同標的額達4 056.49億元。

2.4 做實培訓教育，全面提升專業隊伍素質

公司堅持“走出去、請進來”的模式對干部職工進行培訓教育，有計劃、分期分批地選送相關人員到企業外部參加各種類業務、法律知識培訓；定期不定期聘請法律顧問、大學教師、同行業務能手到單位傳教或培訓，普及合同管理的職業操守、法律知識和業務知識；合同管理內部交流學習、現場觀摩，提高合同管理員實務。一支素質過硬的合同管理骨干隊伍，為提高合同管理工作質量和水平提供人才保障。

2.5 落實督查，突出經濟合同管理工作的常態性

為避免發生各項經濟合同管理制度落實不全面、不規范、走過場等現象，公司采取重點檢查和日常抽查的方式進行督促落實。檢查時查看：是否按合同約定進度全面履行合同；合同履行過程中發生變更時是否履行了變更簽約手續；是否存在違約情況，違約原因、補救方法是否查清和制定；臺賬記錄是否齊全完整等等。

3 取得成效

文廣公司經營情況分析表（見表1）中羅列了公司近五年的一些經營數據，

表1 文廣公司經營情況分析表

分析數據可以看出：公司近年經營收入不斷增長，而經濟糾紛比例呈明顯下降趨勢。

文廣公司以強化經濟合同管理為抓手，在經濟合同管理工作的組織建設、制度建設、合同日常管理制度落實、普法教育和信息技術應用等方面做了大量工作，逐步構建現代化經濟合同管理體系，成功化解經營中遇到的各種風險，消除經營中暗藏的隱患，使企業健康發展壯大，并取得驕人成績：公司營業收入從剛成立時的不足4 000 萬元到2012 年的36 708.79 萬元，實現快速穩步增長；2006 年在“全國百強廣告企業”排名中名列21 位；2009 年，通過了“中國一級廣告企業資質”認定。

4 結束語

企業的經濟合同管理工作有序可控，那么企業的有序經營就能得到充分保障，企業經營風險就能得到有效防范和化解。縱使官司不可避免，企業已將自己置于訴訟的有利位置，甚至為勝訴做好充分的準備，這樣的企業必將成為商海中經得起風浪、永不沉沒的航空母艦。