計算機信息存儲系統的應用管理

朱靜怡

（合肥工業大學 管理學院，安徽 合肥 230009）

辦公自動化初期采用了人工處理信息的方式，此種操作不僅效率低下，且錄入的數據容易出現各種錯誤，誤導了其它部門的事務辦公決策.計算機應用技術融入日常辦公之后，開創了辦公自動化系統作為支撐，設計信息存儲系統更是提供了優越的數據信息處理平臺.不僅要借助信息存儲系統完善自動化辦公體系，還要強化信息系統的應用管理力度，使其更好地服務于企業信息化建設.

1 信息丟失的不利影響

數據信息是企業從事經營規劃的關鍵性資源，其涉及到產品銷售、客戶信息、營銷策劃等多個方面的內容，利用好信息資料有助于經營者執行科學的市場戰略.相反，數據信息丟失也會給企業帶來較大的經濟損失，破壞了原先制定的經營秩序.以客戶信息為例，客戶是產品供應及銷售的主要對象，客戶資源則是創造收益的重要條件.丟失客戶信息導致產品失去了銷售渠道，產品滯銷后引起了諸多不良反應，如圖1，嚴重影響了內部的生產與銷售模式.

圖1 客戶信息丟失的不良反應

我國市場經濟進入了新一輪的變革趨勢，以信息科技為支撐的辦公自動化系統應用更加廣泛，這在很大程度上解決了傳統經營模式的不足.針對企業辦公信息丟失造成的不利影響，經營者應建立技術開發小組，研發出全新的信息存儲系統輔助管理.

2 新型存儲系統的應用優勢

2011年經濟報告顯示，我國約50%-60%的中小企業及80%-90%的大型企業實現了辦公自動化，各個行業均開始以計算機設備為中心建立自動辦公系統.經過一段時間的營運，憑借計算機信息系統調控作用的發揮，無論是生產型或營銷型企業企業實現了17.4%左右的收益增長幅度；其中，以信息科技為核心的新興產業收益增長幅度最高達30%.行業數據充分說明了計算機辦公系統的應用價值，創建信息存儲系統在效益創收過程中發揮了極大的作用.

2.1 安全性

信息存儲系統并非單一的存儲器控制，同時也配備了專用的信息檢測系統，由辦公人員執行存儲指令后自動運行，從而提高了信息存儲的安全系數.數據庫存儲功能的應用，其常作為大量信息錄入存儲的倉庫，辦公期間產生的任何數據都可存儲于數據庫中[1].如：內部數據庫信息使用必須要經過身份認證，登錄數據庫窗口后輸入特定的賬戶、密碼等綜合認證，確認管理員身份后才可調用信息資源，這就避免了非管理人員盜用、篡改數據行為的發生.

2.2 交替性

隨著經營規模及業務數量的擴大，辦公系統每天需要處理的信息量越來越大，信息存儲系統承接的任務量更多，這就要求考慮信息存儲工作模式的優化轉變.新型存儲系統具備了較強的交通互換功能，可根據用戶數據操作流量的持續增加，自動更新存儲系統的應用功能，滿足大流量數據處理的使用需求.如：信息存儲系統配備了自升級模塊，當數據信息流量超過限定標準后，啟動自升級方案對存儲器容量進行交替更換，及時調配新存儲器用以數據的錄入.

2.3 自動性

計算機辦公模式推廣于行業經營，為辦公人員提供了廣闊的操作平臺，信息存儲系統作為計算機的組成結構，最顯著的功能優勢在于存儲操作自動化，如圖2.手工存儲信息需經過多道操作工序，如：收集、校對、運算等，最后以手工書寫方式記錄信息資源，此種方式不僅耗時長且錯誤率高.基于計算機平臺的信息存儲系統，可根據用戶指令要求自動完成存儲前后的一系列操作，一般僅有少部分文件需手動處理，其它均可通過存儲系統自動化完成任務.

圖2 信息存儲系統的構成

3 計算機存儲系統的應用管理

計算機存儲系統為企業提供了廣闊的辦公平臺，對經營階段產生的數據進行自動化處理，方便了數據資源錄入與存儲的可操作性.計算機信息存儲系統需要配備高科技處理裝置，特備是在硬件設備上都有嚴格的要求，否則難以直接體現出新型存儲系統的功能優勢.另一方面，引入信息存儲系統也要求企業投入一筆不小的成本資金，對資金收支調配造成了相應的壓力.因此，從系統功能及經營收益角度考慮，必須對信息存儲系統實施應用管理決策.

3.1 設備管理

計算機的主存儲器不能同時滿足存取速度快、存儲容量大和成本低的要求，在計算機中必須有速度由慢到快、容量由大到小的多級層次存儲器，以最優的控制調度算法和合理的成本，構成具有性能可接受的存儲系統，如：FCFS算法按照“先來先服務”的原則，有秩序地對錄入數據進行智能處理，保證的數據存儲的便捷性.當企業結合辦公使用要求建立信息存儲系統之后，必須要從軟硬件設備強化管理力度，避免設備功能缺陷而影響到系統功能的發揮.

3.2 系統管理

企業信息系統作為一個系統，它可以分解為一組相互關聯的子系統，這些子系統各自有起獨立的功能，有起其邊界，輸入與輸出，也是存儲系統應用管理的重點對象.如：用戶按照使用需要分配了主、次系統，對其管理可先擬定控制方案，通過數據端口用主系統對子系統實施調度，靈活地控制數據信息之間的調配，解決子系統運行存在的各種性能隱患，為現代化辦公系統提供了良好的運作空間[2].

3.3 用戶管理

注重用戶信息的管理工作，只有用戶使用方便滿意的系統才稱得上是好的系統，而為一個用戶所接受、在實際工作中真正服務于用戶的成功的信息系統.計算機信息存儲系統管理時，要聯系具體的客戶作為參考，從最初的總體規劃的制定，到系統分析、系統設計，以及最后的系統實施的全過程，都需要用戶與系統開發人員的真誠合作，這對提升信息存儲系統的功能價值大有幫助.一般情況下，信息存儲系統管理首先考慮用戶信息的存儲要求，如：選用客戶關系管理（CRM）軟件，該軟件根據客戶群完成定位處理，改善了數據處理的運算效率.

3.4 開發管理

企業信息系統的戰略規劃是非常重要的，應當嚴格控制系統的開發流程，如圖3.嚴格區分企業信息系統開發工作的階段性，每個階段必須規定明確的任務，提供相應的文檔資料，作為下一個階段的依據，這些原則都是企業信息系統的開發過程中所積累的工作經驗和教訓[3].例如，產品信息存儲系統在應用階段，要考慮新產品信息的錄入與存儲，選用多功能存儲器作為管理工具，對產品信息的研發、銷售、成本、質量等數據自動化處理，也為存儲系統的管理工作提供便捷.

圖3 系統開發的流程

3.5 檢修管理

伴隨著經營規模的擴大發展，企業辦公系統需要處理的信息數量、信息內容均變得更加復雜化，信息存儲系統軟硬件設施承當的工作荷載更高，設備故障率也有明顯的增加[4].因此，日常檢修工作也是信息存儲系統應用管理的重要內容，應安排計算機技術人員定期對辦公系統進行檢修.主要檢修內容：一是故障方面，檢查存儲器在功能使用方面是否存在異常，如：內存量是否配套等，做好軟硬件設施的連接管理；二是更新方面，必要時應更換高配置存儲器調整系統，增強其存儲信息的使用功能.

4 結論

總之，新科技系統引入產業經營，在為經營者提供諸多便捷操作的過程中，也面臨著諸多管理方面的困境，處理不當亦會對企業發展造成許多不利影響.實現辦公自動化工作模式，必須注重信息存儲系統的應用管理，帶動日常辦公效率的全面提升.

〔1〕朱云霞.談企業實現辦公自動化是行業發展的趨勢[J].計算機應用技術，2011，16（3）：22-24.

〔2〕陳慶.計算機信息存儲系統應用期間的管理研究[J].計算機時代，2010，30（16）：43-45.

〔3〕王軍平.新時代計算機辦公模式推廣的必要性[J].中國科技信息，2011，29（5）：15-17.

〔4〕李明.信息存儲系統應用階段的綜合管理方案[J].管理觀察，2011，32（7）：49-51.