淺談檔案資源建設存在的問題原因及對策建議

蔡元俠

文章編號:ISSN1006—656X(2013)06?-0189-02

文書檔案是各項工作的真實記錄，是檔案的重要組成部分，是工作發展史的真實寫照。文書檔案資源建設是文書檔案管理的源頭性工作，加強文書檔案的資源建設對于檔案部門服務領導決策、服務經濟社會、服務人民群眾有著重要的意義，各級國土機關特別縣區級基層國土機關檔案部門應切實加強文書檔案資源建設。但是，長期以來，部分單位對國土檔案管理工作的重要性認識不到位，從而使得檔案管理工作逐漸被忽視，被遺忘。筆者根據自己多年從事檔案管理工作中積累的經驗，就基層國土機關文書檔案資源建設中存在的問題、原因分析進行粗淺的剖析，并提出幾點建議。

一、區局檔案管理工作的現狀

近年來，淮陰國土分局針對檔案管理基礎薄弱，基層部分國土所檔案工作嚴重滯后的實際情況，下大力氣進行整改，并以此為突破口，規范內部管理。通過召開中層干部會議、舉辦專（兼）職檔案員培訓班、增加基層單位檔案經費等措施，全面提升全局檔案規范管理化水平，強力扭轉檔案工作的被動局面。目前，分局建成面積達188平方米，密集架15組30列、檔案柜40組、設備齊全的檔案室，已整理各類檔案總數63662卷，其中業務檔案63162卷，文書檔案680卷、3189件。具體體現在：

一是強化檔案管理意識，確保檔案管理工作落到實處。分局根據工作實際及時補充完善各類檔案的歸檔范圍，在做好文書檔案、業務檔案收集的同時，特別注重會議記錄、統計報表、會計資料、視聽資料等重要文件資料的收集，確保了歸檔工作的系統性和完整性。

二是加大資金投入，夯實檔案管理基礎。近幾年來，我局抓住部分單位改擴建的有利時機，提前謀劃，提前介入，認真落實《檔案室設置和管理規范》，共投入資金100余萬元，為國土服務中心新購置檔案柜280組，增設視頻資料檔案柜和空調設備，實現基層國土所檔案室標準化、規范化。

三是健全日常管理制度，強化檔案管理規范化。為強化國土服務中心檔案管理工作，我局專門將其列入年度目標考核，并建立檔案管理制度、檔案工作責任制、檔案保密、借閱制度和檔案傳遞制度等制度，從制度上規范國土服務中心的檔案管理工作。

二、基層國土機關文書檔案資源建設中存在的問題

一是應歸檔的文書檔案收集不全。如：一些文件材料中有請示無批復或有批復無請示，一些重大活動的過程性文件資料收集歸檔不全，部門之間不平衡，部門移交的文件資料相對較齊全，且保存完好、歸檔及時；一些部門則相對重視業務卷宗移交，對文書檔案的整理歸檔不夠重視。

二是已歸檔的文書檔案價值不大。各部門雖然對文書檔案進行整理歸檔工作，但大多是根據自己的需要留存文件，極少考慮到文書檔案的后期利用價值，一些有價值的文書檔案資料時有遺失。一些部門為了自己利用方便，將重要文件在本部門存放，不愿或不主動移交分局檔案室存檔，還有的把原件留存，復印件上交。

三是對歸檔的文書檔案開發利用不夠。對文書檔案中的信息資源，缺乏深層次的加工整理，缺乏系統性的調查研究，缺乏深層次的整合，開發利用遠遠不夠。

三、原因分析

一是歸檔意識不強。在日常工作中，各部門收到一些上傳下達的文件、領導交辦的重要事項、經層層交辦后，事情做完了，文件去向不明，而部門具體負責的人員因事務繁忙，也未跟蹤收集，容易造成一些文件資料收集不全，歸檔不完整。還有部分人員認為現在網絡、科技資訊發達，需要查詢文件資料時可直接上網檢索瀏覽下載，紙質文件資料不需要保存歸檔，因而不重視文書檔案的收集、整理和歸檔工作。

二是檔案人員綜合素質不高。檔案崗位缺乏既懂專業知識、專業技術又懂計算機管理的人才，一些部門對檔案業務不熟，分類方案不懂，也很少有機會參加檔案業務培訓，不清楚哪些文件材料需要收集、歸檔，如何整理檔案。檔案員缺乏超前意識和創新能力，收集檔案都是采取“你交我收”、一年移交接收一次的被動收集方式制約著國土文書檔案資源建設。

三是領導對檔案工作的重要性認識不足。長期以來，國土工作的著力點基本上都放到管理工作上，加上受人力、資金、精力的限制，領導忙于業務工作就忽視了檔案工作。有的領導認為，“只要工作干好了，檔案存不存無所謂”?；陬I導的思想認識程度不高，自然影響到檔案員對檔案工作的態度，再加上日常工作任務的繁重，資金來源、裝備保障、人員配備等方面存在不足，較大程度上影響了檔案資源建設。

四是上級機關拔入的基層檔案的經費有時難以落實?；鶎訖n案資源是為廣大人民群眾無償服務、無償使用的，查找檔案只服務，不收費，不似地方綜合檔案館查檔服務是收費的。每年檔案的遞增要花費大量的人力、物力、財力，雖然上級國土機關拔入基層的經費中包含了檔案費用，但有的單位更愿意把經費投入到其它工作方面，很少用在檔案方面，每年檔案的遞增工作不到“萬不得已”不遞增，給檔案工作造成很大的被動，檔案庫房演變成了貯藏室，且管理設施簡陋。

四、加強國土文書檔案資源建設的幾點建議

（一）領導重視是保障。

凡事領導高度重視是關鍵，是最重要的保障，檔案資源建設工作也不例外。各級國土機關領導思想上一定要充分認識檔案資源建設工作的重要性、必要性，對檔案部門在人力、物力、財力上應給予充分的保障和支持，配齊、配精、配強檔案力量，形成自上而下的人員結構體系，讓文書檔案資源建設有強大的人力保障。同時，還要積極組織從事檔案工作的專兼職人員走出去、請進來，積極參加地方檔案業務部門舉辦的檔案業務交流培訓，到外地檔案資源建設工作成效顯著的單位進行學習，努力培養和提高檔案管理人員的業務素質、政治素質以及管理水平。

（二）提高思想認識，增強責任意識是關鍵。

一要提高思想認識。各級領導要充分認識檔案管理工作的重要性，把檔案管理工作做為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二要增強責任感。要經常組織相關人員學習檔案法律法規，培養大家樹立“檔案工作人人有責”的責任感，提高做好檔案工作的自覺性、規范性。三是檔案員要增強工作責任心。注意在日常工作中收集整理各類檔案，特別是業務檔案、文書檔案、視頻資料、照片資料，并防止檔案材料丟失，為檔案管理工作打下良好的基礎。

（三）規范文書檔案的收集整理和移交歸檔工作是基礎。

一要建立健全長效制度。將文書檔案交接工作納入各部門的議事日程、工作程序和規章制度之中。明確各機關、各部門主要負責人為第一責任人，具體承辦人員是直接責任人，負責檔案材料的收集整理歸檔工作。各部門要制定本部門的文書檔案歸檔的交接制度，規定檔案人員在調動工作時，必須將文書整理歸檔完畢及辦完檔案移交手續后方能離開崗位，檔案員在人員調整前必須先辦理檔案交接手續。二要加強指導和監督。縣區局檔案員應將本局的檔案分類方案及時公布，如有修訂應及時更新。使各部門檔案員熟悉歸檔范圍、歸檔方法，按歸檔范圍來收集需歸檔的文件資料。同時，縣區局檔案部門應加強對各部門文書檔案資料交接工作的監督檢查，督促其將規定落到實處。三要充分發揮主觀能動性。檔案員應積極參與、了解國土局中心工作,圍繞重點時期、重大事件、重要活動，盡可能將一切與國土工作和隊伍建設有關的具有紀念意義、憑證性和保存利用價值的文獻、手稿、圖片等各種文件資料收集起來，加以整理歸檔，豐富文書檔案庫藏。檔案員要改變“坐、等、靠”的收集方式, 必要時主動上門征集檔案，拓展征集渠道、擴大征集范圍，加大檔案收集力度