基于SAP的采購系統設計

曹 晰1，浦 曲2

(1.大連電機集團，遼寧大連 116044；2.大連東軟信息學院，遼寧大連 116023)

1 項目研究背景

目前ERP實施主要強調將企業內部價值鏈上所有功能活動加以整合，改善企業的內部管理，以降低成本，提高管理效益，并成功應用于生產、重工、財務、銷售等業務的管理和控制。但是采購環節尤其是非生產性采購的管理還是一個薄弱點，而非生產性的采購涉及的采購金額在某公司每年都有幾億人民幣。要降低采購運營成本，提高資金利用率，減低庫存，并充分利用集團規模采購的優勢，提高采購信息的溝通效率成為實現這一目標的瓶頸。從企業內部生產技術角度來分析，由于配件的BOM(Bill ofMaterial，物料清單）結構非常復雜，利用進口專利所附的圖紙和老式的計算機管理軟件已經很難滿足其產品結構變更及工藝升級的管理。其次，從企業供應鏈角度來分析，原材料的采購環節、半成品的加工環節、零配件的組裝環節及最后成品的銷售環節伴隨著復雜的工藝路線，協同作業存在一定難度，當銷售計劃進行調整時，生產和采購計劃很難做到即時變更。最后，從企業財務角度來分析，由于原材料價格波動較大，生產工藝復雜及人工投入不穩定，所以成本核算環節往往不精確，整個產業的利潤空間需要較為精確的成本發布作為依據進行評估核算[1]。

針對以上需求定義，該項目所實施的范圍便確定在ERP領域。ERP系統是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從MRP（物料需求計劃）發展而來的新一代集成化管理信息系統，它擴展了MRP的功能，其核心思想是供應鏈管理。它跳出了傳統企業邊界，從供應鏈范圍去優化企業的資源。ERP系統集信息技術與先進管理思想于一身，成為現代企業的運行模式，反映時代對企業合理調配資源，最大化地創造社會財富的要求，成為企業在信息時代生存、發展的基石。它對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力具有顯著作用。

該企業通過信息平臺的建立，能夠滿足以上所提出的需求和問題。首先，該企業實現了公司級的數據共享，理清了物料結構清單及工藝路線的分配。其次，企業的信息流向更加趨向合理，計劃更加準確，物流與資金流高度集成，從而加快了物流運轉速度，同時減少了庫存占有資金。最后，細化了生產管控的單元，精確地指定了各條工藝所占用工時及費率，并實現了原材料價格按期間管理，從而使成本核算更加準確，財務報表更加清晰，為企業的戰略規劃層領導提供了有力的決策依據[2]。

2 ERP的發展現狀

ERP是Enterprise Resource Planning（企業資源計劃）的簡稱，是20世紀90年代美國一家IT公司根據當時計算機信息、IT技術發展及企業對供應鏈管理的需求，預測在今后信息時代企業管理信息系統的發展趨勢和即將發生變革而提出的概念。ERP是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業管理軟件。它將包含客戶/服務架構，使用圖形用戶接口，應用開放系統制作。除了已有的標準功能，它還包括其它特性，如品質、過程運作管理以及調整報告等[3]。

目前國際上使用的大型ERP軟件有SAP R/3、Orcal 11I；國內生產的大型ERP軟件有用友U8和金蝶K3[3]。該課題所選擇的軟件系統為全球最大的ERP軟件系統SAP R/3。

ERP的發展主要經歷了以下幾個階段[4]：(1)訂貨點法：該思想主要產生于20世紀40年代，主要解決的問題是如何確定訂貨時間和訂貨數量，目的是為了降低庫存成本及采購費用。軟件設計主要依據庫存管理理論。(2)基本MRP（Material Requirement Planning）即物料需求計劃：該思想主要產生于20世紀60年代，主要解決的問題是如何根據主生產計劃確定訂貨時間、訂貨品種、訂貨數量，目的是為了追求庫存成本的降低，同時避免生產頻繁缺貨的情況。軟件設計主要依據主生產計劃管理理論及BOM管理理論。(3)閉環MRP：該思想主要產生于20世紀70年代，主要解決的問題是如何實現計劃制定到有效實施的即時調整，目的是防止計劃偏離實際。軟件設計主要依據能力需求計劃管理及車間作業計劃管理理論。(4)MRPⅡ：該思想主要產生于20世紀80年代，主要解決的問題是如何實現管理信息系統一體化，目的是追求競爭優勢。軟件設計主要依據決策技術、系統仿真技術、物流管理技術及系統集成技術。(5)ERP：該思想主要產生于20世紀90年代，主要解決的問題是如何在企業及合作伙伴范圍內利用一切可利用的資源，目的是適應市場環境的快速變化。軟件設計主要依據混合型生產理論、供應鏈技術、JIT（Just In Time），即準時制生產方式。

3 基于SAP的電子采購系統的功能設計

ERP系統是一個十分復雜的系統工程，每個系統都由相應的子系統組成，每個子系統又可以分為多個模塊。因此功能模塊設計在設計系統模塊時，應時刻考慮模塊間的內聚與耦合關系，即倡導模塊內聯系越緊越好、模塊間聯系越少越好的原則[5]。

根據采購管理子系統分析階段形成的數據流程圖及數據字典，將采購管理子系統按功能劃分法分為五個模塊，即采購計劃模塊、訂貨管理模塊、收貨管理模塊、請款管理模塊、供應商管理模塊。同時各個模塊又都各自包含如下功能模塊圖所示的相對獨立的功能模塊。功能模塊如圖1所示：

圖1 采購管理子系統的功能模塊圖

項目實施過程中非標準功能的ABAP開發部分，需要在設計階段整理出開發需求清單并著手根據業務需求設計程序邏輯。開發工具分為Web Dynpro和ADD-ON兩種，Web Dynpro主要用于畫面的開發，開發者可以對Web畫面的按鈕事件進行編碼，并且對ADD－ON編寫的共通程序進行調用；ADD-ON主要用來編寫共通程序，例如：系統間的接口、SAP增強功能的開發、用戶出口等，對于Web Dynpro程序的命名規則，統一為“ZWVM_名稱”。對于ADD-ON程序的命名規則，以“Z”固定開頭，類程序接“CLS_名稱”，API程序接“ZPMM_名稱”，報表程序接“ZPUM_名稱”， ADD－ON表統一格式為“ZTPMMxxx”。Web Dynpro/ADD-ON命名規則如表1所示。

表1 Web Dynpro/ADD-ON示例

4 采購管理業務數據流圖

采購部門是企業物資的重要入口部門，是物流的主要部門，與各個部門都有密切的關系，但主要是完成生產物資的采購，與生產部門、財務部門和倉庫部門的業務聯系是根據生產計劃和物料需求計劃制定采購計劃，并形成用款計劃交財務；再發出采購訂單（合同），供應商按計劃來料，倉庫部門根據訂單（采購計劃）收料，安排檢驗，合格后辦理入庫業務，入庫單據交財務，并根據發票形成應收款。

采購管理子系統的主要設計功能是依據物料需求計劃（庫存的訂貨點需求），根據物料的采購提前期、采購批量來選擇供應商，從而制定采購訂單；采購訂單來料后根據訂單進行驗收、收貨，再送檢驗，合格后分配庫存貨位，登記入庫單。根據采購業務的分析，采購業務的ERP管理分為五大子系統，圖2為采購系統第一層數據流。

圖2 企業采購管理數據流程圖

該系統包括供應商管理、采購收貨管理、采購訂單管理、采購基礎數據、采購計劃管理。這是采購管理子系統中最重要的模塊，實現了對采購流程的跟蹤管理，包括供應商管理、采購收貨管理、采購計劃管理等功能。根據各種請購信息，制訂采購計劃，通過詢比議價選擇最優供應商，然后生成采購單，通過發單作業將采購單實際發出。采購訂單管理包括采購訂單明細文件、采購訂單主文件等。收貨檢驗作業由專門的質檢部門來做，收貨員根據采購單編號或直接查找未收完料的采購單，核對正確后開收貨單，此時采購子系統會自動提示有新收貨情況，可重新核對是否無誤，并根據收貨質量自動計算此次收體貼的合格率，該合格率可為供應商評估提供參考(圖3)。

圖3 采購基礎數據管理數據流程圖（第二層數據流程圖）

模塊包括供應商管理、交貨方式維護、訂貨方式維護、采購員維護、退貨原因維護、采購系統維護。在一個管理先進的企業中，供應商被看作企業的一部分，因此對供應商的管理是相當重要的。該模塊記錄了供應商的各種信息，包括供貨范圍、商品報價、供貨能力、供貨質量以及與本企業合作的交易記錄。與一個信譽良好的供應商建立穩固的長期合作關系是至關重要的，所以本系統提供了一套完整的供應商評估流程，采用人工評分與系統自動評分相結合的評估制度，合理公正地評估供應商，使公司能和一些優秀供應商建立良好合作關系。退貨時先根據發票建立一個退貨請求，貨物出庫，根據出庫結果建立退貨說明，并記錄退貨原因等，同時進行采購系統的維護(圖4)。

圖4 采購訂單處理數據流程圖

模塊包括采購計劃管理、采購訂單制定、采購訂單審批、采購訂單結清。可根據不同要求統計某段時期的采購情況，生成相應文件。根據采購單制作相應付款計劃生成報表(圖5)。

圖5 采購收貨管理數據流程圖

模塊包括采購退貨、采購收獲、驗收入庫。在不同時期生成各自文件，從采購和入庫分別生成主文件和明細文件，以便對整個流程進行更好的掌握和記錄。

[1]孫福權,王曉煜.企業資源計劃(ERP)[M].沈陽:東北大學出版社,2006:7-8.

[2]孫福權,吳迪.ERP實用教程[M].北京:人民郵電出版社,2009:3-5.

[3]JudyE.Scott，Iris Vessey.ImplementingEnterprise Resource PlanningSystems:The Role ofLearningfromFailure[J].Information Systems Frontiers,2002,2(2):15.

[4]李偉忠.SAP實施顧問寶典[M].北京:中國人民大學出版社,2005:36-38.

[5]陳佳.我國制造業ERP應用分析與研究[J].中國制造業信息化,2003(1):96-97.