基于崗位調研的高職文秘專業教學改革與探索*

韓玉芬,李 柯,吳新化

(湖州職業技術學院 人文旅游分院, 浙江 湖州 313000)

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基于崗位調研的高職文秘專業教學改革與探索*

韓玉芬,李 柯,吳新化

(湖州職業技術學院 人文旅游分院, 浙江 湖州 313000)

文章通過對企事業單位秘書崗位的調研，分析了當前秘書崗位的主要工作內容，總結了秘書職業的素質及能力要求。進而，從人才培養方案、教學方式、考核方式以及加強校企合作等方面，論述了湖州職業技術學院文秘專業進行的教學改革探索。

高職; 文秘教學; 教學改革

隨著我國中小民營企業的迅猛發展，社會對文秘人才的需求狀況正在發生深刻變化。其中，一個重要趨勢是民營企業對復合型秘書人員的需求不斷增加。高職院校文秘專業是培養秘書人才的搖籃。為確保辦學的有效性，學校應深入開展秘書行業人才需求的調研，跟蹤社會對文秘人員的職業素養、職業能力及知識結構的新要求、新變化，并在此基礎上反思文秘專業的課程設置、教學內容及教學模式，根據實際需要進行調整與改革。這是高職文秘專業畢業生滿足社會需求的重要前提。

一、調查研究的對象和方法

基于文秘專業建設與教學改革的需要，湖州職業技術學院(以下簡稱湖職院)文秘專業在最近兩年，在浙江省開展了一次大規模的調研工作。本次調研以浙江省各企事業及機關單位秘書為對象，主要目的是了解秘書崗位的主要工作內容和要求，聽取一線秘書人員對高職院校文秘專業教學內容及課程設置等方面的建議。考慮到高職文秘專業學生的去向大多是中小民營企業，所以，此次調研以企業特別是民營企業秘書為主要對象。各類單位的具體分布情況如下：黨政機關和事業單位占15%，國有企業和民營企業分別占15.5%和57.4%，其他性質的單位占12.1%。

為獲取全面真實的信息，本次調研采用調查問卷與訪談相結合的方式。一部分是發動學生開展問卷調查，共發放問卷1 200份，實際回收1 109份，有效率92.41 %；另一部分是教師帶領學生進行訪談調查。效度是調查研究的一個重要指標，其中的內在效度是指測量的方法、資料和結論對該測量本身的有效性。這些資料和結論可以有效地解答所研究的問題。[1](P196)在問卷調查的基礎上，學校文秘專業教師帶領學生，對浙江省內近百家企業的秘書人員進行了深入的訪談，獲得了大量有價值的信息。比較兩種調查結果，我們發現，訪談獲得的信息相對來說更加豐富和多元，但兩者的總體結果非常相近。這說明，本次調研的內在效度較高。為了有效處理調研結果，我們采用SPSS軟件，對1 109份問卷調查獲得的數據進行了統計和分析；同時，也詳細整理并深入分析了師生們的實地訪談記錄。

二、調查結果分析

(一)調查問卷統計

1.秘書崗位的主要工作內容 針對表1所列的各項內容(參見表1)，我們設計了主要工作、一般工作、次要工作以及不屬于工作范圍四個選項。統計時對四個選項依次設定了3、2、1、0共4個分值。分值的高低代表工作的主次程度。最后，根據統計結果算出平均分值。結果顯示，表1中所列的5項職業功能的平均分值均超過2.0。這說明，秘書的實際工作內容包括了表1所列的各項內容。比較具體內容后，我們發現：認為商務溝通是主要工作的人最多，分值達2.58，這說明商務溝通在秘書工作中占有相當高的比重；其次是會議與商務活動、辦公室事務管理兩項，平均分值分別為2.53和2.47。因此，在進行文秘相關課程的教學方案設計時，教師應考慮當地企業的實際情況，結合企業秘書人員的工作內容，調整教學側重點，從而使培養出來的學生更能符合企業需求，并達到學以致用，迅速上崗，甚至獨擋一面的效果。

表1 秘書崗位主要工作內容

數據顯示，常用文書的寫作分值為2.12，和其他項目相比相對較低。這說明，在當前中小企業中，文書寫作在秘書人員的工作中所占比重不高。

2.秘書的職業素質 對秘書職業素質這個項目，我們設計了“職業素養”和“文化素養”兩個模塊，具體小項如表2所示(參見表2)。統計時，我們分別對調查表中設計的“非常同意”、“同意”、“基本同意”、“不同意”四個選項，依次設定了3、2、1、0共4個分值。各分值的高低，代表調查對象對本項內容認可度的高低。調查結果顯示，職業素質要求的平均分值是2.58，文化素養要求的平均分值是2.29。這說明，相比較而言，秘書人員對職業素養的認可程度更高。在“職業修養”類別中，“愛崗敬業”和“嚴守機密”兩項的平均值分別為2.82和2.91，而“文化修養”類別中的“禮儀修養”的得分最高，為2.92。以上調查結果提醒本專業的教師：在教學過程中，應注意引導學生認識甘于奉獻、吃苦耐勞等秘書人員的優秀品質的重要性，還應特別強調嚴守機密是秘書人員的一項基本素質要求。

此外，從表2還可以看出，文化素養也是秘書職業素質的一個重要組成部分。從深層上講，文化素養是體現秘書職業素養的基石。秘書的工作水平和工作藝術在很大程度上是建立在良好的文學修養和審美修養的基礎之上的。秘書人員的待人接物、商務活動、溝通協調等活動都對禮儀修養提出了較高的要求。

表2 秘書職業素質要求

3. 秘書職業崗位的能力需求 秘書職業崗位的能力部分，我們統計了表3中所列的5個項目(參見表3)。統計時，對調查表中設置的“非常同意”、“同意”、“不同意”3個選項，依次設定了2、1、0共3個分值。具體分值代表了調查對象對本項內容的認可程度。調研結果顯示，秘書的各項工作都需要溝通協調與人際交往能力。因此，這兩項能力在秘書各項能力要求中占有重要的位置。在現代企業中，辦公自動化操作能力是秘書完成各項工作的基本要求，是有效完成各項工作的前提。調查單位對秘書人員的辦公自動化能力都有較高要求。此外，領悟力、分析判斷能力、語言表達能力、應變能力和學習能力的分值都超過了1.8。可見，這些能力對秘書人員來講也是十分重要的。秘書作為領導的助手和參謀，要領會領導的意圖，要善于對各方面所獲得的信息進行分析判斷，以便為領導決策做好參謀工作。有時候，秘書還需要處理各種突發事件，因此需要不斷學習各種新技術和新方法，從而拓展工作范圍，適應環境的變化。文秘專業教師在設計教學方案時，要充分考慮秘書人員應具備的各項能力，在實施教學活動過程中應從多方位、多角度引導學生重視上述核心能力，并幫助學生提高這些能力。

表3 秘書職業崗位能力要求

(二)教師訪談調查結果統計

為了深入了解一線秘書的實際工作狀況以及他們對秘書工作崗位的看法和建議，也為了和企事業單位的秘書行業專家建立良好關系，以便為工學結合創造條件，在進行問卷調查的同時，湖職院文秘專業教師還帶領學生深入各企事業和機關單位，讓學生在真實的秘書工作場景中，對一線秘書進行面對面的訪談，由此收集了豐富翔實的案例和訪談資料。

1.秘書的日常工作內容 在訪談中，我們了解到，各單位秘書人員的實際工作內容存在一定的差異性，但也有許多共同性，概括起來主要是：各類接待、公文處理、撰擬文書、會務組織工作、日常辦公事務、協調各部門以及領導之間的關系等。除了上述主要工作之外，秘書還有安排領導日程、整理檔案、收集與處理信息等相關工作。我們還了解到，在部分民營企業，秘書通常還需要幫助領導處理一些私人性的事務，如準備出差物品，繳納各種費用等。同時，民營企業出于節約成本、提高效率的需要，還會讓秘書身兼數職，如兼職統計、財務、人事、公關、網絡管理，甚至是某一生產崗位的工作。訪談中，很多秘書都談到了辦公自動化運用能力對于日常工作的重要性。工作中，秘書人員只要掌握一般的辦公自動化軟硬件設備操作方法，就可以起到事半功倍的效果。例如數據統計、信息發布等，如果能嫻熟使用，那就能為領導提供更高質量的服務。再例如，一個精心制作的演示文稿可以為領導的講演增色不少。此外，秘書人員還需要不斷掌握各種新型辦公自動化設備及各種新軟件的操作技術。隨著信息技術的快速發展，秘書常用的軟件需要不斷更新。一些新型辦公設備如復印裝訂一體機、彩色掃描儀、錄音筆等在秘書辦公領域越來越常見，而單位則很少提供專門的培訓機會。這就需要秘書人員自己不斷更新知識，掌握新的操作技術。

2.秘書的職業素質要求 職業意識對秘書人員做好本職工作非常重要。在訪談中，我們也了解到很多對秘書職業素養的細致要求，例如輔助性意識、奉獻精神、學習意識以及有效的時間管理方法、創新意識等等。輔助性是秘書工作的本質特征。因此，秘書人員首先要定位正確，擺正自身位置；要謙虛、謹慎、低調，能夠領會領導意圖。這就要求秘書人員平時要做有心人，要善于積累，學會適應領導的工作習慣。其次，秘書工作具體瑣碎，事無巨細責任重大，因此，要養成有責任心、認真細致的工作態度。秘書的工作特點和本質決定了秘書人品的重要性。秘書人員平時做事要有原則，誠實守信，還要有奉獻精神，不能斤斤計較。秘書的日常工作不但量大面廣，而且頭緒繁雜。這就要求秘書在工作中注重效率，講究方法，善于進行時間管理，并勇于創新工作方式。秘書雖然是一個通用性的職業，但事實上，所有的秘書人員都是在各個具體的行業領域中從事相關的文秘工作。因此，秘書的各項具體工作，不僅需要文秘專業知識，還需要行業專業知識。調查發現，很多秘書感覺工作壓力相當大，因此勝任秘書工作還需要有健康的身體。此外，秘書人員還要有較好的心理素質，要善于管理自己，遇到挫折和困難時能做好各種心理調節。

3.秘書人員對文秘專業的培養建議 在訪談中，我們了解到，企業秘書人員普遍希望文秘專業的畢業生能盡快適應工作環境和要求，到崗即用。因此，首先，教師在教學過程中應充分考慮到秘書的實際工作情境以及所需的各項能力。此外，雖然企業對文書文案的寫作要求沒有政府機關那么高，但基本的公文寫作能力還是必需的。他們特別強調，寫作能力和其他能力(如辦公自動化操作、接待訪客等)不同，不是到了崗位后就能夠速成的，需要在校時期打下扎實的基礎。其次，教師在教學過程中還應引導學生在日常生活中重視為人處世、人際溝通、情緒管理這些方面的鍛煉，在教學時要通過各種方式讓學生領悟和體會這些方面的內容。再次，熟練的辦公自動化應用能力是完成秘書日常工作的基本條件。雖然一些新設備、新軟件的使用可以在工作中摸索，但一些常用軟件和辦公自動化設備的基本操作技能需要在學校里打好基礎。在日常教學時，教師應當訓練學生熟練掌握秘書工作所需的各種軟件及硬件設施的操作，以便學生上崗后能和實際工作無縫接軌。為了拓展學生的整體素質，使他們能夠更好地適應實際工作，文秘專業還應當開設企業管理、外語、法律、財稅、公關、禮儀訓練等課程。另外，學生最好還要學會駕駛技術。此外，秘書人員還建議，學校應創造條件，讓學生在校期間能到實際的秘書崗位上進行實習鍛煉。

三、啟示與實踐

總結上述問卷及訪談，我們認為，秘書職業的主要工作任務有“寫”、“說”、“做”和“溝通協調”四個方面。“寫”指日常事務性文書寫作；“說”指口語表達；“做”指處理辦公室日常事務，包括辦公自動化設備的運用；“溝通協調”指處理好上下左右的人際關系。企業秘書的職業核心能力可以歸納為：語言表達能力、溝通協調及人際交往能力、領悟力、分析判斷能力、應變能力、學習能力以及辦公自動化操作能力。高職文秘專業培養的學生主要面向中小型企業，因此，學校在設計人才培養方案以及組織課程教學時，應充分考慮這一情況，有效訓練學生這些方面的能力。在對調研結果認真分析的基礎上，湖職院秘書專業參照秘書職業技能鑒定的內容，結合能力本位、任務驅動理論，充分考慮了本校以及本地區的實際情況，對文秘專業的課程設置、教學方式以及考核方式進行了全方位的改革實踐。

(一)修改人才培養方案，調整課程內容

參照秘書職業技能鑒定的內容，以之前確定的各項秘書職業核心能力為依據，修訂了文秘專業人才培養方案。將文秘專業知識、職業能力結構進行有效分解，把實踐課程分為基本技能、專業技能和綜合技能三大部分，分別設置了具體的內容和要求，并設定了相應的考核標準。根據秘書職業崗位的典型工作任務，確定了《辦公室事務》、《秘書寫作》、《辦公自動化》、《會務管理》四門核心課程，并確保每門核心課程由一名教師主持，還要求有企業一線人員參與課程建設和單元授課。同時，考慮到秘書實際能力的發揮水平、職業素質的提高及持續發展的需要，湖職院文秘專業還加強了文化素養課程的教學，先后開設了《中國文化》、《文學欣賞》、《藝術欣賞》、《楹聯文化》、《書法訓練》等必修及選修課程。

(二)在教學方式上突出實踐領先，基于能力本位進行課程教學改革，實施項目化教學

能力本位是一種職業教育與培訓思想。基于能力本位的課程模式能夠最大限度地滿足企業對應用型人才的要求。湖職院文秘專業結合學校開展的課程改革，根據能力本位理論，突破傳統的學科理論學習方式，探索實踐性教學方式改革，進行了基于能力本位的模塊化課程設計。具體做法是：打破以知識傳授為主的傳統學科課程模式，構建以工作任務為中心的課程體系。在教學中重新設計學習程序,采用模塊式教學，以強化秘書各專項技能。實踐課程用校內實訓室情景模擬行業企業的真實典型案例，實施項目化教學。課程內容突出職業能力的訓練，并融合職業資格證書的要求；理論知識按工作任務需要靈活選取，實現理論與實踐的一體化。各模塊將理論與實踐同步交叉訓練,將實踐教學貫穿于整個培養過程，使實踐教學與理論教學相互結合、相互滲透。借鑒現代企業員工培訓的方式方法，運用討論式、團隊協作式的教學方法，采用案例分析、情景模擬、小品表演等技能訓練形式進行實訓。還和學校以及校外實訓單位協商，創造機會讓文秘專業學生參與各項活動的策劃與實施，例如湖筆文化節、地方上的商貿洽談會、學校雙代會等項目的籌備及善后工作。通過這些社會實踐活動，訓練和培育學生的秘書職業素養。

(三)改革考核方式

評價體系的構建關系到衡量學生質量的標準、尺度以及側重點的問題，在一定程度上會影響到教學模式以及學生的學習積極性。湖職院文秘專業改變傳統的課程內容理論考核方式，參考國家職業資格證書的考評模式和考試內容要求，采用理論考核和實踐考核相結合的模式，變“學過什么課程”為“能做什么事情”。采用過程性考核和期末終結性考核相結合、理論考試與實踐相結合的考核方式，特別強調實訓過程的重要性。將實訓考核分散到各個教學模塊中，以實訓作為考核形式，以實訓作品及表現為成績考核的依據。還將秘書資格證書考核的內容融合到專業課程之中，將職業證書課程化。[2]

(四)增強同行專家之間的聯系，加大校企合作力度

有專家認為，校企合作教育是高職院校人才培養最有效、最基本的途徑。[3](P115)充分利用企業工作場所，可實現實訓環節教育與企業一線人才要求的對接。湖職院文秘專業和多家企業、機關的主要秘書崗位人員建立了良好而密切的聯系，為學校開展進一步的校企合作開拓了有效渠道。在實際教學改革中，還請多位行業專家全程參與，并定期請他們來校參與授課。專家們工作中的實踐經驗以及鮮活案例在上述過程中發揮了積極有效的作用。湖職院文秘專業還安排了本專業學生在校期間的短期崗位認識實習。結合教學進度，分批安排學生到市內各聯系單位進行在崗實習，取得了較好的效果，也受到實習單位的歡迎。為了更好地促進校企合作的順利進行，學校和分院還專門制定了一系列的規章制度及相關的細則條文，包括教師下企業掛職、學生工學結合、兼職教師聘任等內容，這為推進此項工作的深入開展建立了規范長效的激勵機制。

[1] 袁 方.社會研究方法教程(第2版)[M].北京：北京大學出版社,1997.

[2] 韓玉芬.國外秘書要求新趨勢對我國高職文秘教學的啟示[J].湖州職業技術學院學報,2005,(3).

[3] 李 光.高等職業教育課程設計研究[M].北京：科學出版社,2007.

ReformandExplorationonSecretarySpecialtyofHigherVocationalEducationBasedonProfessionalPositionResearch

HAN Yu-fen, LI Ke, WU Xin-hua

(Faculty of Humanities and Tourism, Huzhou Vocational and Technological College, Huzhou 313000, China)

According to the research results about the secretary positions in large number of enterprises in Zhejiang Province, the paper analysis the current work of secretary positions and summed up its quality and capability requirements, and then discusses the reform and exploration on the secretary specialty education in Huzhou Vocational and Technological College from the perspective of personnel training programs, teaching methods, assessment methods and school-enterprise cooperation．

higher vocational college; secretary education; teaching reform

2012-07-01

韓玉芬(1972- )，女，浙江長興人，副教授，理學碩士，主要從事高職教育教學和科學技術史研究；李 柯(1979-)，男，河南南陽人，講師，管理學碩士，主要從事高職教育教學和人力資源管理研究；吳新化(1968-)，女，浙江紹興人，副教授，主要從事高職教育教學研究。

G718.5

：A

：1672-2388(2013)02-0059-05