新形勢下如何做好檔案信息的開發利用工作

文/河南省中緯測繪規劃信息工程有限公司 王娟

一、構建檔案資源庫，夯實檔案開發利用的基礎

對于檔案資料的開發利用來說，擁有一定質量和數量的檔案資源是基礎，所以新形勢下，檔案管理人員必須想方設法的去收集檔案信息，構建檔案資源庫。檔案資源庫的建設是基礎工程，這是確保檔案資料開發利用的前提條件。從檔案資料管理的常識來看，強化檔案信息的收集工作是構建檔案資源庫的起點工程，是首要工作。檔案管理部門和從業人員要具有一定的敏銳度，要及時、準確、客觀的去收集相關的檔案信息，最大限度的保障檔案信息收集的數量和質量，最好占有大量的一手信息，如此才能構建檔案資源庫，為其開發利用提供條件。對于收集來的檔案信息，要入庫封存，做好分類歸檔，采用數字化、智能化的方式處理檔案信息，實現檔案管理的規范化和科學化，加快檔案信息資源的信息化建設，為檔案信息的開發利用提供便利。

二、擴大開放力度，為開發利用創造條件

檔案資料信息具有一定的保密性，企事業單位要做好保密工作，把檔案信息按照秘密級別做好統籌規劃，在保證重大信息資源安全的情況下，逐漸的擴大開放力度，實現檔案信息資源價值的最大化。檔案資料的開發利用必須依據檔案信息資源。按照《檔案法》的規定，對于不需要在保密或者沒有達到保密級別的檔案資源來說，要逐步的實現檔案資源的共享力度，并且建立科學合理的降解密制度，積極穩妥的做好到期檔案的劃控和解密工作，做到向公眾開發，以便提高檔案資源開發利用主體的多元化，進而提高檔案資源的開發利用價值。

三、利用現代科學技術，提高檔案開發利用水平

對于檔案資源的開發利用上，傳統的做法就是人為被動的傳播和使用，多數采用的都是人工操作，工作效率明顯比較低下。隨著科學技術的發展和進步，對于檔案資料的開發利用其手段也越來越先進，一些新的技術被應用其中。現代信息技術為檔案資源的開發利用提供了高效率的工作技術，解放了從業人員繁重的手工作業方式使大力開發和科學合理、有效利用檔案信息資源成為現實，也可以為共享檔案信息資源打下基礎，積極、主動運用現代信息技術，全面地傳遞信息，是開發利用檔案信息的主要途徑。在計算機技術日趨嫻熟的今天，在檔案資料的管理上，要強化計算機的使用，在檔案開發利用上，使用簡易的打印機、復印機、傳真等，保障檔案資料整理的速度和質量。對于檔案資料，要使用計算機技術，分門別類的整理出來，做好相關的檔案輸入、掃描，轉化成數字化、智能化的檔案信息。開發計算機的檢索技術，網絡服務技術等，實現檔案信息共享共用。

四、加快檔案編研工作，提高檔案資源開發利用的效能

對于檔案資源來說，一般都需要通過收集整理才能得到全方位的系統的檔案信息。檔案編研工作即使檔案開發利用的體現，又能為其開發利用提供系統的資料。檔案編研工作可以把檔案信息化零為整，化靜為動，提高檔案資料的服務層次和水準。通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向社會大眾提供編研資料，使受眾直接獲取所需要的信息，這一定程度上縮減了檔案資料的收集時間,提高了工作效率,為利用者提供了極大的便利。新形勢下，社會發展節奏越來越快，為了在最短的時間內完整工作，必須簡化工作流程，直接利用系統的信息。對于檔案管理來說，要想提高檔案資源開發利用的效能，加快檔案編研工作勢在必行。要想優化檔案資料的編研工作，從業人員需要從所需者的需求出發，確定編研方向、題目和內容，這樣的編研資料才具有實用性。

五、提高開發利用意識，提升從業人員素質

檔案資料的開發利用需要全社會的參與，需要同行業的大力協同，需要政府的正確引導，需要需求者的規范化運用，這就需要全社會相關人員積極參與其中，具有一定的開發利用意識。檔案從業人員要在全社會宣傳檔案資料的重要性，充分利用互聯網、電視廣播、報刊雜志等媒體，宣傳檔案法律法規，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。對于從業員人來說，要具備一定的檔案管理知識，具有檔案開發利用的意識，具有一定的責任心。為了提升他們的綜合素質，可以為其提供專業的檔案資料管理培訓，包括專業技能和思想素養等方面，爭取打造一支高技術、負責人和高效能的工作隊伍。在人才引進上，要引進各層次、多類型的人才，并且合理調整檔案工作者隊伍的專業結構、年齡結構和個體知識結構。

檔案資料已經成為重要的信息資源，新形勢下做好檔案信息的開發和利用是檔案管理工作的重要任務。在此工作中，可以實現檔案信息的社會價值和經濟效益，為需求者直接提供信息支持，為社會發展提供了智力保障。為此，我們必須采取有力措施提高檔案資料開發利用的效率。

[1]李桂芬.檔案的管理與開發利用[J].城市建設理論研究,2013(42).

[2]唐俊梅.做好新時期人事檔案的收集歸檔工作初探[J].群文天地,2012(09).