對工程檔案管理的重要性分析思考

文/嘉興市城建職工培訓中心 張靚

我國的城市建設一直發展，工程建筑項目日益增多，而且，在建設施工過程中會形成各種各樣的材料文件以及批文等，這些資料信息能夠全面、系統的反應工程建設的詳細情況，對后期竣工驗收、管理、維護以及新工程借鑒等都具有十分重要的現實意義。因此，筆者認為認真做好工程檔案管理具有十分重要的作用。

一、工程檔案管理的重要性

在實際運用中工程檔案管理的重要性往往表現在以下幾個方面：

（一）工程檔案是工程建設項目的有機組成部分

有些人總是認為，工程檔案只是在工程竣工驗收階段才有用，但事實上，遠在工程施工之前，工程檔案就已經產生并開始積累工程信息。例如，作為工程項目決策、審批以及確定的真實記錄，工程立項文件是項目預算編制以及招投標的依據，而在預算編制、招投標過程中形成的文件資料則是項目勘測和設計的依據。由此可見，在工程施工之前，就已經會出現大量的資料文件，這些文件一旦丟失，后期對工程進行竣工驗收、管理維護等就會十分麻煩。而且，即使進入到施工階段，也會有建筑材料送檢產生的檢測報告等文件。總結來說，工程檔案是工程建設項目的有機組成部分。

（二）檔案管理是工程建設質量控制的關鍵環節

對工程檔案進行管理控制，主要目的是為了更詳細的記錄工程施工的全過程。工程項目管理的質量控制主要表現為施工現象的質量控制，包括產品質量控制、工藝質量控制。具體來說，影響質量控制的因素主要表現在人、機、料、環境以及方法這五個方面，而通過專業培訓后持證上崗的“人”，需要現場調度和輔助工程建設的“機”，通過檢測報告以及出廠合格證的“料”，施工中及竣工后通過拍照和錄像反應場地“環境”的變化，通過記錄施工日志反應工藝流程的“方法”等，都在工程檔案收集編制的范圍以內。由此可見，檔案管理是工程建設質量控制的關鍵環節，檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。

（三）工程檔案能防范災害破壞及破壞后維修恢復建設

工程檔案是工程建設過程的真實記錄，客觀反映了各個建設環節的具體細節，對工程后期檢測、改擴建、維護、拆除以及其他工程建設都具有十分重要的指導意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設計建設的一個重要參考借鑒，充分展現出了工程檔案的價值和活力。

二、強化工程檔案管理的措施

（一）強化檔案工作者的崗位技能培訓

工程項目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎知識等。可以加強對檔案工作人員的崗位技能培訓，提高他們的綜合管理素質。定期組織學習專業理論知識。要積極培養檔案工作人員懂技術、業務精通、會管理，而且要針對檔案管理的一些基本知識進行綜合考試，實現持證上崗；集中組織業務培訓。此類培訓如果單位內部無法完成，可以請專門的外訓講師來做，重點針對各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內容作詳細培訓。

（二）進入施工現場，增強檔案的真實性

加強工程檔案管理工作是工程規劃、建設以及管理的重要依據。因此，檔案管理人員需要在對檔案進行整理歸檔同時，確保檔案資料內容的真實性。具體來說，檔案工作人員需要深入到施工現場，對登記在冊的工程項目進行現場清查和摸底分析，對于一些特大型或意義重大的工程項目，在深入現場的同時也要與建設單位一同進行現場勘查，待了解實際情況以后才能進行檔案編制。

（三）通過計算機與互聯網資源，強化檔案的網絡化管理

利用軟件對檔案實行信息化管理已經成為檔案管理的發展趨勢和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進計算機和互聯網技術，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協調能力，更方便了各單位對檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統要確保完善，檔案資料也要進行編號，不同性質的資料要劃分開進行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。

（四）合理實行崗位責任制

檔案的真實性與檔案工作人員的認真負責態度是密切相關的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內容缺乏真實性的現象發生。檔案編制需要經過“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過程，整個環節如果某一部分出現紕漏，都會影響下一環節，甚至整個檔案編制及管理的準確性、完整性。筆者認為，可以實行檔案管理崗位責任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過程中發現檔案出現問題，需要針對問題責任到人，且要對相關負責人予以嚴厲懲罰。

三、總結

總而言之，工程檔案管理在工程建設以及加快城市現代化建設中都發揮著重要的作用。其不僅是工程建設項目的有機組成部分、工程質量控制的關鍵性環節，也是提高工程質量、防范災害破壞及破壞后維修恢復建設的重要手段。因此，認真做好工程檔案管理工作非常有必要。

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