淺談煤炭基建項目檔案收集工作

文/陜西陜北礦業韓家灣煤炭有限公司 李小利

一、引言

近年來，煤礦企業日益突飛發展，前提之一就是必須通過產業升級改造項目的驗收，而檔案驗收又是其中必須通過的一項。俗話說：“巧婦難為，無米之炊”,沒有檔案資料，怎么通過？所以要順利通過檔案的專項驗收，收集齊全的檔案資料是重重之重，如何做好這項工作，我總結了一些經驗：

二、檔案收集過程中存在的問題

（一）資料收集滯后

檔案資料遺留在各部門或領導手中，待發現資料缺少再尋找時，已大量遺失，或各自推拖，錯過了檔案資料的最佳時機，收集檔案資料已是難上加難。

（二）單位不重視

有的單位竟然不知道收集檔案資料，或有的單位認為檔案驗收是輔助項，不是很難的工作，大可忽略，待準備驗收時才開始重視檔案驗收這一項，然后才回頭投入人力收集檔案資料，但是好多東西已經散失。

（三）檔案收集制度不健全，甚至沒有

建設單位在技改施工期間既沒有專門負責檔案的工作人員，也沒有出臺規范的檔案資料收集制度，沒有明確要求施工單位提供建設資料，或是建設單位也沒有專門負責管理檔案資料的人員，忽略檔案資料的收集。

（四）檔案員未能施行強有力的管理職能

沒有制定合理的檔案收集制度，也沒有明確檔案資料收集的范圍，具體內容和具體措施，不能充分調動兼職檔案管理員地積極性，自己也缺乏主動性，心中無數，等著檔案自己上門，導致檔案資料收集落后，并且大量缺失。

（五）收集的檔案資料不符合檔案驗收的要求

主要表現為字跡模糊、印章不全，竣工圖紙無竣工章，無法與施工圖區分；或是填寫的竣工單位與監理單位的字體一致，存在明顯的造價情況；工程變更了，卻沒有工程變更通知單；好多重要資料沒有原件。

（六）設備資料遺失嚴重

與基建工程聯在一起的大型設備（裝置）的檔案資料，隨設備到貨安裝時，沒有及時收集設備資料，將資料大量遺失，尤其缺少說明書，導致設備損壞了無法自己維修，得花錢找廠商維修。

(七)檔案資料單一

收集的檔案資料一般只有紙張文字性的東西，很少有聲像等特殊載體類的檔案，檔案資料呆板、枯燥。

三、基建檔案收集準備工作的解決措施

（一）分派專人負責檔案資料的收集

在煤礦建設初期，領導高度重視，挑選責任心強、有一定的檔案管理知識和有奉獻精神的同志做檔案收集員。而且這個檔案收集員最好是兼綜合辦公室的印章管理，這樣任何一個工程完工，結算蓋章時，檔案收集員就可以很好地掌握檔案資料的收集情況，并做好登記，詳細注明施工單位的聯系方式，以方便及時進行溝通與聯系，為后期檔案資料的整理工作做必要的準備。連中央領導同志都提出“重新認識檔案”、“重新認識檔案工作”，可見檔案工作已經引起社會的廣泛關注。

（二）制定比較規范的檔案收集制度

1.嚴格要求服務單位。明確規定在項目建設過程中，建設單位、工程承包單位、勘察設計單位以及具體施工單位要指定專人負責檔案資料，并要求在各自的職責范圍內搞好建設項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作。基建技術文件，于工程竣工交接驗收時歸檔。對施工周期較長的大型項目，按建設階段分別歸檔，待整個工程竣工后，全面整理歸檔，準備的檔案資料為三套，一套準備于檔案室，一套留建設單位，另外一套留施工單位以備資料流失之用；與土建連在一起的大型設備的歸檔工作由機電物資部負責。將應歸檔的文件材料按項目或專題系統整理、分類，資料一式兩份，一套（原件）保存為檔案資料，另一套（副本）提供于建設單位，確保設備的正常運轉。涉及科研項目的工程，在移交檔案資料時，增加一項電子檔案移交。

2.層層把關，收集檔案資料。規范檔案資料移交手續，待工程完工時，檔案部門參與驗收，移交清單一式兩份，移交單位和接收單位各持一份；在工程項目完工的結算單上增加檔案部門一欄，沒有檔案人員的簽字蓋章，工程不算完工，財務部門不予結算；另外在項目工程的質保單上也必須有檔案室這一項，這是收集檔案資料的最后關口，檔案人員一定要好好把握好這一關，確保檔案資料收集工作順利進行。

3.提供檔案資料收集依據，確保檔案資料收集齊全。明確規定檔案資料收集的范圍，和收集檔案的具體內容。在本單位制定《產業升級改造項目科技文件轉化成科技檔案流程圖》（見圖1）；檔案工作與項目建設同期，嚴格按照制定的《基本建設項目管理辦法》、《檔案資料收集整理規范》，各單位各負其責，做好自己范圍內的檔案收集工作。

(三)檔案資料收集方式靈活多樣

首先，一方面，在全單位加強檔案意識，不僅領導從內心有檔案意識，各相關部門積極配合，確保檔案資料收集的齊全，形成眾人拾柴火焰高的態勢。另一方面，對流散在各機關、各部門、個人的檔案資料采取非強制和強制相結合的方法，想方設法將檔案資料收集齊全。其次，鼓勵收集各類載體的檔案資料，使檔案資料不單一、不呆板，而是生動化，更形象地充分體現檔案的利用價值。再次，出臺獎懲政策，對檔案資料收集過程中做出突出貢獻的單位和個人予以獎勵，對造成檔案資料收集遺失的部門或個人進行處罰。

（四）充分發揮檔案管理員的行使職能

充分發揮檔案管理員的行使職能，調動各部門和檔案負責人及時移交檔案資料，形成定期送交制度和聯系催要制度。即工程完工整體移交時，工程檔案負責人積極主動將檔案資料送交檔案管理人員，如有特殊原因，檔案人員積極主動聯系索要，一改坐等檔案上門的就習慣。在其收集過程中，對于屢屢出現問題仍不改正的部門或個人，檔案部門的要求一定要強硬，嚴厲處罰。

（五）嚴格要求各服務單位按規范整理、移交檔案資料

嚴格要求各單位移交的檔案資料字跡清晰，內容齊全、完整。竣工圖要結合國家對編制竣工圖的要求，出臺本單位的《竣工圖編制要求》。對竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗收的規定嚴格把關驗收，明確交接手續；施工單位不按時提交合格竣工圖的，不算完成施工任務，并應承擔相應責任。

[1]趙冬梅.如何做好煤礦基建項目檔案資料的收集工作[J].山東煤炭科技,2009(2).

[2]趙鵬.“三個體系”建設與檔案人才培養[J].中國檔案報,2010,8,26(2046).

[3]管先海.對檔案館資料收集工作的思考[J].檔案管理,2011(02).