淺談機關(guān)檔案管理創(chuàng)新與服務模式

文/廈門市文化廣電新聞出版局 梁小潔

隨著各項事業(yè)的發(fā)展，機關(guān)的檔案事業(yè)日益發(fā)展起來，只有為機關(guān)檔案管理注入新的生命力，才能更好的適應社會的發(fā)展，并為社會的發(fā)展提供有效的資料。為此，有關(guān)的機關(guān)檔案管理工作人員積極探索，為檔案的管理注入了一種新生的管理模式——創(chuàng)新與服務模式。在此管理模式的帶動下，我國機關(guān)的檔案管理進入了一個新的歷史發(fā)展時期。

一、機關(guān)檔案管理的重要性

（一）檔案為機關(guān)工作提供查考依據(jù)

所謂的檔案，就是對過去工作和歷史情況的真實記錄，能為機關(guān)工作帶來不少的便捷，提供查考的依據(jù)。檔案為機關(guān)工作提供依據(jù)主要包括兩個方面：第一，檔案是在參與社會活動時直接產(chǎn)生的，而不是他人根據(jù)第二資料撰寫出來的，即真實地記錄了過去的工作和歷史的情況，相對來說比較可靠。第二，檔案上有著最貼切的歷史痕跡。比如說機關(guān)領(lǐng)導人的親筆簽名和批示，當事人對事件的筆稿，錄像、錄音照片形式而保留了下來都作為憑據(jù)使用。

（二）檔案為宣傳教育提供現(xiàn)實素材

在最近幾年，隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，相關(guān)的檔案管理人員解放思想、創(chuàng)新改革，一步步的把工作重心轉(zhuǎn)移到利用檔案來為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設服務上來。隨著新《檔案法》的頒布實施，檔案管理更加有序、合法，加強了檔案管理的宏觀管理和控制。由于檔案非常重要，作為機關(guān)檔案工作人員，就需要管理好、保護好檔案，依法履行自己的職責，定期對檔案進行全面的檢查，及時接受新檔案。

二、實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新與服務模式的探討

（一）構(gòu)建新的管理制度

自從新中國成立以來，我們就為檔案的管理制定了一系列的法律及管理制度來確保檔案管理能夠順利進行，為我們新中國的各個時期的檔案保管工作起到了積極的作用。在這個快速發(fā)展的信息化社會，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對檔案的管理就需要更加完善的體制，以確保機關(guān)機密不被竊取，應該跟上社會經(jīng)濟技術(shù)進步的腳步。因此，機關(guān)檔案管理工作人員就需要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理進行創(chuàng)新和改革，即要借助計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，從而建立新的管理制度，對過去繁瑣、復雜的管理制度進行革新，簡化操作步驟。

管理方式的創(chuàng)新不僅僅指理論知識和管理思想的創(chuàng)新，還要求在管理技術(shù)和管理制度上的一次全面創(chuàng)新。相關(guān)人員應該將現(xiàn)代化的科技技術(shù)和管理體制貼切地融入到檔案管理的事業(yè)中去，為機關(guān)檔案管理帶來全新的動力。不斷進行技術(shù)創(chuàng)新，將機關(guān)檔案管理引領(lǐng)到現(xiàn)代化和科學化的發(fā)展方向中去。

（二）加強檔案的服務管理

檔案服務的創(chuàng)新主要表現(xiàn)在兩個方面：一方面是指服務內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新，而另一方面就是指服務方式的創(chuàng)新。檔案的服務是檔案管理的核心，也是檔案管理的目的所在，就是為了更好地服務于社會，也就是說，檔案管理只有通過檔案服務才能發(fā)揮出其作用，表現(xiàn)出其精髓所在。因此，機關(guān)檔案管理工作人員需要對檔案的服務方式進行有效的創(chuàng)新，使檔案不僅僅局限于單一的服務渠道，而是打開更多的服務渠道，使需要者能夠更快、有效地截取信息，從而為更多的人服務。

（三）提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)

隨著不斷發(fā)展進步的科學技術(shù)和時代發(fā)展的潮流，機關(guān)的檔案管理工作人員需要具備更加全面，并且更加專業(yè)、強硬的科學知識來應對快速的社會發(fā)展。在檔案管理工作中，相關(guān)人員會隨時遇到各式各樣的棘手問題，這也就需要他們擁有相當過硬的專業(yè)知識來應對。檔案人員的業(yè)務素質(zhì)也會影響檔案管理的質(zhì)量和有效性，從而，相關(guān)檔案人員要跟著社會的不斷進步，加強專業(yè)知識的學習，擴寬視野，掌握新技術(shù)的運用，以此來提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)，能夠更好的現(xiàn)代化管理機關(guān)檔案。

三、加強檔案管理創(chuàng)新與服務模式的意義

隨著檔案管理創(chuàng)新與服務模式的執(zhí)行，檔案的管理效率有了明顯的強化，檔案的服務水平也有了相應地提高，也推動了檔案管理制度的發(fā)展。創(chuàng)新與服務模式對檔案的管理發(fā)展起到了重要意義，為現(xiàn)代化的社會發(fā)展做出了相應地貢獻。

（一）強化檔案的有效管理

自從提出了機關(guān)檔案的創(chuàng)新與服務模式后，檔案管理工作人員在對檔案進行分類、篩選、歸檔的過程中，工作效率有了明顯的提高，強化了檔案的有效管理。除此之外，檔案管理也變得井然有序，分類清晰。一當需要查找檔案時，可以通過對資料的分類查找，快速尋得需要的檔案資料，不僅節(jié)約了工作時間，還為下一步的工作作出了良好的奠基，不耽誤事情的進程。

（二）提高檔案的服務水平

檔案管理的創(chuàng)新與服務模式，提高了檔案的服務水平。在此模式中，通過對檔案服務方式的創(chuàng)新，使得檔案事業(yè)朝著充滿活力與生機的道路上發(fā)展，為檔案的管理做出了基礎性的建設作用，還對社會的快速發(fā)展做出了里程碑的作用。

（三）推動檔案的管理制度

檔案管理的創(chuàng)新與服務模式，推動了檔案管理制度的發(fā)展。創(chuàng)新與服務模式使傳統(tǒng)的管理制度得到了良好的改善，健全了管理制度，為現(xiàn)代化的檔案管理奠定了良好的基礎、作出了示范，也為新的檔案管理制度起了實踐作用。隨著檔案管理制度的不斷完善，其他各方面的建設事業(yè)也隨之快速發(fā)展。

四、結(jié)束語

總而言之，隨著社會的現(xiàn)代化，機關(guān)檔案的管理也必須趕上潮流，推進創(chuàng)新與服務模式，在挑戰(zhàn)中不斷推陳出新，完善檔案現(xiàn)代化的管理制度，發(fā)揚新中國的創(chuàng)新精神和服務精神，保證社會能朝著預定的發(fā)展軌道前進。對機關(guān)檔案管理的模式改革中，我們清晰的認識到，創(chuàng)新與服務模式對檔案管理的重要性，對社會發(fā)展的積極建設性作用。

[1]劉春金.論檔案管理工作的信息化建設[J].管理現(xiàn)象,2010(15).

[2]姜滸.我的檔案觀[J].檔案與建設,2012(01).

[3]袁淑英.略談加強企業(yè)檔案管理的必要性[J].黑龍江檔案,2012(06).