淺析信息時代企業檔案提供利用的新途徑

文/國網冀北電力有限公司秦皇島供電公司 喬明

便于社會各方面的利用，是整個檔案工作的出發點和最終目的。一切檔案機構的設置，一切檔案工作制度的建立，一切檔案業務工作的開展，都要服從、服務于這個總目標。

隨著計算機技術與網絡技術的普及，人們對信息管理與利用意識的加強，使得企事業單位中出現了大量的電子文件與數字檔案，這些新型檔案管理無法運用傳統的模式來實現，必須采用現代化的管理手段，即以電子計算機和網絡技術為新的工作平臺，建立一種全新的電子文件和數字檔案管理系統。

一、檔案工作觀念創新

要全面推進企業檔案工作，就是要在工作上開拓創新。要用新的觀念、新的視角、新的模式、新的途徑和新的手段來解決企業檔案工作中遇到的新矛盾和新問題。不能把檔案始終定位在傳統的管管查查的死資料上，而應當用信息資源的新觀念來看待檔案。檔案作為一種信息資源可以為企業科學研究、生產建設、計劃決策、智能管理等各項管理與業務工作提供多種類型的基礎信息。同時作為一種信息資源還可為本單位的文化建設、加強內部管理、對外宣傳報道、業務咨詢提供信息保障。

二、創新管理手段，建立現代化的檔案管理與服務系統

企業檔案的利用服務，是指采用多種有效的方式，直接提供檔案及其信息加工材料，及時、準確地滿足利用者對企業檔案的利用需求。

（一）主動服務

檔案部門多年一直是傳統的服務模式，基本上都是消極被動的（等用戶上門查找），手工的（只能采用手工檢索和人工調卷）和粗放的（只能提供紙質文本或信息密度相對較低的原件服務）。因此檔案部門必須變革這種狀況，努力把檔案服務工作打造成積極主動的：一方面檔案人員要了解需求、服務到現場、服務到生產一線，同時要熟悉檔案室藏的種類及其內容成分，對哪些檔案能為企業生產經營活動提供參考和依據，做到心中有數，以便能全面地挖掘企業檔案信息的價值。另一方面現代化與傳統相結合：通過建立檔案管理網站，作為檔案信息發布、查詢和下載利用的平臺，為利用者提供方便；同時手工檢索與人工調卷互補并存。

（二）有針對性地服務

這點與主動服務是相輔相成的。即針對不同利用者的需求，采取不同的服務方式。檔案工作者要以利用者的目的為基礎，加快檔案信息資源數據建設，在檔案管理網站上發布編研的成果、匯編相應的專題，公開檔案目錄，同時還可與檔案數據庫連接，進行檔案的查詢和利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化、檔案服務利用網絡化、檔案工作自動化。

（三）多元化服務

多元化的檔案內容、形式和利用需求，必須要求企業檔案工作以多元化的服務方式與之相適應。相對傳統的單一紙質檢索方法，檔案系統管理軟件中檢索工具、檢索方式更加多樣化、檢索速度高速化。用戶可按：分類、工程項目、案卷、文件進行各種條件的組合檢索，也可采用直觀的卡片檢索。系統還可以對掃描完成的圖像文件、各類電子文本進行全文識別并建立起相應的索引庫，用戶只需輸入關鍵詞，即可對檔案數據庫中的正文進行檢索，還可進行分層、跨庫檢索。網絡化、電子化管理還有效地保護了實體檔案，減少了檔案的丟失、損壞現象，同時還使檔案數據做到一次輸入多次使用，大大提高了文件檢索的查全、查準率，提高了工作效率。

三、注重反饋，深層次開發檔案信息

反饋在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用，通過反饋信息進行分析研究，可以提高檔案開發利用的科學性、合理性、系統性。

（一）建立利用情況網上登記制度

通過嚴格的利用效果登記制度，檔案部門可以系統、全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。

（二）深入基層隨機走訪用戶

檔案人員要經常不斷地深入基層，向廣大用戶了解利用檔案信息產生的效果，對各種提供利用方式的滿意程度及對檔案部門各種規章制度的意見和建議等，可以搜集到更加準確的反饋信息，并根據反饋信息，對本單位檔案管理體系進行修改、完善，逐步達到科學化、人性化管理。

四、提高檔案管理人員的業務素質

企事業單位檔案工作要實現創新，檔案人員要不斷完善自己的知識結構，加快知識更新，通過不斷學習和接受繼續教育來不斷豐富和發展自己，同時，還要借鑒、吸收兄弟單位先進的管理經驗，使得自己除了具有管理企業單位檔案的能力的同時，始終具備研究和創新的能力。

處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員已不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息的擁有者和提供者；檔案部門也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的中心。檔案部門的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，建立以檔案信息搜集、加工、存儲、檢索、服務為主要內容的工作實體。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

[1]姜之茂.檔案人員崗位培訓教程[M].中國檔案出版社.

[2]吳保康.檔案學概論[M].中國人民大學出版社.