市政工程檔案管理措施分析

文/吉林省梨樹縣市政公用設施管理中心 謝穎

隨著信息技術日新月異及城市建設步伐不斷加快，我國市政工程建設效率和水平得到了顯著提高，但是也面臨著很多問題和挑戰。因此，如何做好市政工程的檔案管理工作，使相關檔案得到有效、準確以及完整地保存，為提高市政工程檔案管理效率及市政工程建設水平提供可靠的保障，對此，本文就市政工程檔案管理措施問題展開了相關探討。

一、市政工程檔案管理過程中存在的問題

（一）市政工程檔案管理方面的問題

目前，部分建設單位，尤其是一些基層的建設單位未能對市政檔案工作給予高度的重視，沒有建立完善的檔案管理機制和科學的檔案管理體系，致使工程檔案管理在實施過程中既沒有一定的針對性，也缺乏必要的創新性，對工程項目的建設造成了不良影響。因此，建設單位需要對市政檔案管理方面存在的問題提起重視，并且要對這一問題進行認真地研究和分析，以便能夠采取行之有效的措施來提高市政工程檔案的管理水平。對檔案管理問題的研究有助于盡快建立完善的市政檔案管理的機制和檔案管理體系，使檔案的管理變得科學、規范以及合理，以便能夠為市政工程建設提供可靠的信息保障。

（二）市政工程檔案質量方面的問題

長期以來，部分市政工程建設單位將工作的重點放在了建設方面，而忽視了管理工程檔案資料的問題，這種做法非常不利于提高市政工程建設和發展水平。由于沒有高度重視工程檔案資料的管理工作，工程檔案管理過程中不規范、不合理的現象時有發生，還有部分單位用一種敷衍的態度對待工作，存在一些檔案造假行為，如檔案管理人員的服務態度比較差，并且還缺乏豐富的檔案管理知識及專業技能，不具備較強的工作責任心，工作時比較馬虎大意，致使工程檔案的質量較低，不利于市政工程檔案管理水平的提高，也嚴重影響了市政工程建設質量及水平。可見，市政工程檔案質量方面存在諸多問題，需要采取行之有效的措施使這些問題得到根本性的解決。

二、市政工程檔案管理的措施

（一）建立健全檔案管理機制，提高檔案管理水平

加強管理的重要前提是要擁有良好的體制與機制，體制與機制在提高管理水平方面發揮著極其重要的作用。一個項目是由于參與項目的所有人員經過不斷地努力實現的，市政工程建設也不例外，整個項目中檔案管理工作的文件收集、整理、審核、歸檔以及移交等諸多環節的工作都需要工程建設中的很多單位共同配合才能夠實現，如建設單位、監理單位、設計單位、采購單位以及施工單位等，文檔管理中缺少任何一個環節的工作都會影響文檔的完整性。因此，在市政工程檔案管理工作中，為了提高檔案的管理水平需要使檔案管理的各個部門和單位對自身的職責有一個明確的認識和了解，并且能夠在工作中相互配合，使檔案管理的機制和體制得到不斷完善，從而實現提高檔案管理水平的目的。為此，可以設立一個專職的檔案管理人員負責對每個工程項目管理部的工作，管理人員的具體工作是將該項檔案工作認真落實到位，這樣就使工程項目管理部門接手工程檔案的編制工作，使同時管理檔案的工作與建設工程項目成為了可能，在這種管理模式下獲得的檔案資料也是非常準確的。可見，項目管理部檔案工作檢查和督促等工作主要由檔案室工作人員負責，檔案管理的工作由一級變成了兩級，大大提高了檔案的管理效率。

（二）市政工程檔案的信息化、系統化以及完整化

確保市政工程檔案的完整性和系統化對實現其自身的價值具有十分重要的作用。切實做好材料收集工作、材料系統化兩個環節的工作對提高市政工程檔案管理工作的效率起著至關重要的作用。可見，保持歸檔文件的完整性對建立完善的檔案系統具有重要的促進作用。檔案歸檔和收集工作在受到市政工程檔案數量多、周期長以及來源廣等諸多因素的影響下存在較大難度。在檔案收集工作落實過程中，不能對形式給予高度的重視，而是要重視檔案收集的細節工作，當檔案收集的階段性結束后，需要檢查歸檔性文件內容的完整性，使相關資料的完整性得以確定。當對市政工程項目建設情況有一個充分的認識和了解之后，檔案管理人員才有可能在工作中更有目的性、針對性，在工作中既沒有重復的現象，也不存在遺漏的問題，使檔案工作變得更有科學性、完整性。由于不少市政檔案的形式是電子檔案，而只有少數的是紙質檔案，因此在市政工程檔案管理過程中要做到能夠堅持實事求是的原則進行，為提高檔案管理水平提供可靠的保障。

綜上所述，針對市政工程檔案管理過程中存在的諸多問題，要增強人們對檔案管理的認識，高度重視工程檔案管理工作，建立健全檔案管理機制，使檔案管理變得更加科學化、系統化以及管理化，為市政工程項目建設水平的提高及檔案管理質量的提高做好充分的保障。

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