民航局檔案數(shù)字化工作的實踐與思考

文/民航局檔案館 蘇莉

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，電子文件數(shù)量激增，以及社會各個層面對檔案信息利用需求的不斷增長，帶來了檔案存儲與利用方式的變革。近年來，國家檔案局提出并開始實施“檔案數(shù)字化戰(zhàn)略”，隨之，越來越多的單位開始了“實現(xiàn)海量存儲和零距離利用”的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。但是，受標準、規(guī)范相對滯后、各單位實際情況不一等因素制約，這項工作發(fā)展還不成熟，在檔案數(shù)字化過程中難免遇到一些問題。筆者以民航局檔案數(shù)字化實踐為例，談一談對這項工作的幾點思考。

一、工作回顧

民航局檔案數(shù)字化工作起步較早，先后進行了檔案目錄、重要紙質(zhì)檔案原文及重要照片、錄音錄像檔案的數(shù)字化工作。

（一）檔案目錄數(shù)字化情況

早在1995年，民航局檔案部門開發(fā)并使用了《中國民航檔案信息管理系統(tǒng)》，對所有門類的檔案實行了目錄管理。至2002年，完成了全部館藏檔案目錄的數(shù)字化任務(wù)。

（二）重要紙質(zhì)檔案數(shù)字化情況

民航局重點開展了文書檔案數(shù)字化工作。由于檔案利用率不同（并非所有文件均有較高的利用價值）及經(jīng)費等問題，原則上只對永久、長期保管的文書檔案進行數(shù)字化。考慮到民航局檔案工作人員較少，購置數(shù)字化各種硬件設(shè)備及對人員培訓的費用較高等因素，故民航局檔案數(shù)字化工作均采用外包形式，即由專業(yè)公司承擔數(shù)字化任務(wù)。自2004年以來，先后完成了民航局及11個下屬單位的5300余卷重要文書檔案數(shù)字化工作，數(shù)字化照片1503張、聲像檔案333盤。整個數(shù)字化工作主要經(jīng)過了以下幾個階段:

1.前期準備階段。制定《民航局文書檔案數(shù)字化加工范圍》，集中人力按照加工范圍對館藏檔案進行鑒定、篩選。詳細統(tǒng)計需掃描檔案數(shù)量，做到心中有數(shù)。考察外包公司并簽定合同，合同中對質(zhì)量要求、加工場地、安全保密、工期、費用及驗收辦法進行明確規(guī)定。

2.原文掃描階段。這一階段的工作主要由檔案數(shù)字化外包公司完成。將檔案每五年劃分一個批次，每完成一批次檔案原文掃描任務(wù)，即由民航局檔案館工作人員進行一次質(zhì)量初查，質(zhì)量不合格的限期整改，達到標準才進入下一批次檔案的數(shù)字化工作。外包加工期間，檔案館工作人員定期（每周1-2次）到數(shù)字化加工現(xiàn)場進行指導與檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時改正。待全部檔案數(shù)字化工作完成后，邀請有關(guān)專家進行驗收，并要求外包公司對專家提出的問題再次整改，直至完全符合要求。

3.數(shù)據(jù)整合階段。由外包公司承擔檔案數(shù)據(jù)與文件目錄掛接任務(wù)，使用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)原文檢索功能，并建成民航局檔案館檔案原文數(shù)據(jù)庫。至此，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作全部完成，基本實現(xiàn)檔案信息在民航局政務(wù)辦公內(nèi)網(wǎng)上共享，機關(guān)工作人員可以按權(quán)限在內(nèi)網(wǎng)上完成部分檔案原文的查閱、瀏覽，減少了大量不必要的事務(wù)性工作，創(chuàng)新了檔案部門利用服務(wù)方式，提高了工作效率。

（三）重要照片、錄音、錄像檔案數(shù)字化情況

配合紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作，一方面為查詢利用提供便利，另一方面也出于對重要照片和聲像檔案保護的目的，民航局從2004年開始，就將館藏反映民航重大事件、重要會議的照片與錄音、錄像帶進行了數(shù)字化。

值得一提的是，民航局檔案館特請專業(yè)的圖片制作公司對一些老化、破損但又極具保存價值的珍貴照片進行了專業(yè)修復及數(shù)字化加工，并將所有數(shù)字化照片分別保存了大、小文件各1套，大文件即每一張照片的存儲空間可占到30-40MB，主要用于舉辦展覽、印制畫冊等需要大幅精致圖片之用；小文件則主要用于日常瀏覽、查閱，每個圖片僅80-100KB大小。為了標識版權(quán)，每張照片都在不影響畫面效果的地方添加了“中國民用航空局檔案館館藏”字樣的水印。對于重要錄音、錄像檔案則進行了原有內(nèi)容的完全數(shù)字化，轉(zhuǎn)存于光盤，初步建立了照片、聲像檔案數(shù)據(jù)庫。

二、存在問題

回顧民航局檔案館檔案數(shù)字化工作，可以說是有計劃、按步驟、分重點進行的，基本達到了預期的效果。一方面為機關(guān)檔案借閱利用提供了便捷的服務(wù)，使機關(guān)工作人員通過網(wǎng)絡(luò)即可查詢到所需檔案，既節(jié)省時間又避免了因檔案借出而暫無法查閱的不便；另一方面大大減少了檔案被翻閱、復制的次數(shù)，有效地保存了檔案原件。但數(shù)字化過程中還存在著一些不盡如人意的地方，例如:第一批文書檔案數(shù)字化時，沒有控制好原文彩色掃描的數(shù)量，彩色掃描量過大，致使存儲負擔大大增加；再如，對一部分極為珍貴的文書檔案（如:歷屆中央和國家領(lǐng)導人對民航工作的重要批示等），并未“區(qū)別對待”，只是與普通文件一起進行了簡單掃描，而此部分檔案又多用于展覽、印刷檔案宣傳品等活動，簡單數(shù)字化的效果遠遠達不到利用目的，因此，不得不再動用原件，或重新掃描或制作仿真復制件。

三、幾點思考

基于民航局檔案數(shù)字化工作的實踐，開展此項工作總體上應(yīng)該以需求為導向、以優(yōu)選為前提、以共享為基點、以便于檢索和在線利用為發(fā)展方向。

（一）抓住契機

對于檔案數(shù)字化工作而言，所謂契機就是促使這項工作得以開展的動因。民航局檔案數(shù)字化工作動因有二:其一向中央檔案館移交到期（1950-1980年）文書檔案，考慮到檔案實體移交后，必將為這一部分檔案借閱利用帶來不便，于是將檔案信息以數(shù)字的形式進行存儲的檔案數(shù)字化工作就被提上了議事日程；其二，在民航局信息化工作的帶動下，檔案信息化建設(shè)工作得到關(guān)心與重視，2005年12月民航檔案信息化建設(shè)工程項目立項，配合檔案管理系統(tǒng)與查詢系統(tǒng)的使用，1981-2005年重要文書檔案數(shù)字化工作被列為這一工程的子項得以實施。正是乘了這兩次“東風”，才使民航局檔案數(shù)字化工作有了如此規(guī)模。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃

要切實根據(jù)本單位檔案數(shù)量、人員情況、設(shè)施設(shè)備情況及經(jīng)費問題，通盤考慮數(shù)字化工作的方式。如民航局檔案館檔案數(shù)量較多；檔案人員只有9人，要兼顧其它工作而不可能全職承擔檔案數(shù)字化任務(wù)；館內(nèi)又不具備完成數(shù)字化工作的高速、平板或大幅面掃描儀等設(shè)備，不僅購置這些設(shè)備需要大量資金，且對人員進行培訓也需一定的周期。綜合以上因素，民航局檔案館檔案數(shù)字化工作采取了外包形式，一氣呵成，既節(jié)約了經(jīng)費，又在短時間內(nèi)收到了預期的成果。相反，如若采取自購設(shè)備自己做的形式，必然導致成本增加，時間延長，從而拖整個單位信息化工作的后腿。

（三）標準先行

即在進行數(shù)字化工作之前，明確數(shù)字化的目的，可按照檔案價值的不同來確定數(shù)字化的目的，如區(qū)分哪些檔案只用于日常工作查閱；哪些檔案又可用于展覽宣傳等。根據(jù)目的的不同來制定掃描范圍、掃描質(zhì)量要求等相關(guān)標準、規(guī)范，以保證數(shù)字化工作的順利實施。且最好將這些標準規(guī)范的條款納入合同中，以約束和監(jiān)督外包公司的工作質(zhì)量。特別是在規(guī)定掃描圖像質(zhì)量時，要求太低或過高都會帶來失誤，鑒于數(shù)字化的檔案信息主要方便對檔案內(nèi)容的查閱和使用，如需提供原始憑證則仍要到檔案館提取原件，故對掃描圖像的質(zhì)量要求應(yīng)以能夠辨清圖像中的文字等關(guān)鍵要素為原則，通常只需用黑白二值、灰度掃描即可，只有遇紅頭、紅章，以及文件紙張和文字條件較差的情況下，才用彩色掃描。否則，必然會提高掃描精度，從而占據(jù)大量的存儲空間，使檔案原文數(shù)據(jù)的利用速度大打折扣。

（四）充分鑒定

檔案數(shù)字化工作不可盲目動手，必須要對本單位檔案進行充分鑒定，這也是“摸清家底”的一個重要過程，通過鑒定，挑選出需進行掃描的檔案，并同時挑出需進行特殊加工的珍貴檔案，掌握具體數(shù)量，做到心中有數(shù)。

（五）注重整合

僅通過掃描形成了大量的檔案原文數(shù)據(jù)并不是數(shù)字化工作的結(jié)束，也不是數(shù)字化工作的最終目的，若使掃描后的各種檔案數(shù)據(jù)切實可用，則不可缺少的是檔案數(shù)字化目錄與原文的整合掛接。當然僅這一項工作可以通過專用軟件來實現(xiàn)，但是將與某一卷或某一件檔案相關(guān)的照片、聲像、多媒體檔案整合在一起，甚至將某些專題的檔案進行整合，這些都是檔案工作人員自身需要做的工作。只有這樣才能切實體現(xiàn)檔案數(shù)字化工作的價值和功用，也才能使檔案利用服務(wù)工作上一個臺階。

[1]楊公之.檔案信息化建設(shè)實務(wù).中國檔案出版社,2003.

[2]王健.創(chuàng)新與拓展-檔案管理e化之路.中國檔案出版社,2004.

[3]張玄.檔案信息化建設(shè)的幾點思考.辦公室業(yè)務(wù),2013(6).