淺談中學檔案信息資源管理現代化開發與利用

文/赤峰市翁牛特旗烏丹一中 周海巖

一、現階段我國中學檔案信息資源開發利用的現狀

（一）檔案工作人員的思想觀念相對落后

由于受到傳統思想的束縛，一些中學的領導和檔案工作人員沒有充分認識到檔案信息資源對學校發展的作用，使得檔案的管理工作沒有得到足夠的重視，導致檔案的管理無法與學校的發展相協調。

（二）我國中學檔案信息資源開發利用工作的基礎相對薄弱

其主要表現在以下幾個方面：一是歸檔的材料出現殘缺；二是檔案信息收集的途徑單一；三是檔案工作人員開發檔案信息的業務水平低。所以，從實踐中看，缺乏完整的基礎建設，中學檔案信息資源的開發管理也就很難順利實現。

（三）檔案編研工作落后

現階段，我國檔案編研材料的內容不協調，存在著注重文書而輕視教學的現象，從而使得一些與教學密切相關的檔案信息資源不能得到有效的開發。再加上我國的檔案編研材料的檔次低，雖然編研的成果很多，但是能夠適應學校發展的、有價值的編研成果卻非常少。

二、中學檔案信息資源管理現代化開發與利用的措施

（一）轉變落后的中學檔案信息資源開發利用觀念

1.樹立正確的檔案資源觀念。學校應當明確認識到檔案信息資源的管理對學校發展的重要意義，進一步發揮檔案在中學檔案信息資源開發利用過程中的作用，從而使檔案資源能夠得到合理的配置和流動。學校領導應當高度重視對檔案資源的管理工作，將檔案資源的管理納入到學校的日常建設中來，并且要成立專門的機構，不斷優化檔案管理的外在環境，從而更好地實現對檔案的管理。

2.樹立科學的檔案資源開發的觀念。學校的檔案資源管理部門應當摒棄落后的思想觀念，確立開放的、科學的觀念，最大程度地對檔案資源進行開發利用，從而適應學校未來的各種發展需求。

（二）構建適合中學檔案信息資源開發利用的管理模式

1.完善中學檔案信息資源開發與利用的相關制度。完善對檔案信息資源的管理就是要求學校必須制定出方便靈活、科學合理的檔案管理制度，其不僅是檔案資源開發利用的基礎，而且也是促進檔案工作逐步走向科學化、規范化的重要保證。例如，學校可以參照相關的檔案管理制度，制定一些《檔案資源管理》、《檔案人員的工作職責》等相關規章制度。此外，學校應當將檔案工作納入到責任考核中去，鼓勵檔案人員積極地對檔案資源進行管理，從而使檔案管理工作能夠全面、有效地展開。

2.健全檔案資源開發利用的保障體制。健全檔案開發的保障機制就是必須要要獲得學校領導和財政的支持，在學校財政支持的基礎上，不斷加強對檔案資源的開發利用，從而保證檔案開發工作能夠持續穩定的發展。另外，學校還可以充分利用人才優勢，引進相關的檔案管理人才，從而為檔案資源管理工作提供人才保障。

（三）健全中學檔案信息資源管理現代化開發與利用的途徑

1.進一步規范中學檔案信息資源的收集。現階段，我國中學檔案信息管理系統的規范化相對滯后，并且應用軟件也比較雜亂，這就在很大程度上阻礙了檔案信息管理系統水平的提高。其實檔案規范本身就是一項系統的工程，所以在對中學檔案信息進行收集時，應當按照統一的標準，科學合理地對檔案信息進行收集整理，從而實現檔案管理的規范化和標準化。其主要表現在以下幾個方面：一是要明確學校不同部門以及工作人員的責任；明確不同時期檔案管理工作的重點；明確檔案收集的具體方式。二是要制定出相關檔案材料的收集標準，用科學合理的方法對檔案進行管理，從而收集整理出系統科學的檔案。此外，檔案工作人員還應當妥善處理好檔案的“接收”和“移送”，做到接收時有清冊，移送時有手續。

2.重視檔案資源開發利用的有效性。學校的檔案工作人員應當根據相關的管理規定，及時對檔案進行歸類整理，完善建檔工作，強化檔案的管理意識，能夠在日常檔案的管理中發現檔案所蘊含的對學校的教學有用的信息，從而進一步地實現檔案信息資源的有效性。

（四）加強學習，最大限度地開發檔案中的信息資源

首先，可以以現代的檢索方法來轉變傳統的檔案檢索方式，同時也可以依據微機檢索的方式為主干，對檔案信息網絡進行區域化管理，并且做到有步驟、有計劃地進行聯網，從而實現檔案信息資源利用方式的轉變。其次，就是要進一步提高研究室開發儲藏檔案的能力，通過向社會提供一些經過精心研究和整理的有用信息，這樣就減少了查閱的時間，從而也提高了檔案室的工作效率。

（五）不斷強化中學檔案信息教育，逐步構建檔案信息網絡

在對檔案信息教育的過程中要注重對檔案主體意識的培養，通過對檔案有關制度的宣傳，不斷提升檔案工作者的檔案信息保密意識、轉換意識以及傳播意識。除此之外，還應當運用現代的先進設備和技術，武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的保密性，從而構建起一個科學完整的檔案信息網絡管理平臺。

三、結語

在對中學檔案信息資源進行開發利用的同時，既要轉變落后的檔案信息開發觀念，又要熟悉和完善相關的檔案資料，并且還應當建立健全檔案信息資源開發與利用的有效機制，從而提高檔案信息資源的利用效率。

[1]翟保平.談中學檔案信息資源現代化開發與利用[J].檔案信息話建設,2010.

[2]譚志斌.中學檔案信息資源開發利用[J].工作園地,2012.