基于聲像檔案管理強化談企業科技發展的推進

文/國網黃岡供電公司 張民

隨著我國經濟和社會的不斷發展，科技水平的不斷進步，企業的生產經營規模也隨之不斷的擴大。伴隨而來的是企業的辦公條件的不斷改善，并最終導致聲像檔案管理工作在企業日常工作中的出現。聲像檔案的作用雖然大，但是由于其在管理中存在的種種問題，對于聲像檔案的完整性和應用性造成了很大的影響。

一、聲像檔案管理存在的問題

聲像檔案不僅可以完整地記錄企業各項工作的開展情況，也可以用于企業事后的工作檢查。雖然聲像檔案在企業的日常工作中提供著種種便利，但是受我國傳統的檔案管理理念的影響，企業對于聲像檔案的管理工作也出現了許多問題。以下從幾個方面出發，分析了企業在聲像檔案管理工作中存在的問題。

（一）企業的聲像檔案保護意識不強

企業的聲像檔案管理人員在聲像檔案的管理工作中往往存在對聲像檔案管理意識不強的現象，對聲像檔案的保存和管理工作虛與委蛇、勉強應付。許多企業的聲像檔案管理人員對聲像檔案的管理意識不強，對許多需要認真保存、認真維護的聲像檔案往往隨意處理后放在辦公室的資料柜中就算完了；在對聲像檔案進行管理時僅僅考慮了自己、本單位或者本部門的工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人手中或者只在本單位有所保存，并沒有移交企業專門的聲像檔案管理機構進行統一的保存。特別是隨著企業聲像檔案管理人員的工作變動和企業聲像檔案管理機構的調整，往往會造成企業聲像檔案的失控或流失，致使企業的聲像檔案管理無法很好的進行，也嚴重的影響了企業聲像檔案管理工作的長期進行。

（二）企業的聲像檔案的收集渠道不暢

在企業的聲像檔案收集過程中，許多聲像檔案因為各種原因無法很好的被企業收集，從而導致企業難以及時的對聲像檔案進行統一的管理。企業的聲像檔案資料不齊全，企業的聲像檔案的管理工作也就難以進行。企業聲像檔案資料的收集渠道不暢，對企業的聲像檔案管理工作起到了不良的影響。

（三）企業聲像檔案的管理條件較差

企業的聲像檔案的管理條件比紙質檔案的管理條件要求更嚴。而許多企業在聲像檔案管理工作中并沒有設置聲像檔案的管理設施，只是將企業的聲像檔案與其他類型的檔案混合放置，并沒有做專門的保護與管理，從而致使一些聲像檔案的顏色發生褪變，并對聲像檔案的質量與用途產生影響，對企業聲像檔案的使用與管理造成了不良影響。

（四）企業的檔案流失情況嚴重

企業在日常的經營、生產、管理、服務等日常活動中，通常會安排專門的人手進行聲像檔案的管理工作，而當企業組織重大活動、重大工程開工、召開重要會議時，通常都會安排人員進行攝錄像，從而形成許多有價值的聲像檔案，并對有價值的的聲像檔案進行合理的保存。但是這些聲像檔案在日后使用時，卻常常發現有檔案流失現象的發生。對企業的聲像檔案流失現象進行分析，可以發現以下幾個要素。首先大型項目通常是由多個企業單位共同舉辦或者參與的，因此在檔案的保存和管理時，往往會出現不集中的現象。其次是在日常的企業經營活動中，企業無法對聲像檔案的管理做到持之以恒，從而造成聲像檔案的流失。除此之外，企業的聲像檔案管理人員檔案歸檔意識不強，對企業的聲像檔案沒有做到及時歸檔、保存、管理，在用完之后就將企業的聲像檔案歸為已有或者隨意丟棄，從而造成聲像檔案流失現象的發生。

二、加強聲像檔案管理工作的對策

針對企業在聲像檔案管理中存在的種種問題。企業應當對問題出現的原因進行分析，并提出合適的解決方案。以下從幾個方面出發，提出了加強聲像檔案管理工作的相關對策。

（一）加強聲像檔案管理工作的制度建設

企業的聲像檔案管理工作是企業領導和員工都應當重視的工作。從往年的工作經驗上看，加強企業聲像檔案管理工作的制度建設是解決聲響檔案管理工作中出現問題的重要因素。為此企業應當提升各級領導和有關工作人員的對聲像檔案的管理意識，營造出良好的聲像檔案管理的工作氛圍，并在良好的工作氛圍中進一步提高聲像檔案管理工作的制度建設。

（二）加強聲像檔案管理的規定規章建設

企業如果要改變聲像檔案管理混亂的現狀，加強聲像檔案管理的規定規章建設是重中之重。企業應當以國家制定的《照片檔案管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》為基礎，建立健全企業自身的聲像檔案規定規章制度，從而對企業的聲像檔案進行規范化管理，并在此基礎上對規章制度的實行狠抓落實，確保有規章制度能夠落到實處。因此企業必須制定有效的配套措施，在企業聲像檔案的管理工作中做到明確責任、依法管理，從而確保聲像檔案管理工作的工作質量。

（三）加大聲像檔案管理的預算投入

企業的聲像檔案管理工作離不開企業的資金預算支持，因此企業在完善聲像檔案管理制度的同時也要加大對聲像檔案管理的預算投入。不同材質的聲像檔案對保管的要求和條件大多不同，因此在保管方法上也需要做到不同。企業應當購買高質量的聲像檔案保存工具，從而在聲像檔案的防火、防盜、防損方面可以提供更好的保障。企業應當對聲像檔案進行定期的檢查，對長期保存的聲像檔案要進行定期抽查，在檢查中發現問題并對問題進行及時的解決，從而對企業的聲像檔案進行合理的保護，并盡量延長企業聲像檔案的使用壽命。

（四）加強對聲像檔案管理人員的培訓

針對聲像檔案管理現狀，企業應當加大對聲像檔案管理人員的培養與培訓力度，并把其作為聲像檔案管理工作的重點。在聲像檔案管理人員的選擇方面，應當首先選擇有工作責任心，懂拍攝、懂攝影技術的工作人員擔任企業的聲像檔案管理工作，從而提高企業聲像檔案管理工作的專業水平。其次，企業要注重對聲像檔案管理人員的業務培訓，全面加強對攝錄人員、聲像檔案形成人員有關專業知識技能的培訓。除此之外，企業應當提高聲像檔案管理人員的聲像檔案歸檔意識.盡可能的把散存在個人手中的聲像檔案都逐步收集起來，使之逐步變成自覺的行動，變被動收集為主動收集，同時也擴寬了聲像檔案的收集渠道。企業應當對聲像檔案管理人員采取合理的管理，在公司的規章制度上加強對聲像檔案管理人員的指導和監督，促使其逐步規范管理。企業的聲像檔案管理部門、檔案保存機構要善于抓住機遇，結合本單位的中心工作，通過對聲像檔案進行生動的利用，發揮聲像檔案自身的宣傳教育作用嗎，為收集好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。同時，企業應當根據的現狀，采取不同的方式對聲像檔案進行分類的保管，促進聲像檔案整體管理水平的提高。

（五）完善聲像檔案的收集渠道

企業要完善聲像檔案的管理工作，做好聲像檔案的收集工作是前提。企業應當采取必要的收集手段，建立適合企業的聲像檔案收集渠道。在渠道建立之外，也應當運用多種形式對聲像檔案進行收集，更好的解決聲像檔案室藏匱乏的問題，充實企業的聲像檔案資料。

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