醫院人事檔案管理存在的問題及其對策

文/肇慶市第三人民醫院 嚴金瑜

人事檔案是記載人生軌跡的重要依據，為人事部門正確用人提供基礎，對人力資源管理發揮著重要作用。

一、醫院人事檔案管理存在的問題

醫院較為重視對臨床一線專技人員的培訓與管理，而往往忽視了人事檔案管理工作，致使其存在諸多問題。

（一）人事檔案管理制度落后

目前，絕大多數醫院都制定了較為完善的臨床一線的管理制度和各科室醫護人員的工作職責，但關于人事檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，醫院的人事檔案工作管理體制落后，缺乏各項創新與激勵機制，不能適應時代發展。

（二）人事檔案管理方法滯后

醫院人事檔案管理主要依靠傳統方法人工查找相關人員資料，電子化、網絡化的程度不高，致使人事檔案不能以最便捷的方式被使用，極大地影響了工作效率。

（三）人事檔案管理過程不規范

在人事檔案材料收集過程中，經常發現一些檔案缺少學生登記表、年度考核表、工資晉升表等；有些填寫隨意，內容前后矛盾；有些因保管不妥造成紙張殘缺不全；有些資料沒有蓋上公章，這些情況，都直接影響了人事檔案的規范性和完整性。鑒別與分類不嚴謹也是常見現象，一方面會加重檔案存放的負擔，一方面會使檔案內容混亂，不利日后查找。裝訂不規范更是普遍存在的現象，有的紙張大小不一，有的裝訂不好造成脫頁散頁，有的沒有除去易生銹的回形針、訂書釘等。

（四）人事檔案管理人員素質參差不齊

醫院檔案管理人員大多是從醫院其它科室調崗而來的，在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，且存在著學歷偏低和管理理念落后等問題，難以推動新形勢下醫院檔案工作的發展。

（五）人事檔案管理硬件投入不足

有些醫院由于地方有限，醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，有些醫院檔案多，但專供人事檔案放置的檔案柜少，導致檔案沒按規范放置；有些醫院檔案室極其潮濕，易引起檔案材料霉變；有些醫院甚至連必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

二、加強醫院人事檔案管理的對策

醫院人事檔案管理存在諸多問題，不利于醫院全面掌握人才情況，優化衛生人才資源配置。因此，加強人事檔案工作的管理，有助于醫院的發展和提高醫院的競爭力①。

（一）健全人事檔案管理制度

首先必須加強人事檔案管理意識，把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，然后醫院要根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等有關法律法規，結合實際情況，逐步完善本單位人事檔案管理的各項規章制度，使每個工作內容都有章可循，并確保各項制度得到落實，使人事檔案管理工作更科學、規范、高效。

（二）改進人事檔案管理方法

在人事檔案管理工作中，應促進人事檔案管理電子信息化，即把人員信息錄入信息系統，必要時可掃描全部內容，將人事檔案做成人才數據庫，提高檔案管理的檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數據庫中查找到人員的檔案信息，為醫院人事決策提供科學依據，在工作中發揮干部人事檔案的可利用價值②。

（三）規范人事檔案管理過程

應嚴格按照人事檔案材料歸檔的要求，在收集過程中看所收材料是否完整，是否分類放好，是否蓋上公章。在鑒別上一定要遵循“取之有據、舍之有理”的原則，注重及時更新、補充歸檔材料，并注重保養人事檔案。在裝訂時實行全國的統一標準整理裝訂，做到經常檢查室內清潔衛生、防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。

（四）提高人事檔案管理人員素質

隨著醫院檔案信息化建設的深入推進，檔案工作由傳統型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術化轉變，檔案領域更需要一支具有較強的綜合技術和管理能力的復合型人才③。應加強對檔案專技人員的思想政治素質與業務能力的培訓力度，增強其責任感、緊迫感與專業技能。同時，鼓勵積極自學，鼓勵積極與同行交流學習，不斷拓展自己的知識領域，把學習情況與專業技術年度考核掛鉤，充分調動檔案專技人員的學習主動性，促進其努力提高自身素質。

（五）加強人事檔案管理的基礎設施建設

重視檔案的基礎設施建設，加大資金投入力度，在硬件方面，必須滿足檔案室的辦公用房，配置檔案信息的記錄設備，如掃描儀、相機、攝像機等與檔案保護設備，如空調，除濕機，滅火器等。在軟件方面，要引進計算機信息管理系統，用計算機儲存人事檔案，既可極大地方便使用者閱讀、查找資料，又能夠提高工作效率，節省大量人力物力，為醫院領導提供更加可靠、準確的數據信息④。

三、結論

醫院人事檔案管理是醫院管理的一項重要內容，只有健全人事檔案管理制度，改進人事檔案管理方法，規范人事檔案管理過程，提高人事檔案管理人員素質，加強人事檔案管理的基礎設施建設，才能不斷開創醫院人事檔案管理工作的新局面⑤。

注釋:

①吳緒康.醫院人事檔案管理問題及對策[J].醫學信息,2010,2(23):341-342

②黃利華.淺論如何加強醫院人事檔案管理促進人才選拔[J].企業家天地,理論版,2008,(8):162.

③張麗.高職院校檔案信息化建設的對策[J].湖北檔案,2007,3:20-21.

④李花蘭.醫院檔案管理網絡化建設淺析[J].辦公室業務,2012,5:72-73.

⑤蘇潔,李天資.醫院人事檔案管理存在的問題及其改革思考[J].今日科苑,2009,15:112.