對改善公共視野下的高校畢業生檔案管理的研究

文/山東省棗莊市人力資源服務中心 孫柏國

在我國，人事檔案可以說是人一生中發展軌跡的說明，它忠實記錄著我們每個人的身份、學歷、資歷等重要事項，是我們成長和發展的歷史記錄冊。高校畢業生檔案作為其重要的組成部分，記錄的是學生在校期間的成長與發展，學生的個人榮譽、思想發展、學習成績、行為品質等各方面都被一一記錄在其中，它反映了學生的成長和發展，能夠在一定程度上反映學生的個人素質和工作能力。同時畢業生檔案，也是學生進入社會實現就業的憑證，也是企業從畢業生中選拔人才的重要參考。畢業生檔案在學生畢業時一般會存放在公共就業服務機構，公共就業服務機構是人事、勞動保障部門的就業和人才服務管理機構合并成立的公共服務機構，畢業生檔案由其統一保管存放。

一、現今高校畢業生檔案管理的問題

（一）管理技術落后，管理模式陳舊

當前許多公共就業服務機構在管理畢業生檔案時仍舊延續著傳統的保存方式——使用紙質材料保存管理。但是，現今是計算機技術飛速發展的時代，數據庫等各種計算機管理材料、檔案的高科技方式卻沒有被采用，即使采用了計算機檔案管理，大都也只是起到輔助管理的作用，真正意義上的檔案電子化并沒有形成。紙質檔案在保存、管理、轉遞等方面存在許多缺點和不便，而且，當代畢業生往往會多次擇業，其檔案呈現流動性大的特點，但是其與檔案的管理模式是極不相適應的。

（二）管理機制不健全，出現棄檔現象

現今，許多畢業生對于自己檔案的重要性認識不足，或是對于檔案管理的意識不強，出現了許多棄檔現象。這一現象的出現與公共就業服務機構的管理機制不健全也有一定的關系。公共就業服務機構對于畢業生檔案的接收態度大多為“有送達，才接收”，也存在少數公共就業服務機構沒有采取積極有效的畢業生檔案管理措施。

（三）沒有有效的監督機制，檔案失真

由于現今不少人對于畢業生檔案的不重視，導致個別公共就業服務機構在管理檔案方面并沒有建立健全相對有效的管理機制，更不用說，對于畢業生檔案管理的監督機制的建立。有些學生在校期間犯有重大錯誤，被學校方面處分過，但在經過某些公共就業服務機構管理后，轉遞到學生相應的工作單位時，其有些處分材料竟然奇異消失，這也是監督管理機制欠缺、管檔人責任意識不強的必然結果。

二、積極解決自身存在的問題，改善和加強對畢業生檔案的管理

（一）增強管理技術的應用，改善管理模式的陳舊

現今，畢業生檔案大都使用紙質材料記錄，其在保存、管理和傳轉遞等方面存在著諸多不便，當今是信息化、電子化的時代，計算機技術發展迅速，作為高校畢業生人事檔案的管理機構，更要廣泛利用計算機的先進技術。加強檔案管理人員對于計算機技術的了解和掌握，開發并使用有效管理高校畢業生檔案的軟件，這樣才能夠有效發揮計算機技術在保存和管理畢業生檔案方面的獨特優勢。作為能夠掌握畢業生就業情況的公共就業服務機構，也應推廣此種畢業生檔案管理技術，真正實現畢業生檔案電子化。這樣，學生在畢業時，其檔案在各方的轉遞、保存和管理也更為方便。

（二）建立健全管理機制

現今，不僅許多畢業生對于檔案管理意識薄弱，有些檔案管理人員也對于畢業生檔案管理的重要性認識不清，擺不正自己在檔案管理中的位置。其實，作為檔案管理人員首先應該把自己的位置擺正，明確自己的職責，明白自己是畢業生在就業方面的指引者、服務者，公共就業服務機構也并不僅僅高校是畢業生人事檔案的保管者，最主要的，其是畢業生檔案的管理者、保護者。確實有一些畢業生沒有意識到自己檔案的重要性，但作為管理檔案的專業性人員，在學生們真正成長之前，要替他們把其未來的人事檔案保存好，換句話說，保管其檔案就是保管其人生。

（三）加強監督管理，確保檔案的真實性

在人才發展的今天，越來越多的人也開始重視畢業生的檔案資料。對于學生在學校所犯的錯誤、所記錄的處分，無論學生事后有多悔過，也不能改變。我們所要做的，就是保證畢業生檔案的完整性和真實性。如果畢業生檔案失真，不僅對檔案利用者起不到有效甄選人才的作用，其他同臺競爭的畢業生也是不公平的。作為政府所屬專門的畢業生檔案管理公共服務機構，更應盡到自己所應盡的職責和義務，保證檔案的完整性和真實性。

三、總結

公共就業服務機構，不僅僅是政府所屬專門的檔案管理機構，還是畢業生就業發展的指引者、導向者。因為其自身擁有對畢業生檔案管理、保存的專業性、法定性，因為畢業生對其機構的信任性，或者是其他的原因，更應該履行好自己的職責、盡好自己的義務，確保高校畢業生檔案的完整性和真實性，改善和加強畢業生檔案管理的模式，真正實現檔案轉遞便利化，檔案管理電子化。