淺談小學檔案管理中存在的問題及對策

文/山東寧陽縣八仙橋街道西關小學 唐曉雪

對于小學校來說，檔案管理覆蓋了學校各層的管理，比如學校的行政管理、財務管理以及人事管理等。由此可見，檔案的管理在小學校中發揮著舉足輕重的作用，因此，對檔案管理中的問題的探討是很有必要的。

一、小學文書檔案管理中存在的問題

（一）小學文書檔案的管理不受學校重視

在不少學校里，學校設置文書檔案的管理，只是為了在需要的時候派上用場。文書檔案因為不經常使用，且與教學沒有多大關系，再加上學校對這項工作的認識不到位，所以文書檔案的管理自然不會受到學校的重視。

（二）文書檔案管理人員的專業素質問題

據調查，某些小學的文書檔案管理人員很少有經過專業培訓的，大多都是退休的老師無證上崗，這就給文書檔案的管理增加難度。因此學校文書檔案管理存在：人員專業素質不高，文書檔案信息收集不及時，收集的范圍不廣，文書檔案的分類不合理以及文書檔案管理期限不明等問題。這些問題的出現導致文書檔案的管理混亂，文書檔案管理就形同虛設了。因此，文書檔案管理人員的專業素質對于文書檔案管理來說是非常重要的。

（三）文書檔案管理力度不夠

在某些中小學學校，文書檔案的管理“外緊內松”。對于外來人員，文書檔案的管理人員會按照程序進行詳細的登記，但若是學校的內部人員過來借閱，文書檔案的管理人員就沒有按照程序走了，而是直接將檔案進行交付。這一行為容易造成文書檔案的遺失，這對于文書檔案的管理是極為不利的。

二、小學學籍檔案管理中存在的問題

（一）學校對學籍管理的忽視

在學校領導人看來，學籍管理遠遠不及學生的成績來得重要，而且學籍管理是學校管理部門的事，與自身沒有關系。因為學校對學籍管理的不重視，導致學生許多應該被登記進檔案的信息沒有登記，比如學生日常的不良行為。學校對學籍管理的不重視，就致使對學生的處分雖然全校公布了但并沒有登記在檔案的情況的發生，這對學生的不良行為相當于間接的包庇。

（二）非專業的學籍檔案管理人員

學籍管理與小學文書檔案的管理一樣，學籍檔案的管理人員沒有經過專業培訓，大多是由退休的教師頂替的這個職位。同樣的，這也給學籍檔案的管理帶來了麻煩。畢竟退休教師不是專業人員，對于學籍檔案的管理總有些地方感覺力不從心。

（三）過松的學籍檔案管理機制

根據對山東省泰安市寧陽縣某些小學的調查，發現一些教師存在對學生過分“寬容”的現象。學生犯了應該計入檔案的錯誤時，學生的任課教師非但沒有將這一情況上報，還將這個事給隱瞞了下來。教師對犯錯的學生不進行教育，任其作為，這對于學生本人及學校的檔案管理都是不利的。除了這些，某些教師甚至拋棄了職業道德，對學生的考試成績進行任意的修改。

三、文書檔案管理以及學籍檔案管理中出現問題的對策

（一）學校領導人應樹立對文檔管理的正確認識，擺正思想

要想讓學校領導人樹立對學校檔案管理的正確認識，就要讓學校領導人正確認識文書檔案管理和學籍檔案管理相關工作。文書檔案的管理人員要讓文書檔案發揮作用，滲透進單位的財務部門、行政部門以及人事部門，對其造成一定的影響，以此來吸引學校領導人對文書檔案管理的重視。學籍檔案的管理人員對于學生應登記進檔案的行為應予以詳細的登記，絕不作出漏登以及包庇學生等有違背職業道德的行為。除此之外，文書檔案以及學籍檔案的管理人員還可直接上書給學校的領導人，將文書檔案管理和學籍檔案管理的重要性一一闡述，用這種方法來爭取單位領導人的重視。

（二）培養文書檔案以及學籍檔案的專業管理人員

要想提高檔案管理人員的專業素質，就要從學校領導人著手。要實現好的檔案管理，就要求管理人員知識面廣，具有扎實的基礎知識，并具備對文書檔案以及學籍檔案基本的管理能力。文書檔案和學籍檔案管理人員應能清楚對各類檔案進行分類與編號，及時收集檔案，擴大對檔案的收集范圍以及明確各類檔案的存檔期限。學校領導人應聘請專業的檔案管理人員，并且可在其就職前進行專業的培訓。在文書管理和學籍檔案人員就職期間，學校領導人還可組織其對最新的檔案管理方法進行學習，不斷地完善檔案管理人員的專業知識，提高文書檔案和學籍檔案管理人員的專業水平，使其與時俱進。

（三）健全文書檔案的管理制度，加大文書檔案的管理力度

學校領導人應根據自己學校的實際情況，建立一套可行的、實用的檔案管理制度，并堅持“統一領導，集中管理”的原則。要想檔案管理人員按照程序對檔案進行管理，就必須完善檔案管理機制。學校領導人除了健全檔案的管理機制以外，還應加大檔案的管理力度，使檔案管理人員嚴格按照程序辦事，絕對不允許有違于其職業道德的事發生。如果不加大檔案的管理力度，檔案管理機制就形同虛設了。

四、小結

上文就小學檔案管理中存在的幾點問題進行了研究，并給出了解決問題的相應對策?？偟膩碚f，好的檔案管理不能缺少健全的檔案管理機制、檔案管理人員較高的專業素質、學校的重視以及較大的檔案管理力度。只有做好這幾點，學校檔案的管理才能落到實處。

[1]陳敏.淺談文書檔案管理[J].中國科技博覽,2013(29).