試論如何做好新時期房產檔案管理工作

文/吉林省九臺市房屋產權管理中心 宣冬柏

在當期的新時期，如何做好房產檔案管理工作成為社會關注的一項重點，本文就對該問題進行了分析和探討。

一、房產檔案工作的特點

（一）法律性

眾所周知，房產檔案是指城市房屋管理部門在房產權登記、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖像等記載，是房產檔案工作的真實記錄。近年來，隨著我國房地產行業的蓬勃發展，關系到房地產的經濟行為不斷增多，伴隨而來的房產交易、抵押、保全、評估等糾紛日益增多，房產檔案成為裁決中有力參考依據。

（二）社會性

由于房產檔案客觀且真實地記錄了房產項目建設的基本情況，這些信息直接關系到房地產經濟的興衰，有機地將房地產科技應用其中，并對這些基礎資料進行深入開發。在當前信息透明的時代下，房產檔案已經發展成為社會信息資源中不可缺少的一部分。

（三）壟斷性

一般而言，房產管理部門在當地都是唯一的管理部門，所從事的房產檔案管理工作都處于壟斷地位，倘若這些工作不完善，會直接關系到當地房產市場的穩健發展。

（四）網絡性

在當前的信息化時代下，人們憑借網絡就可以及時獲取自己所需信息，極大程度上改變了過去人工收集、整理、歸檔等傳統檔案工作方式，促進了信息的充分利用。借助網絡就可以有機地將產權管理、圖形管理等結合在一起，計算機就可以完成所有工作，有效地提高了檔案管理的工作效率。

二、當前房產檔案管理工作的現狀

（一）重視窗口服務，輕視檔案管理

隨著房產交易市場的快速發展，從而對房產檔案的需求不斷增多，這樣很多房產檔案管理部門就重視查詢服務，紛紛開設窗口進行查檔服務，從而就沒有更多精力重視檔案的日常管理，這樣不利于房產檔案管理工作的全面發展。

（二）權責不明，職能擴大化

造成這一現象的主要原因是:第一，對房產檔案管理職能不明確。由于檔案管理工作量日益加大，房產管理部門職能劃分不清，職能不斷加大；二是房產檔案管理的獨立性不強。具體來講，眾多房產檔案管理部門附屬于房產登記部門，類似于部門的檔案室，在設施、管理等方面遠遠達不到正規檔案館。因檔案管理部門獨立性不強，一些部門受工作壓力影響，向檔案管理部門轉移了一些無關的職能。

（三）房產檔案脹庫現象嚴重

之所以造成房產檔案脹庫嚴重，是因為:近年來，房產市場交易頻繁，伴隨而來的房產檔案也日益增多，而且由于房產檔案管理部門在接收業務部門提交的檔案未認真進行檢查，這樣就造成管理上的漏洞。

三、新時期房產檔案管理工作的對策

在當期的新時期，如何做好房產檔案管理工作，可以從以下幾方面入手:

（一）強化房產檔案的基礎業務工作

1.落實房產檔案的收集工作。要想保證檔案資料的完整性，一個重要前提就是做好收集工作。由于房產檔案來源渠道多元化，從而就要求檔案管理部門善于從多渠道收集與房產相關的資料。第一，明確房產檔案歸檔的范圍，制度檔案歸檔制度，并落實崗位責任；第二，派遣優秀員工進入基層單位對檔案工作進行檢查、督導，以便保證房產檔案的完整性，對房產檔案移交問題進行探討；第三，嚴格檢查所收集的房產資料，確保檔案移交的目錄、內容的質量，對于不完整、不清晰的資料要進行退回，經過再次處理后才能夠歸檔。

2.重視房產檔案的整理工作。簡而言之，房產檔案整理工作是對所收集的房產資料進行分類和歸檔。從而就要求房產檔案管理部門要認真篩選并分類所收集的檔案，同時要制定檔案管理規則。

3.做好房產檔案的編目工作。要想實現房產檔案的科學管理，做好編目工作是重點。編目工作會直接影響到房產檔案的管理和利用，從而就需要各地結合自身實際情況實施科學編目管理。

（二）重視房產檔案的開發利用

1.牢固樹立大眾服務的意識。從而就要求成立檔案用戶信息資料，定期對單位和個人進行信息收集，逐步建立起房產檔案信息服務網絡，以便隨時了解到用戶的信息。

2.對房產利用服務形式進行革新。一般而言，房產檔案的利用方式會直接關系到檔案的利用狀況。在傳統檔案利用形式中，所提供的服務方式為檔案的閱覽、證明、咨詢等，在新時期就需要基于傳統服務方式基礎之上，革新服務，將檔案進入市場，以便更好地為用戶服務。

（三）加快房產檔案的信息化建設

1.正確認識房產檔案的信息化進程。21世紀是知識經濟時代，實現檔案管理的網絡化、信息化和數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢，從而就需要正確認識房產檔案的信息化進程，在房產檔案管理工作在，充分利用現代信息技術，提高檔案管理工作效率。

2.健全房產檔案信息歸集系統。要實現檔案信息收集的準確性和全面性，首先就應該將房產檔案信息系統與房產交易系統有機結合在一起，實現信息的相互溝通，同時要充分利用計算機、多媒體等技術將房產相關信息整理到房產檔案信息系統中。

3.成立房產檔案數據的分析系統。這樣就能夠幫助管理者從不同角度對房產產權進行分析，為在市場中進行決策提供保障，有效地降低了風險。

總而言之，房產檔案在當今社會經濟生活中發揮的作用日益顯著，因此，就需要重視房產檔案管理工作，以便更好地滿足現代化發展需求。

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