秘書寫作基本功訓練“六字”訣

文/江蘇省鹽城市政府督查處 田夏

秘書的主要職責是參與政務、處理事務、提供服務，他們是連接決策者和執行者的關鍵環節。秘書工作中的一個重要任務就是從事大量的文字工作。向上請示報告工作，向下傳達領導要求，對內溝通協調，對外搜集信息，都需要“寫”來完成。從某個角度來講，秘書的寫作能力直接決定服務質量，而寫作能力提高的關鍵在于寫作基本功的訓練。三年多的秘書工作讓我逐漸悟到一些方法，寫作基本功訓練可用“聽、記、讀、說、寫、改”六個字來概括。

“聽”，首先要認真聆聽領導講話，深刻理解講話精神，領會領導的工作思路、工作經驗、具體要求，在寫作中加以貫徹落實；其次是仔細聽取各部門領導的匯報，了解各部門的基本情況、工作進展、存在問題和工作建議，并加以整理，給領導決策提供詳實的第一手資料；再就是要認真聽取辦公室領導關于起草文件、報告的具體要求、思路，并加以記錄，為自己的寫作把控方向；最后要虛心傾聽領導和同事們提出的寫作建議和心得介紹，在日常工作中，善于與其他秘書溝通交流，汲取他們的寫作經驗。

“記”，就是做好各種會議記錄、領導談話記錄，整理完善學習筆記。會議記錄是對會議進行情況及會上發言和決議事項所作的原始記載,客觀地反映了本單位實施集體領導決策的全過程，對今后的工作起著重要的參考、咨詢和依據憑證作用，對起草文件、講話稿起著非常重要的指導作用。對領導談話的記錄過程，也是體味領導思想、領會領導意圖的過程，再要起草文件、講話時，就能自如地從領導的視角去分析問題、解決問題了。整理筆記其實就是一個再學習，再提高的過程，要將近期主要工作的思路、措施、成效以及亟待落實的工作項目牢記在心，把各項主要經濟指標完成情況、原因以及重要數據熟記于心，為起草文件和講話儲備科學客觀的基礎材料。

“讀”，一是廣泛閱讀報刊雜志，及時收看各級電視臺的新聞聯播，從中了解和掌握國家的方針政策和地區落實方針政策的具體措施、做法、成效；二是認真閱讀上級重要文件和各級領導的講話，充分把握上級的有關政策要求，掌握本地區經濟和社會各項工作的思路、重點及具體工作措施；三是仔細閱讀部門領導的調查報告、情況反映和有關信息，深入了解掌握各部門的實際情況、存在問題、工作打算；四是堅持閱讀秘書專業書籍和雜志，不斷提高業務-素養和能力。

“說”，說話簡練明達是對秘書口才的要求之一，也是秘書加強寫作基本功訓練的重要途徑之一。首先“三思而后言”，俗話說:“會說話的想話說，不會說話的搶話說。”未曾開口，先想一想這個話該怎樣說，怎么才能把主要意思表達清楚，這就像寫文章時的“精心構思”；其次圍繞中心，用盡量簡潔的針對性強的語言，鮮明地表達自己的觀點，切忌支支吾吾、拖泥帶水，這就是文章寫作時的“主題鮮明”；最后要注意分層表達,講述的內容要條理化。請示問題、匯報工作按問題的性質與輕重緩急作適當的歸類排列,避免眉毛胡子一把抓，顛三倒四、東拉西扯，這就如寫文章時的“層次分明”。

“寫”，就是起草文稿的過程，這是“六字”中關鍵。秘書寫作，基本都是“受命”而作，因此必須遵循嚴格的程序進行:1.領會意圖，擬定思路。動筆前需要認真聽取領導的囑托,務求準確地領會領導的意圖,并以此為指向去思考問題，確定寫作提綱，這是寫作的關鍵。2.歸類甄別，選定題材。在起草領導講話、匯報材料、發言提綱時，雖然也有一定公文格式，但不是固定不變的，要根據會議要求、領導意圖和實際工作需要而定，要注重內容的選取。總結工作時要客觀真實、全面詳細，要多用數字和事實說話；分析問題時要準確，要有針對性和前瞻性；部署任務時要符合實際，要有可操作性和科學性。3、綜合梳理，組合文稿。對之前的準備工作一一進行梳理，形成一個立體的概念，就可以落筆了。這時需要注意的有兩點，一是執筆者先要淡出自己個人的主體角色,盡量以組織的、領導的視覺和思維方式進入起草過程；二是文稿的語言雖然有別于文學創作，但同樣需要生動形象，富有文采。適當運用名人名言、成語典故、諺語俗語和修辭手法，可以增強文章的表現力。同時，注重運用好“全面”與“部分”、“最好”與“一般”、“顯著”與“穩步”等程度用語，切忌以偏蓋全，失去準確性。

“改”，文章不厭百回改。我們常用的改稿方式有:1.朗讀法。稿子剛剛成型時，一邊朗誦一邊改，不但可以改掉錯字別字，理順句子，精簡詞句，正確標點，加強修辭，還能注意文字的節奏音韻；稿子相對成熟時，不妨用“試一試”的方式，模仿用稿領導的習慣、口吻來讀讀稿子；用“想一想”的方式，站在聽眾的角度琢磨琢磨稿子。2.反復法。第一稿寫成后，先放一放再從頭修改，從謀篇布局，到選材立意，到遣詞造句逐一推敲，然后再放一放，再改一改，如此反復就能精益求精；3.集思廣益法。在寫稿過程中，要充分聽取領導、同仁的寫作建議。初稿寫成后要及時送給領導審閱，聽取領導的修改意見，然后進行針對性的修改。經過這幾個來回的修改，一篇令人滿意的稿子就出爐了。

[1]蔣紅波.秘書提高文字寫作能力的“三要素”[J].辦公室業務，2008(9).

[2]李秀芹.秘書要具有精深的語言文字功夫——胡喬木秘書思想研究之二[J].秘書之友，2007(4).

[3]朱煒.六年秘書悟“六字”[J].秘書,2002(1).