淺析辦公室工作的優(yōu)化創(chuàng)新——基于“兩級”管理的普通高等學校

文/江蘇宿遷學院 徐權(quán)

經(jīng)濟社會的不斷進步，社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善以及我國高等教育的蓬勃發(fā)展，這些都對高校的教育教學、人才培養(yǎng)以及隊伍建設(shè)等方面提出了新的要求、新的目標。而要適應(yīng)這些新的形勢，就需要我們不斷地更新高等教育的管理思想，不斷優(yōu)化管理理念。高等教育的管理具體到高校的管理，就是高校如何實現(xiàn)自己的發(fā)展目標所采取的一種手段。而在目前國內(nèi)大學，大多采用“兩級”管理的模式，即校辦公室管理與學院辦公室管理。人類進入文明社會以來，我們社會中的一部分成員就逐步脫離了田野和山林，進入了被稱為“辦公室”的活動空間，并且我們還要用大半生的時間與辦公室為伴——這里成為了我們辦公室工作人員的處所和謀生的舞臺。①而對于高校的辦公室由于社會地位的不同以及在社會上承擔的角色不同，天然的充當學校內(nèi)部以及與社會交往的“橋梁”②。為了提高工作效率和學校的生存質(zhì)量，作為辦公室工作人員必須熟悉辦公室業(yè)務(wù)，不斷的優(yōu)化工作機制，從而推進學校各項事業(yè)的發(fā)展。

在現(xiàn)實表現(xiàn)中，學院一級的辦公室在高校教育教學管理中顯得最直接，其服務(wù)對象也比較特殊、綜合性也比較強、工作量也比較大，對工作人員特別是服務(wù)意識都比較高。在高等教育進入大眾化階段，面臨的新形勢、新挑戰(zhàn)，也給我們高校的管理提出了新的課題，本文旨在研究在新時期，作為二級管理的學院辦公室如何優(yōu)化工作機制，更好的發(fā)揮學校與學院間的橋梁紐帶作用，從而推動學校各項事業(yè)的發(fā)展。

一、高校學院辦公室工作的重要性

（一）服務(wù)的重要性

學院辦公室在實際的工作中，一個突出的工作職能就是服務(wù)。主要表現(xiàn)在服務(wù)于不同的對象。作為二級管理的辦公室，服務(wù)的第一對象就是領(lǐng)導。這里說的領(lǐng)導不僅是學校的領(lǐng)導，更為直接的卻是學院的領(lǐng)導，因為學校層面的領(lǐng)導只是偶爾會直接布置任務(wù)給下一級管理部門，通常會直接傳達給學院的負責人。所以一定意義上，學院辦公室服務(wù)的領(lǐng)導對象主要就是學院的負責人。事實上，學院的負責人他們不會針對學院具體工作都能事事親躬,每件事情都會掌握的那么詳細。而作為辦公室則需要對自己所在的學院情況都能了解，并能夠做到在協(xié)助學院領(lǐng)導處理好本部門的日常事務(wù)的同時,還要能夠及時地將學院的各方情況全面、準確、及時的反饋給領(lǐng)導,為學院領(lǐng)導對整個學校特別是本部門的科學決策提供必要的信息和依據(jù),使辦公室成為學院領(lǐng)導的思想的來源和行動上的依據(jù)。③當然這就需要辦公室在平時就能熟悉業(yè)務(wù)、熟悉本部門的情況，同時還要會科學的及時收集有用的信息，還要學會整理。二是服務(wù)學院的教學、學生工作。在高校教學是中心，而具體執(zhí)行學校教學管理任務(wù)最直接的就是作為與師生接觸的學院辦公室，學院辦公室要事先征求教師的意見進行合理的規(guī)劃各門課程教學大綱、教學計劃、教學進度以及實習、實訓的安排，有時辦公室還要主動聯(lián)系建立校外實習基地等工作。學生工作與教學工作是相互相成的，因此學院辦公室還要協(xié)助學生工作人員一起做好學生的思想教育工作，參與組織和管理學生社團等工作，積極做好后勤保障,確保學院教學、學生工作的正常有序。三是服務(wù)全學院師生員工。面對全體學院師生員工，辦公室首先就要牢固樹立“以人為本、熱情待人”的服務(wù)思想,需要切實的以學院教師和學生為本,以服務(wù)先行的理念來嚴格要求自己,從教師和學生的客觀實際需要出發(fā),努力做到有求必應(yīng),盡心盡力為教師和學生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）管理的重要性

可以說學院是高校教學、科研及管理任務(wù)的具體承擔者。學院領(lǐng)導也大都除了是學院的行政主管,也還是學校學科或?qū)W術(shù)帶頭人,有很重的科研任務(wù),他們工作忙、任務(wù)重、壓力往往也比較大,因此很大程度上，他們在行政管理工作中投入的精力也不會太多。而學院辦公室作為學院的行政管理機構(gòu)和學院領(lǐng)導的主要助手,需要協(xié)助、配合學院領(lǐng)導做好學院的日常行政管理工作，才能使得部門的工作順利的開展。從而也就使得院辦公室的管理工作涉及面也很多，并且很多事情也是代表著學院領(lǐng)導在管理和實施。就目前情況來看，主要包括日常事務(wù)管理、教學管理和學生管理等,而這些日常性的行政管理工作也基本上是院(系)正常運行的基礎(chǔ)。所以,在日常工作中,學院辦公室承擔了管理者角色，這就需要工作人員須以主人翁的姿態(tài)切實做好學院的日常行政管理工作。

（三）協(xié)調(diào)的重要性

在現(xiàn)實的日常工作生活中,人與人之間的交流與溝通，往往會存在著這樣、那樣的問題和矛盾。作為管理與服務(wù)、紐帶角色定位的學院辦公室在日常的工作中也就難免會遇到各式各樣的問題和矛盾，這就需要辦公室能夠合理的應(yīng)付和處理這些矛盾。如在現(xiàn)實教學中會出現(xiàn)課堂上教師與學生由于處理方式不同產(chǎn)生的問題；教師在申請課題或者排課過程中產(chǎn)生意見分歧；涉及各類評獎評優(yōu)產(chǎn)生的矛盾以及各種利益碰撞，等等。此時學院辦公室就應(yīng)該針對實際情況作出判斷、分析最后還要合理的解決問題和矛盾，建設(shè)和諧的學院大家庭。同時學院辦公室還應(yīng)有處理突發(fā)事件的本領(lǐng),在遇到突發(fā)事件是能夠冷靜果斷的作出科學的判斷，并積極協(xié)調(diào)解決問題。當然在現(xiàn)實生活中，我們的學院辦公室還應(yīng)該能夠?qū)W院潛在的問題、不良的苗頭有強烈的敏感性,及時發(fā)現(xiàn)、及時疏導、及時化解，為整個學校的發(fā)展奠定良好的外部環(huán)境。

二、高校學院辦公室工作中出現(xiàn)的新要求

（一）信息化的飛速發(fā)展要求學院辦公室能夠及時的更新工作方式

信息化的發(fā)展、“無紙化辦公”、創(chuàng)建節(jié)約型社會，這些都要求，辦公室在處理一般事務(wù)以及信息時，都應(yīng)該學會使用最新的手段和方法，同時應(yīng)該為推進節(jié)約型社會建設(shè)作出貢獻。如今我們的教育系統(tǒng)在處理簡單的文件時還是采用的是紙質(zhì)文件辦理，有的時候會造成資源上的浪費，并且有的時候也會帶來事務(wù)處理上的時效問題。要想短時間內(nèi)讓辦公室特別是高校學院辦公室掌握最新的信息化處理手段，如無紙化辦公、電子政務(wù)等還是一個值得研究的課題。

（二）高等教育的發(fā)展，促進了各高校招生規(guī)模的變化，特別是進入了中國高等教育的大眾化階段

高校學生人數(shù)、結(jié)構(gòu)等方面都發(fā)生了很大的變化。如高校招生人數(shù)的增加，分數(shù)層次的變化以及院校的增多，都導致在高校的管理中面臨著新的問題，特別是直接與學生接觸的二級管理的辦公室，他們面對的學生比之以往可能人數(shù)上會增多，還有年齡也會有比之前偏小的趨勢，再加上目前家長、社會對孩子的教育方式的變化，都會給管理帶來一定的難度。學院辦公室所面臨的的工作對象更加復(fù)雜，因此這些也是辦公室需要盡快適應(yīng)的工作。

（三）高校自身發(fā)展也面臨著新的挑戰(zhàn)

可以說，大到國家、全社會以及某一行業(yè)，改革是歷史潮流，沒有改革就不能進步不能健康的發(fā)展。④而改革在我國的高等教育領(lǐng)域則表現(xiàn)的尤為重要。高等教育的特殊性就帶來了自身發(fā)展必須與社會的發(fā)展相互相成。某種意義上說，高等教育的發(fā)展程度也影響著整個社會的文明程度，會對社會的發(fā)展發(fā)生很大的影響。而作為高等教育的管理部門辦公室，在承擔參謀作用的時候，就必須考慮到高等教育的特殊性所承擔的社會角色，從而要去適應(yīng)社會發(fā)展給予高校所帶來的某種程度的壓力或者說是影響。同時作為直接與師生接觸的高校學院辦公室在實際工作更需要不斷的改革創(chuàng)新，面對不同時期的不同情況采取科學的處理方法。

三、高校學院辦公室工作機制優(yōu)化的建議

（一）學院辦公室人員方面

1.“知人善任”。也就是根據(jù)每個人的不同情況，實施不同的分配和管理，盡量做好因需設(shè)崗，謀求人與事之間的一致性，做到事得其才，才盡其用。在辦公室工作的人員，每一個人的個性特點、素養(yǎng)以及學識能力都不一樣，就需要我們根據(jù)辦公室的特點特別是各自分工的不同，合理的安排工作人員的崗位，即找到每一個人的最佳定位，力求將每一個人的才華和能力發(fā)揮到極致。⑤特別是針對學院辦公室工作人員，由于經(jīng)常接觸學生和老師，并且事情也比較繁多雜亂，勢必需要工作人員能夠適應(yīng)工作對象的特殊性要求。現(xiàn)實生活中還表現(xiàn)在需要根據(jù)領(lǐng)導的個性特點、工作習慣來配備秘書。歷史和現(xiàn)實都表明，領(lǐng)導因經(jīng)歷、學識、素養(yǎng)、氣質(zhì)的不同，其個性、工作習慣等都會有一定的差異，這同樣也需要因人制宜，配置得當。

2.強化學習，提升個人素養(yǎng)。所謂素養(yǎng)，就是指工作人員在實際工作中所具有的意識，各種行為中較為穩(wěn)定的一種屬性。首先就表現(xiàn)在職業(yè)道德上，學院辦公室工作的人員因為工作對象大都是老師和學生，并且大多數(shù)時間也都在學校象牙塔度過，這就要求工作人員能夠掌握與老師、學生進行交流的獨特的方式方法，而且還需要具有相應(yīng)層次的文化水平，否則在工作中就會處于被動。因此學院辦公室工作人員就應(yīng)該由技能型向?qū)W術(shù)型或者學者型轉(zhuǎn)變，即不能滿足與只掌握辦公活動的基本程序、基本方法和基本技能，而是要學會與老師和學生進行學術(shù)交流和探討；由靜態(tài)型向動態(tài)型轉(zhuǎn)變，即不能滿足于坐在辦公室等待事務(wù)的處理，按照老常規(guī)處理問題，而是應(yīng)該經(jīng)常深入教學，走進課堂，傾聽師生的心聲，不斷的更新管理理念，切實為教育教學服務(wù)。同時，作為學院辦公室人員還應(yīng)具有較強的業(yè)務(wù)能力，能夠具有較強的辦事能力、交際能力和表達能力以及具體的操作能力。

（二）學院辦公室管理體制方面

1.優(yōu)化考核機制。在辦公室管理中，由于工作的性質(zhì)，有時候很難對從事辦公室工作的人員進行定性或者定量考核，特別是在高校學院辦公室中更難進行考核。由于每一個人我們都實行定崗設(shè)置，因此我們應(yīng)該基本上采用一種目標考核的方法，并且從定量、定性兩個方面共同來進行考核來提高工作實效。⑥在實際工作中，根據(jù)各自崗位科學的制定考核方法以及考核內(nèi)容，但是在實際操作中要特別的強調(diào)要以人為本，切不可那政策，考核制度來壓人，那樣是不符合實際的，也是不科學的。當然在實際考核中也可以在最后評定考核成績時，采取辦公室人員內(nèi)部自評、同行測評以及師生代表評議來綜合考慮，這樣會變得更加科學一點，也體現(xiàn)出考核制度的合理化和人性化。

2.優(yōu)化管理環(huán)境，提升辦公室管理效能。辦公室作為社會組織的內(nèi)部機構(gòu)，是與外界保持密切聯(lián)系的系統(tǒng)。而高校的辦公室在處理內(nèi)外關(guān)系時所形成的一種獨有的管理環(huán)境對整個學校的發(fā)展都有著很重要的影響。例如:有的學校管理環(huán)境比較輕松、有的學校管理環(huán)境比較嚴謹甚至是很嚴肅。這些都會對學校整個的人文氣息以及風格產(chǎn)生一定的影響。而這些影響就集中表現(xiàn)在從事辦公室工作的人員身上，因此塑造良好的管理環(huán)境在高校管理中也顯得尤為重要。作為基層的管理機構(gòu)，學院辦公室就更能直接的反映出管理環(huán)境，有可能對真?zhèn)€學校的發(fā)展產(chǎn)生積極或者消極的影響。在實際的工作中，作為學院辦公室就要把握好管理環(huán)境度的問題，應(yīng)該根據(jù)工作對象是老師和學生這樣的特殊性，合理的規(guī)劃或者表現(xiàn)管理環(huán)境要素。例如我們平時說話的用語，因為是高校就應(yīng)該講普通話，對老師和學生就應(yīng)該允許學術(shù)討論自由，而不能呆板的教條，一味的從管理或者制度的執(zhí)行力方面來武斷處理。因此高校學院辦公室管理環(huán)境應(yīng)根據(jù)高校以及師生特點科學的設(shè)定。

3.優(yōu)化辦公室信息機制。當今世界，信息、能源與材料已成為人類社會的三大資源。在新的技術(shù)革命中，信息既是新技術(shù)革命的起點，又是人類從工業(yè)化社會走向信息化社會的動力和橋梁。⑦信息在高校管理中主要體現(xiàn)在辦公室的管理職能上，而作為基層的學院辦公室則更應(yīng)該從事信息的管理工作，充分做好信息收集、分析、處理以及反饋等工作，給學校、學院領(lǐng)導、任課教師、學生提供對等的、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。這就需要學院辦公室在常規(guī)工作中及時做好師生信息的收集、等級、篩選以及分析等工作，并且要做到信息加工和提煉，得出科學的信息預(yù)判，這樣才能為學校提供最準確的信息服務(wù)。

總之，在實際的學院辦公室工作中，還應(yīng)始終堅持一種創(chuàng)新的精神。創(chuàng)新是一個民族進步靈魂，也是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。而高等教育的發(fā)展程度一定程度上影響著整個社會的文明程度以及社會的進步，因此創(chuàng)新在高校更為顯得重要，而這些創(chuàng)新理念和思想要靠高校的管理來具體體現(xiàn)，因此在實際的生活中，作為基層的管理機構(gòu)，學院辦公室應(yīng)該不斷的改革創(chuàng)新，做好領(lǐng)導的“助聽器”、“智囊團”和“執(zhí)行軍”⑧，不斷的尋求新的管理理念，特別是在實際工作中，從管理和服務(wù)兩方面加強創(chuàng)新能力培養(yǎng)，以提高工作質(zhì)量和效益，從而推進學校的各項事業(yè)的快速發(fā)展。

注釋:

①⑦胡鴻杰,馬仁杰,魏芬.辦公室管理[M].合肥:安徽大學出版社,2005.1,208.

②⑥謝安邦,唐安國,戚業(yè)國.中國高等教育教育研究新進展[M].上海:華東師范大學出版社,2005,845,963.

③⑤王德.怎樣當好辦公室主任[M].北京:中國人事出版社,2010.54.84.

④曲明貴.新形勢下高等學校行政管理工作探討[J].教學研究,2007,(3).

⑧李庭.黨委秘書如何當好領(lǐng)導身邊人[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,(5).