論檔案管理信息化發展方向

文/郭姣

一、檔案信息化發展的背景

《全國檔案信息化建設實施綱要》的頒布說明信息化是現代社會發展的重要標志之一。信息與技術在社會發展中的作用與日俱增。檔案信息在信息時代有著重要地位，因為它最原始、最真實，不同于其它類信息。檔案建設的重心發生轉移，要求我們改變傳統以手工編寫的模式，向信息化、現代化發展。檔案管理信息化建設，是檔案管理工作適應新形勢發展的必然要求。為了加快檔案管理信息化發展的步伐，我們要與時俱進，了解檔案管理信息化的內涵與現狀，以及檔案信息化建設過程中出現的問題，積極尋求檔案管理信息化發展的方向。

“檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。”[1]檔案是人類社會發展的珍貴財產，也是我們寶貴的歷史文化遺產。關于檔案管理信息化的內涵，可以借用楊公之先生的闡釋：“在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務?！盵2]這句話的意思是說，檔案管理信息化發展，要服從于國家檔案管理部門的統一領導，在管理中充分發揮現代信息技術的作用，提高檔案資源的利用率，使檔案資源在信息化的今天，更好地服務于社會。

二、檔案管理信息化發展過程中出現的問題

檔案管理信息化的發展，為社會作出了重大貢獻，但也暴露出一些問題。

（一）檔案管理人員層面。很多檔案管理人員對檔案管理信息化發展思想認識不夠，把檔案信息化管理簡單化，認為檔案信息化管理就是把檔案資料輸入計算機。檔案管理信息化建設不能與社會信息資源發展齊頭并進；檔案管理人員專業化水平低。檔案信息化建設的全面展開，離不開熟練信息技術的高素質人員，檔案管理人員的專業思想素質、專業技能等直接影響到檔案管理信息化建設的質量與步伐；檔案人員結構斷層，老化現象嚴重。傳統的檔案管理人員熟練于紙質檔案的管理，對于電子文件形成、信息存儲等信息技術比較陌生，沒有經過專業的系統培訓，老技術管理新系統，檔案管理人員的不成熟嚴重地影響了檔案管理信息化的創新發展。

（二）檔案管理信息化系統理論層面。很多部門，檔案管理信息化發展出現短視現象，缺乏長遠眼光，理論與實踐的融合度不夠。多數部門正處在信息化摸索過程中，還沒有能夠熟練掌握現代檔案信息化的管理方法，對檔案工作的發展缺乏長遠思考，導致總體規劃建設做不好；有些部門信息化建設盲目。受缺乏信息化技術專業隊伍因素的影響，不少部門因為自身技術不足，就盲目照搬，形式套用，這種 “拿來主義”缺乏系統的理論分析，針對性，實用性不強；輕信息資源建設是第三種現象。信息資源建設是檔案信息化發展的重頭戲，很多單位把資金幾乎全傾向于設備，信息資源建設的投入微乎其微，造成了檔案信息化建設發展緩慢甚至停滯不前。

三、檔案管理信息化發展方向探索

（一）堅持檔案管理原則。

1.統一領導、分級管理原則。統一領導，具體是指對全國檔案管理工作實行統籌安排與全面規劃，統一檔案管理的業務標準和相關的管理法規，統一方針、政策，接受統一的指導、檢查；分級管理具體指檔案工作由各級檔案管理部門分層管理。在國家整體檔案工作的統一部署和要求下，切合實際，各檔案管理部門制定符合本地區的檔案制度，管理辦法，發展規劃等。這樣才能形成有序的檔案管理體系，有利于推進檔案管理信息化發展的連續性，實效性。

2.安全性原則：檔案的安全性包括檔案管理物質安全與檔案信息安全。檔案數字化、信息化建設服務于社會的同時，其網絡脆弱性一面逐漸突出。要想檔案管理信息化發展更好地服務于社會經濟發展的需要，加強網絡安全技術的研究是擺在我們面前的重要任務，我們要充分保證檔案信息的真實性、原始性，要深入安全策略的研究與開發。比如強化訪問控制策略的研究，強化網絡服務器安全控制策略等研究。

3.規范性原則：規范，是一切工作、一切制度長遠發展的需要，檔案管理工作的質量、效率的提升離不開規范。館藏的紙質檔案通過信息化技術手段轉化成數字化信息，電子文件接收進館的管理，實現紙質檔案與電子檔案雙向管理或者融合，離不開規范。

（二）努力推動管理方式的現代化。

要實現檔案管理信息化，必須要實現管理方式的現代化。建設多層次管理與服務平臺，比如整合專業檔案目錄資源，加強檔案編研信息化，建設檔案信息業務服務或查詢網站，加強業務宣傳，實現多層面檔案收集，讓檔案與社會公眾形成良性互動。管理方式現代化的實現有助于擴大檔案資源管理的力度，有利于整合各種檔案資源，有利于豐富檔案信息資源量，有利于優化資源結構，實現多種檔案數據庫的資源優勢互補，實現多形式、多層次平臺共享與服務，最終促進檔案服務機制不斷創新，充分發揮檔案資源在現代化建設中的作用。

（三）打造過硬的專業化檔案工作人員隊伍。 “現代化的關鍵是化人,或者說現代化要先化人后化物”[3]檔案管理信息化發展離不開一支思想夠紅、業務過硬，技術夠精的專業化隊伍。堅定的信念與職業操守，是檔案管理工作必不可少的，思想是檔案工作得以展開的前提保證；熱情的態度、敬業樂業的精神，是實現檔案管理工作價值的保證。檔案工作具有很強的服務性，需要檔案管理人員熱愛檔案業，敬畏檔案事業、奉獻于事業；信息網絡技術的飛速發展，改變了傳統檔案管理工作的方式，向知識型轉變，依靠現代信息與技術，需要專業本領過硬的人才，需要管理者能精確把握專業性的檔案，能根據社會或部門工作的需求，及時提供檔案信息，管理檔案。我們要根據時代的發展，以及檔案管理信息化的要求，建立檔案管理人員培訓機制，使培訓常態化、持續化，確保檔案信息化工作的持續發展。

[1]《檔案的定義及其涵義》寧波檔案網

[2]《檔案信息化建設導論》楊公之

[3]莫內 制訂他的國家現代化計劃時語