淺談檔案信息資源共享機制建設

劉文會

（黑龍江省疾病控制中心 黑龍江 哈爾濱 150030）

在信息技術突飛猛進的時代，信息已成為了等同甚至超過物質和能源的重要資源，信息資源的開發利用已成為了經濟、社會發展的重要一環。這就要求在檔案信息資源共享的建設過程中，既要依靠信息技術實現基礎性保障，也要依托管理的標準化和服務的科學化，完善檔案信息資源共享機制建設。

一、檔案信息資源共享的意義

1.檔案信息資源整合，方便統計

檔案信息資源整合工作應首先建立在統計分析的基礎上，沒有統計分析，檔案信息資源整合工作將無從下手。為保證檔案信息資源整合工作有針對性、有計劃性地開展，就要對檔案信息資源的分布狀況、流向和檔案信息用戶的需求、特點等進行調查、摸底、研究、分析，然后制定科學合理的實施計劃。

通過開發利用,能使檔案的潛在價值變為現實價值,能發揮其經濟效益和社會效益。通過有關信息的收集匯總、分析和加工,及時地了解與掌握社會需求,及時地開發檔案信息資源,服務于經濟建設,盡可能全面迅速。準確地把有效信息傳輸給社會,既是大力開發檔案信息資源的有效形式,也是廣泛地系統地提供檔案資源為社會各方面服務的一項重要工作。收集后的檔案進行系統的管理,檔案的分類組卷能反映一定的歷史聯系,有章可循,讓人看了一目了然。

2.查詢檔案更便捷

檔案信息資源開發存在和發展的基礎是社會檔案信息需求,因此,滿足社會合理的檔案信息需求就成為檔案信息資源開發獲取社會合法性,進而獲取自身生存與發展的社會資源的基礎。

目前的檔案信息資源不僅數據量大、涉及范圍廣,同時它還系統的記載了人們成功的經驗和失敗的教訓。所以利用現代知識數據挖掘技術對同類檔案進行分析處理可以得到很多有意義的有利于決策的知識和信息。合理科學地開發利用檔案信息資源,特別是科技檔案信息資源,并將其轉化為一定的生產力,才能發揮檔案信息資源在市場經濟社會中的作用,為社會主義現代化建設提供法律可靠憑證和現實參考。

二、檔案信息資源共享的現狀

1.建立檔案目錄中心

檔案目錄中心是指集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務的專門機構，集中各級各類檔案館的全部檔案、資料目錄，并由其負責收集、存貯、管理、控制、傳遞全部檔案資源信息。

檔案目錄中心以建立實用高效的檔案檢索體系，實現資源共享為主要目的，促進了檔案館館際間、檔案部門與其它文化機構間，以及地區間、國際間的文化交流，最大限度地提高了檔案的社會效益。

2.擁有檔案門戶網站

隨著我國檔案信息化建設的穩步推進,各級各類檔案學期刊網站建設的規模和速度與日俱增，這些網站的建立，上載到網上提供給用戶查找利用，必將促進我國檔案學的學術資源的傳播和利用，這是開展網絡環境下檔案信息服務的有效舉措。同時，檔案門戶網站的建設，對于檔案部門充分利用公共網絡這種全新的信息交流和資源共享有著重要意義。

這些網站逐步將部分館藏資源數字化，大大提高了檔案信息的傳遞速度，并在一定程度上解決檔案信息傳遞滯后的問題，對于擴大檔案影響、方便檔案利用、提高檔案服務水平都很有積極作用。

三、完善檔案信息資源共享機制的途徑

1.信息管理體制標準化

傳統的管理方法,缺乏科學手段,在一定程度上制約了檔案信息資源的開發利用，如只重視對檔案載體的管理,忽略了對檔案信息資源的揭示運用；檢索工具單一,缺乏科學的管理方法,使檔案信息資源得不到充分的發揮和利用等。

檔案信息資源開發利用工作的業務流程設計要合理、科學、緊湊,有利于提高工作效率；要嚴格按照國家標準進行檔案信息的鑒定、整理、統計和利用等工作,要及時根據管理和開發利用對象的變化,對業務流程作相應的調整并逐步優化檔案管理的規范化、標準化和系統化，有利于科學管理和開發利用檔案信息資源。

在理性化社會,實現檔案信息資源開發理性化是實現檔案信息資源開發有效性的基本保障。實現檔案信息資源開發的理性化,首先在于構建一套充分體現現代檔案信息資源開發理念的行之有效的檔案信息資源開發制度,以規范檔案信息開發實踐。

2.網絡技術輔助

在信息技術突飛猛進的時代，技術已不是阻礙信息資源共享的根本障礙，關鍵的障礙在還在于人的因素，因為檔案作為一種非自然資源，是與人息息相關的。

檔案信息數字化是建立檔案信息數據庫的基礎，其關鍵的內容是檔案全文數字化。大量的實踐證明,沒有現代化的技術、設備和手段應用于檔案信息資源的開發利用,就根本談不上科學開發和合理利用檔案信息資源"先進的現代化設備在檔案工作領域的廣泛應用,為科學開發利用檔案信息資源創造了優越的條件,給檔案信息資源的開發利用帶來了革命性的變化。

應用計算機可以實現檔案信息的編目、檢索、統計、借閱等工作的自動化操作和管理,減輕了檔案信息資源開發利用工作的強度。檔案信息資源將通過網絡、電視屏幕、報刊廣告等越來越豐富的形式為人們所利用。

3.提高檔案編研人員素質

在社會主義市場經濟條件下,大力開發利用檔案信息資源,關鍵是提高檔案人的素質，受傳統管理體制影響,以往我國檔案部門對檔案管理人員的調配多注重政治素質。特別是專業素質,檔案管理隊伍年齡偏大,知識結構不合理,業務素質偏低,這直接影響了檔案信息資源的開發利用。

檔案開發利用要有較高素質的檔案編研人員，一要有較高的理論政策水平，二要有良好的調查研究習慣，三要有開拓創新精神，根據時代要求，編寫前人沒有編寫過的材料，將那些對當今經濟發展和社會進步有益的檔案信息，及時地整理出來，使檔案信息在現實工作中充分發揮作用。

四、結語

隨著國內信息化建設的不斷加快以及國家對信息化建設工作的重視程度日益加深，檔案信息化建設必然成為21世紀檔案事業最重要的歷史發展機遇，成為新時期檔案事業發展的重要戰略選擇。檔案信息資源開發利用工作將踏著時代的腳步日新月異,檔案信息資源的開發利用趨勢會逐漸改變,它對社會的巨大作用也會逐漸顯現出來。