怎樣做好改制企業檔案管理工作

劉 靜

（哈爾濱投資集團有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

隨著現代化企業制度的逐步建立，企業的改制工作日漸深入。在企業轉換經營機制、政府轉變職能、我國經濟體制逐步向社會主義市場經濟過渡的形勢下，企業人事制度的改革，也使企業人事檔案的管理相應地遇到了一些新問題。這就要求我們面對現實，轉變傳統的檔案工作觀念，積極探索市場經濟體制下國有企業檔案建設和檔案管理的新構架和運行方式，搞好企業檔案工作的改革，以全新的格局與之相適應，順應企業改革發展的總趨勢。

一、正確認識檔案在企業改制中的價值和作用

企業檔案作為企業的一種信息資源，已成為人們的共識。隨著企業管理體制的創新，單純的檔案資源已不能全面揭示企業檔案在建立現代企業制度中的地位和作用，必須對其余理新認識，樹立企業檔案資產的新觀念。

企業檔案作為企業信息的一種載體，與企業經濟利益直接相關，它既是企業廠房、設備、產品等各種有形資產的真實記錄和依據，又是企業專利權、非專利技術、商標權、著作權、土地使用權、租賃權、商譽等無形資產的直接載體和憑證，企業檔案本身就是一種無形資產。它具有無形資產的特征和作用，是企業資產的一個組成部分，這在傳統檔案理論中從未明確過。

在建立以產權清晰為基礎的現代企業制度中，企業檔案在清產核資、資產評估、理順產權關系和防止國有資產流失等許多方面，起到了憑證、依據和參考作用，充分顯示了企業檔案在建立現代企業制度中不可替代的作用。

因此，在對企業資產進行評估的同時，必須認清檔案在企業資產構成中獨特的地位和作用，全面、準確、科學地評估國有企業的信息資產，在企業進行資產重組和企業股份制改造時，更應對檔案資產做出公正合理的評估，防止國有資產，特別是檔案信息等無形資產的隱性流失。

作為企業法人，應牢固樹立檔案資產的觀念，把檔案同其他無形資產放在同等重要的位置上加以重視，防止在產權變更、工作銜接、人員變動中造成資產流失現象，確保企業資產的全面保值增值。

二、企業改制中檔案管理存在的問題

1、檔案管理基礎業務不規范

在企業改制中，存在著對檔案管理重視不夠的問題，突出表現為基礎業務混亂和檔案資產的流失。第一，改制方案中，沒有涉及檔案管理的內容，或者對檔案處置的規定不具體、不明確，可操作性不高。第二，改制過程中，對檔案資料的基本情況不做認真調查，家底不清，心中無數。第三，針對企業改制中和改制后的檔案管理規章制度不健全，不按規定與程序移交檔案。第四，不同種類、不同要求、不同保管期限的檔案沒有區分；卷內材料的種類不全或者順序不符合要求，沒有案卷目錄、卷內目錄，或者目錄不規范；檔案管理條件達不到要求等。第五，未經申報評估，就將國有和集體檔案資產無償轉讓，或者雖經評估，但評估方法不合理，低估了檔案的價值等。

2、檔案權屬不明、流向混亂

企業改制使其所有制性質發生了變化，檔案的所有權也隨之發生轉移。但是，企業改制后，檔案的所有權空間歸誰享用，無論在理論研究中，還是在實踐層面上都有存在著明顯分歧。比如，有學者認為，企業改制導致其檔案作為一個整體結束了運動，應移交檔案館保管；另有學者認為，檔案作為企業資產的一部分，應隨著企業資產的轉移交給新的企業。檔案所有權的界定，關系到檔案安全和國有資產的流失問題。由于目前檔案法律法規在改制企業檔案界定問題上還沒有制定出非常細化的規范，導致在實踐中的各種差異。這一給檔案資產的管理留下了漏洞，另一方面也給企業的生產經營造成了負面的影響。

3、檔案行政部門的監督不夠

國家檔案局曾會同有關部門聯合下發了《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，用以規范企業改制中的檔案管理工作。但是，這只是一個行政法規，而企業改制是一個司法過程，整個改制過程由相關部門主持，但這些部門對檔案管理并不熟悉，對檔案法律法規不了解，所以往往不能知檔案行政管理部門，使得檔案行政管理部門不能主持改制的部門，更不能按照法規對改制企業的檔案處置進行有效的監督和指導。同時，檔案行政管理部門本身也存在著缺乏責任心和使命感，不主動、積極、及時介入企業改制工作，不愿意面對矛盾，不去搶抓改制企業檔案管理最佳時機的問題。

三、加強改制企業人事檔案管理的舉措

1、提高認識，加強對企業人事檔案工作的領導。在市場經濟條件下，企業的競爭，最終還是人才的競爭。一個不重視加強企業人事檔案管理的的企業，一個對人事檔案所蘊藏的豐富的人才資源沒有充分認識的經營者，怎么能發現人才、使用人才？又怎么能在激烈的競爭中保持不敗？因此，作為一名優秀的企業決策者，應自覺提高對人事檔案的認識，牢固樹立依法治檔的意識，把人事檔案工作作為企業重要的基礎工作擺上位置，納入日程，規范管理，使改制企業人事檔案管理做到材料齊全、歸檔及時、規范有序。

2、嚴格制度，規范企業人事檔案管理。企業應遵循國家制定的有關企業人事檔案管理的各項條例、規定，明確企業人事檔案管理權限，建立完善本企業人事檔案管理的各項規章制度，如企業人事檔案的移交和轉遞制度、索要制度、檢查核對制度、登記制度、保管制度等，按規定及時辦理轉遞手續，做到權限明晰，避免產生“無頭檔案”。同時，要對企業人事檔案進行嚴密、科學的查閱、借用制度，并嚴格執行，以清除管理上的漏洞。

3、強化收集，豐富企業人事檔案內容。為了適應新形勢下人力資源開發的需要，應積極、有計劃地把反映業務水平、技術水平、工作業績等方面的材料有目的地加以收集補充，不斷充實、豐富企業人事檔案內容。如反映業務和技術水平、發明創造、科研成果的鑒定、評價、論著目錄材料；反映成就貢獻、工作實際的考核、考察材料；反映學歷、專業培訓方面的材料等，都屬于應該收集補充的范圍。

4、做好開發利用，更好地為企業人事工作服務。一家企業在日趨激烈的市場競爭中，能否構建企業人事檔案信息網絡，有效地開發利用人事檔案信息資源，在一定程度上決定著其成敗。企業檔案部門應充分運用現代化手段，對企業人事檔案進行篩選、整理、加工和利用，充分開發形成完整的企業人事檔案信息庫，構建人事檔案信息網絡，為企業管理者提供準確的人事檔案信息，為企業管理和人才合理使用保駕護航。

5、加強隊伍建設，提高企業人事檔案人員的素質。人才是事業的基礎，做好新形勢下的企業人事檔案工作，必須擁有一支綜合素質和業務水平過得硬的復合型企業人事檔案工作隊伍。企業人事檔案人員要淡泊名利，忠于職守，踏實工作，增強為企業人事檔案事業建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神，有較高的政治素質和較強的服務觀念。同時，業務能力和專業知識也是不可缺少的。要努力提高業務素質，熟練掌握企業人事檔案管理的專業基礎知識，努力學習計算機應用等信息化科學知識，以適應企業人事檔案工作發展的需要。