關于房管檔案數字化發展的探討

施建仇

（崇明縣房屋信息管理中心 上海 崇明 202150）

長期以來，房管檔案管理一直以傳統的手工處理為主，存在著效率低下、差錯率高、共享查詢不便捷、大量占用庫房資源等缺陷，使房管檔案管理一直未能突破發展瓶頸。這一現實情況下，進行房管檔案信息化建設越來越得到房管行業的重視，房管檔案數字化發展已然是大勢所趨、迫在眉睫。因此，對房管檔案數字化進行探討，由此尋求房管檔案管理水平和服務質量的提升就顯得尤為重要，對于我國房管行業的健康發展也具有積極的現實意義?，F就房管檔案數字化發展做一些探討。

一、什么是房管檔案

房管檔案是指在住房保障和房屋管理工作中產生的關于住房保障、物業管理、房地產市場等方面的具有保存和利用價值的各種歷史記錄，是房產管理工作的真實記載和重要依據，是提供外部查詢和追溯情況房產情況的重要基礎資料。

二、房管檔案的鮮明特點

有別于其他專業檔案，房管檔案擁有其自身鮮明的特點，主要包括動態性、區域性和憑證性。動態性，包括房產本身變化和房屋外部條件變化所引起的房產變化，前者如房屋征收、舊城改造、城市規劃、產權滅失等，后者如房地產買賣、繼承、轉讓等原因造成的權屬變更。其動態性決定了必須進行房管檔案的動態化管理，以確保房地產權益現狀一致性；區域性，屬地管理是房管檔案管理的基本原則，法律規定中明確指出，一個行政區劃內只能有一家房地產發證機構；憑證性，房管檔案是房地產行政管理法定職責的體現物，能夠對人與房屋間的權利關系作出合法證明，從而在法律方面為產權保障和產權管理提供有力的法律依據。

三、房管檔案數字化的意義

所謂房管檔案數字化，指的是通過對計算機技術、數據庫技術、存儲技術、掃描技術、多媒體技術等的利用，將各載體形式的房管檔案資源向數字化檔案信息進行轉換，以數字化存儲、網絡化聯接的形式，用計算機系統來實施管理，從而依靠有序的檔案信息庫，來實現資源共享，保證信息的及時提供利用。

房管檔案數字化的意義主要體現在以下幾個方面：

（一）促進工作效率的提高

房管檔案管理數字化核心依賴于計算機的輔助，通過實現數字化，有效改善了手工檢索的局限性，拓展了多樣多元性，房管檔案利用效率顯著提升。

（二）銜接各部門工作，促進房管工作水平的整體提高

房管檔案的數字化將各個業務部門連接在一起，根據設定的權限科學合理利用檔案，一方面避免了紙質檔案的損耗，另一方面充分發揮了業務中形成的檔案服務業務的反哺作用，促進房管工作水平的整體提高。

（三）利于高效快捷房產信息服務體系的建立

當信息化已經成為一種全新的管理方式和運行模式，成為帶動管理創新和體制改革不可或缺的一部分。充分利用已有的系統資源，統一規劃、統一建設、統一管理，將房管檔案信息有效地整合和利用，向大眾提供信息公開、網上政務、公共服務、公眾參與及其他個性化服務等功能的平臺，從而形成政府聯系群眾、服務群眾的一座橋梁。同時，建設內部業務工作平臺，便于對工作信息、工作數據的查詢與使用，便于各級領導了解房管工作情況和數據，便于更多業務的整合，以此提升內部工作效率。同時，作為權威、準確、全面、嚴肅的房管檔案數字化發展，需嚴格做好安全保密工作。

四、房管檔案數字化的實現分析

（一）強化房管檔案標準化體系建設

房管檔案的標準化、規范化是開展房管檔案數字化管理的基礎與前提，也是現代化角度下對房管檔案管理行為的確定，且必須著眼于數字化管理這一基礎。當前，部分房產部門依然輕戶籍、重產權的情況，檔案管理的規范化、標準化存在一定滯后性，房管檔案的數字化被忽視，如設計與建立檔案數據庫、自動化的檔案編目與檢索、檔案庫現代化保護技術、檔案工作輔助管理等。這些不僅是房管檔案工作的基本環節和自動化檔案管理的具體體現，而且還是全面實現房管檔案數字化管理的重要基礎。因此，房管檔案的數字化推進，必須嚴格落實規范化、標準化的檔案工作。而這就需要各房產部門結合自身情況，注重信息化技術的應用，以規范化、標準化為發展目標，來促進檔案工作的不斷完善。

（二）建立房管檔案信息數據系統

當前，大部分房管檔案仍然以紙質體現。通常，紙質檔案的數字化制作有兩種形式：第一，通過掃描儀掃描，經OCR（文字識別軟件）識別，或計算機人工錄入，來將檔案信息制成文本文件；第二，按頁由掃描儀將紙質檔案掃入至計算機中，依靠圖形文件的制作，來形成數字化的原文信息。其中，前者空間上占據的小，是意義層面上的真正全文數字化，但紙質檔案有著多種多樣的信息記錄方式，有手寫體、繁體字，且存在非文字形式、字跡褪色等情況，這對于要求真實程度最大化的房管檔案來講，無疑是個明顯缺陷。而人工錄入形式，錄入人員的數量不但要多，且效率低、容易出現差錯，且核對存在難度，可以說，這一方式大投入、慢收效的特點，對檔案信息的實際應用造成了嚴重影響。而第二種方式的實現就容易許多，使得加工二次文獻信息的時間大大縮短，不但促進了檔案信息時效性的提高，且表現出相對較低的差錯率。同時，圖像掃描是對原件本來面目的保持，不但能夠使利用者看到檔案的文字內容，且還能看到如紙色、批注等其他特征，能夠獲取更多的利用價值。而在計算機技術迅速發展的今天，在硬件、軟件上都可以很好地解決圖形空間占據空間大的問題。因此，在房管檔案的數字化建設中，應積極推廣第二種紙質檔案數字化制作方式，以確保所建立的房管檔案信息數據系統具有更高的利用價值，能夠更好地服務于檔案管理工作。

（三）建立房管檔案信息傳輸平臺

只有傳遞過程中的檔案信息才能體現其應有價值，以往檔案信息只存在于原件或經處理的二次文獻當中，檔案信息的獲取需要到存檔處，通過拍攝、靜電復制、閱覽摘錄等形式來實現。而房管檔案的數字化建設中，數字網絡系統就成為檔案信息傳輸的主要平臺，形成傳遞網絡，拜托了空間、時間限制的同時，能夠進行多項傳遞和遠程傳輸。據愿望的構建是檔案信息傳輸平臺建立的前提，在遵循“統一通信協議”的基礎上，將各部門計算機資源通過網絡聯系進行整合，可以不同應用為依據，來進行服務器的設置，通過網絡來實現個體計算機對信息資源的共享，在權限范圍內獲取相關信息。

結語

現代社會對檔案的重視程度越來越高，尤其在注重民生的今天，房管檔案的發展聚焦了更多人的目光。隨著數字化應用領域的拓展和技術水平的逐步提高，使房管檔案信息管理向數字化方向快速邁進，推進房管檔案由傳統模式轉向數字模式，已成為當前擺在我們面前的重要課題。結合房管部門實際工作情況，加大數字化進程，使房管檔案服務走向全方位現代化，從而更好地服務社會、服務基層、服務群眾，使房管檔案管理的應用得到充分發揮，更好致力于我國房地產事業的發展，為全面建成小康社會作出應有貢獻。

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